Una mirada al Presupuesto de la Universidad Nacional de Misiones a través de Indicadores de Gestión

Introducción

La realidad de las Universidades Nacionales en general, y de la Universidad Nacional de Misiones en particular, hizo que la producción de la investigación fuera rápidamente demandada, por ello debió difundirse los avances de la producción del equipo docente.

Al avanzar en la búsqueda de datos, tanto conceptuales como de ejecución, aparecía la necesidad permanente de puesta en escena de la producción de la investigación.

Realidad Universitaria

Importancia y Vigencia

La realidad universitaria muestra un creciente incremento en sus actividades que origina un concomitante aumento en los recursos, pero al momento de considerar los resultados alcanzados, los mismos se originan controversias que mantienen siempre vigente las cuestiones referidas a la asignación de los recursos, en consecuencia, las estrategias tradicionales de asignación de los fondos públicos con pautas históricas o políticas son objeto de permanente análisis.

De allí que los procesos de transformación de las políticas de financiamiento en la educación superior que surgen son siempre objeto de comparación respecto a las que se aplican en cada universidad.

La construcción de modelos de distribución que colaboren en la distribución de los fondos públicos con bases objetivas, pero resguardando aspectos referidos a la eficiencia en la administración y equidad en la asignación, resultan objetivos de difícil alcance. A nivel mundial este proceso de diseño alcanzó instancias de discusión pública atento a la creciente escasez de los recursos.

En nuestro país el tema arribó y cobró vigencia a partir de la década del 90´, cuando, institucionalmente, la Secretaría de Políticas Universitarias, movilizada por las propias universidades iniciaron el proceso de diseño de modelos de asignación de recursos con pautas objetivas.

Con esta realidad, luego de transcurridos varios años, es que la vigencia del continúa. Pero la discusión y la investigación se ha enriquecido con los resultados publicados por los investigadores y especialistas, al punto que permanente es la mirada que se vuelca sobre los fines y objetivos de la Universidad.

Para el equipo docente, la universidad es una institución que tiene como objetivo general la conservación, profundización, difusión y extensión de conocimientos a la comunidad.

Analizadas desde un punto de vista económico y estricto, las universidades son entidades productoras de un conjunto muy heterogéneo de servicios, los que están destinados a demandantes que son diferentes entre sí. Puede asimilarse a empresas de producción múltiple.

Entre las actividades de la misma para el logro del objetivo definido se encuentra la transmisión de conocimientos, que se entiende como un proceso destinado a capacitar a las personas en las distintas disciplinas que se ofrecen, ya sean estas con características técnicas o científicas.

“Estas actividades asimilables a un proceso productivo, en el cual los alumnos sin la instrucción específica son transformados a través de la aplicación de un conjunto de insumos (especialmente la labor del docente), para generar un profesional o un académico con determinado grado de capacitación o formación” .

Respecto a la Organización

La finalidad de la Universidad Nacional de Misiones puede conceptualizarse en su interacción con la comunidad de la región definida culturalmente. 

La institución universitaria debe cumplir, en esta interacción una función motora de desarrollo, para lo cual deberá contar con una estructura moderna y dinámica y desplegar su accionar en un marco de pertinencia y excelencia.

El Estatuto de la UNaM, aprobado en marzo de 1996, establece en sus BASES que la Universidad Nacional de Misiones,

• “ … es una Institución Universitaria de Derecho Público, autónoma en lo académico e institucional y autárquica en lo económico y financiero. Adopta una organización regionalizada en la jurisdicción provincial y de concepción operativa descentralizada.
• Impulsa la integración e interrelación con instituciones afines, gubernamentales y no gubernamentales de la provincia y la región, nacionales e internacionales que compartan o coincidan con sus fines y objetivos.
• Admite en su seno la más amplia pluralidad ideológica, política y religiosa.
• Garantiza en sus claustros la libertad de expresión y petición en el marco de los principios democráticos y el respeto mutuo.
• Constituye una comunidad en la búsqueda de la excelencia y calidad institucional sobre la base de la formación y capacitación permanente de sus integrantes.”
• Desarrolla sus funciones y actividades en un marco de irrestricto respeto por el medio ambiente, orientándolas hacia el óptimo desarrollo humano.”

Fines

Asimismo, dicho estatuto establece que son FINES permanentes de la UNaM:

• La preservación, promoción y difusión de la cultura universal con énfasis en lo nacional y regional.
• El resguardo, acrecentamiento y difusión del conocimiento universal y del generado en su propio ámbito.
• La organización, instrumentación y evaluación de la enseñanza-aprendizaje en los niveles de su competencia y su articulación con los otros sectores del sistema educativo.
• La aplicación del conocimiento a la solución de problemas del desarrollo humano en la provincia, la región y el país.
• El compromiso con la conservación y preservación del medio ambiente y los recursos naturales.
• El de constituirse en un ámbito de formación ciudadana y ejercicio democrático.

Funciones

Así también, la máxima norma universitaria determina que “para el cumplimiento de sus fines la UNaM desarrolla como funciones:

• Formar y capacitar a sus integrantes en todos los ámbitos y niveles de actuación, para lograr su adecuación a los avances del conocimiento, de acuerdo con las demandas individuales y los requerimientos nacionales y regionales.
• Facilitar el desarrollo equilibrado de las especialidades existentes y la promoción de aquellas que respondan a los intereses sociales de la provincia, la región y el país.
• Fomentar e impulsar el compromiso solidario con la sociedad mediante un accionar eficaz y eficiente en la prestación de servicios dentro del ámbito de su competencia.
• Proveer y sostener la acción social en la comunidad universitaria a efectos de garantizar los principios de equidad e igualdad de oportunidades.”

Derechos y Garantías

Finalmente, es interesante destacar, desde el punto de vista normativo, que nuestra Universidad sostiene como “Derechos y Garantías fundamentales de sus miembros:

• El respeto irrestricto por los derechos humanos.
• La gratuidad de la enseñanza de pregrado y grado.
• El acceso y permanencia de sus integrantes.
• La participación en los órganos de gobierno, la libre asociación y organización.

Desarrollo metodológico

Indicadores de gestión

Cuando se habla de sistema de indicadores y de control de gestión, se hace alusión a un sistema que permite el monitoreo continuamente, las variables que se constituyen en factores críticos de éxito, al igual que aquellas variables exigentes de control, en la búsqueda del mejoramiento de aquellas decisiones tanto del presente como del futuro que una organización tome.   

De acuerdo con lo anterior, podría surgir entonces el siguiente cuestionamiento ¿Por qué control?, lo cual hace que haya referencia a aspectos tales como:

• Cumplimiento de los objetivos, metas y misión
• Proteger los recursos de la organización
• Prevenir errores y su reincidencia
• Establecer desviaciones y adoptar medidas correctivas
• Monitorear los procesos de gerencia y planeación
• Identificar las causas de las desviaciones
• Verificar el cumplimiento de las políticas y de los procedimientos

Ahora bien, podría entenderse entonces que el control puede ser de diversos tipos, externo, físico, administrativo o interno, incluyendo en este último el contable, el financiero, el operativo y el de gestión. Al referirnos específicamente al Sistema de Control de Gestión, entonces tiene como características básicas las siguientes:

• Es establecido por la administración
• El proceso de auditoría lo monitorea y establece los ajustes pertinentes
• Los dueños de los procesos lo administran y usan
• Los equipos de mejoramiento de la calidad realizan su mejoramiento
• El proceso de auditoría lo monitorea y verifica las desviaciones con las metas establecidas

Tal control de gestión depende de aquellas visiones y tipos de actividades que se estén desarrollando en cada áreas, en la función principal del proceso y pueden tener una orientación a varios aspectos tales como los resultados, los rendimientos (eficiencia, eficacia, productividad, rentabilidad), efectividad e impacto, costos (producción, no calidad, financieros), conformidad (normas, funciones, especificaciones), procesos (variables, atributos), productos (calidad, cantidad, servicio), servicios (calidad, servicio), etc.

Por otro lado, se podrá decir que los indicadores son el reflejo de los logros y el cumplimiento tanto de la misión como de los objetivos de un determinado proceso.  Del mismo modo, puede establecerse que los indicadores de gestión han de servicio a los responsables de procesos, como herramienta para el mejoramiento de la calidad y de las decisiones que sean tomadas por el mismo proceso.

Tanto el mejoramiento de la calidad como el de las decisiones que sean tomadas sobre cualquier proceso, son la traducción de una mejor calidad. La información sobre el resultado o el comportamiento de un proceso, dentro del propio proceso de gerenciamiento de éste, se traduce en el poder gerenciar con datos y hechos el proceso, lo cual se alinea perfectamente con el viejo adagio que dice "Proceso que no se mide no puede ser mejorado". Para poder gerenciar basado en datos y hechos, se requieren además de otras características para que la confiabilidad de estas decisiones sea la mayor, por lo tanto, un indicador de gestión debe contar con algunas características tales como:

• Objetivo: La definición de la característica de objetividad, significa que sea accesible a la comprensión, no solo de los que lo van a utilizar, sino también de quienes lo van a conocer o tomar como referencia. En muchas ocasiones escogemos indicadores muy complejos y/o además tan subjetivos, que las siguientes características serían muy difíciles de establecer.
• Cuantificable: La definición de cuantificación requiere de alguna ampliación de la primera impresión que tenemos de cuantificable, o sea que se pueda convertir en un número. Cuantificable también requiere del establecimiento de unidades, las cuales también deben tener la característica de ser fácilmente entendibles y que además permitan la comparación con otros procesos.
• Verificable: Podemos definirlo como la posibilidad que tiene un indicador de poder ser sustentado por medio de evidencias objetivas, documentos, etc., que resistan cualquier tipo de análisis.
• Que agregue valor al proceso de toma de decisiones: Un indicador debe ser definido con un objetivo claro y específico, ya sea que de forma independiente o en asocio con otros indicadores, le permita a los dueños de un proceso, agregar valor al proceso de toma de decisiones que sobre un proceso se tomen, lo cual como lo afirmamos anteriormente, redunda en el mejoramiento de la calidad de los productos y servicios.
• Comunicados y divulgados: La comunicación y el despliegue son características que no solo para un indicador sino para cualquier objetivo o actividad en la vida se debe tener. El despliegue involucra entonces el proceso de comunicación y el de divulgación, asegurando que a nivel de toda la organización el proceso se cumpla y lo más importante sea apoyado.
• Establecidos en consenso: El consenso, diferente al proceso de votación y/o de democracia hace que todos los participantes en el propio proceso de consenso se involucren con la implementación y el éxito de la decisión. Esto requiere de acciones en las que la visión del proceso, de la organización y del resultado final, así como de su uso deban ser los faros orientadores.
• Que reflejen el compromiso de quienes lo establecieron: El compromiso con el indicador no debe ser solo con su definición y establecimiento, sino con el levantamiento de la información y con el establecimiento y cumplimiento de la meta que se establezca. Involucrarse con un programa de indicadores de gestión es diferente al de comprometerse, en el primero se es un sujeto pasivo y en el segundo se es, actor y proactivo. Esto debe reflejarse en el tipo y características propias del indicador

Para medir la gestión en una organización en lo que se refiere a aspectos de calidad, eficiencia, eficacia entre otros, se necesita tener indicadores. Los indicadores de gestión ayudan a observar las variables fundamentales que intervienen en cada proceso y sobre las cuales se requiere garantizar su comportamiento dentro de la organización. Al relacionar estas variables se constituyen indicadores que hacen posible la evaluación de la organización en términos en eficiencia y eficacia de acuerdo con los resultados obtenidos respecto a los objetivos planteados y la utilización adecuada de los recursos involucrados.

Un conjunto de indicadores bien definidos permite apreciar las situaciones de la organización, aun las más complejas y por consiguiente, la identificación correcta de los indicadores pueden garantizar que las acciones emprendidas y los objetivos establecidos sean posibles de llevar a cabo. Se puede decir, que los indicadores se emplean para filtrar a la gerencia o dirección de la organización la información que es relevante para evaluar las acciones.

Hay dos pasos que se deben considerar al definir y establecer indicadores: su identificación, para seleccionar los que son apropiados y medición, para que su valoración y seguimiento permitan identificar problemas organizacionales y sugerir recomendaciones para mejorarlos. Además, la retroalimentación de la valoración hace posible que se ajusten en caso de que el estándar o valor de referencia haya sido mal determinado.

Identificación

No hay una forma simple ni regla específica para identificar los indicadores puesto que cada organización tiene procesos particulares y por tanto los indicadores definidos son propios para tal organización, pero un indicador identificado correctamente y bien definido posibilita dar información acerca de la tendencia de sus valores y anuncia la presencia de un hecho anormal.

Los indicadores son cocientes que suministran información a la dirección general al comparar las características de un proceso determinado con el parámetro de evaluación expresando relaciones de causa y efecto entre los insumos que intervienen en el proceso, su transformación y los resultados mismos.

Un sistema de indicadores se hace necesario para reevaluar no solo los planes, sino también los indicadores mismos. De esta manera los indicadores pueden ser utilizados en el desarrollo de planes futuros y por tanto deben definirse indicadores cuyo valor sea el que debería ser (normativo), el valor al que podría llegar (estratégico) y el valor que tiene en el momento (tácticos).

Para poder trabajar con los indicadores se debe establecer toda una metodología que vaya desde el correcto y total conocimiento del hecho o característica del proceso hasta la toma de decisiones acertadas que conduzcan a acciones preventivas o correctivas para mantener, mejorar e innovar el proceso que están midiendo y evaluando.

Para la identificación de los indicadores se deben seguir unos pasos bien estructurados que permitan reconocer por qué algunos indicadores son más importantes que otros para un determinado tipo de organización. Los indicadores, como medida de comportamiento, debe ser producto de la creatividad de los directivos pues son ellos quienes están involucrados directamente en su definición.

Medición

La medición de indicadores exige tener en cuenta muchos criterios relacionados con el momento apropiado, la producción, la calidad, la seguridad, el desperdicio, el tiempo improductivo, el cambio de personal, el trabajo en tiempo extra, etc., puesto que este tipo de mediciones cambia constantemente de acuerdo con las interferencias externas y por lo tanto se requiere de una retroalimentación continua para una mejor definición de los indicadores.

Definición

Los indicadores de gestión son expresiones cuantitativas del comportamiento o desempeño de una organización, cuyo valor al ser comparado con uno de referencia, señala una desviación sobre la cual podrán tomarse acciones preventivas o correctivas, según el caso. En otras palabras, los indicadores de gestión permiten analizar qué tan bien se está administrando la organización en aspectos como uso de recursos (eficiencia), cumplimiento de programas (efectividad), errores o defectos de productos (calidad), etc.

Diseño

Para el desarrollo y construcción de indicadores de gestión se deben tener en cuenta los siguientes elementos:

• La definición de un indicar es la expresión matemática que cuantifica el estado de la característica o hecho que se quiere controlar. Esta definición debe expresarse específicamente tratando de no incluir las causas o posibles soluciones dentro de la relación, es decir, debe contemplar solo el hecho o efecto que se quiere observar y medir. Algunas definiciones de indicadores son, por ejemplo, porcentaje de defectos por unidad producida, porcentaje de cumplimiento del estándar, cantidad de informes retrasados, etc.

• El objetivo debe expresar la razón del indicador, explicando la mejora que se busca y su sentido, sea éste el de maximizar, minimizar, eliminar, etc. Por lo tanto, el objetivo permite seleccionar y combinar las acciones preventivas y correctivas dependiendo de la magnitud del problema y de su momento, es decir, de la oportunidad de su intervención. En otras palabras, no es lo mismo resolver el problema de defectos antes del diseño del producto que durante su elaboración.

• Los niveles de referencia, puesto que la medición se realiza a través de la comparación, se debe establecer una referencia contra la cual se pueda contrastar el valor del indicador. La desviación encontrada, si la hay, es la que se debe resolver y además, un mismo valor de un indicador puede mostrar varios tipos de problemas si se comparan contra diversos niveles de referencia. Estos niveles de referencia contra los cuales se compara un indicador pueden ser históricos o estándares según los requerimientos de los usuarios o de acuerdo a la competencia.

• Histórico: el nivel de referencia histórico se determina a partir del análisis que se haga de la serie de tiempo del indicador, mostrando la forma en que ha variado en el tiempo. Con esa información y aplicando técnicas adecuadas de análisis y proyección se puede proyectar y calcular así un valor esperado para un período suponiendo que ningún factor involucrado en el proceso o ha estado controlado o no, según la disposición de sus valores y es extremadamente útil para programar y presupuestos y para mostrar la evolución de los resultados obtenidos. El valor histórico como tal, muestra cómo se han combinado los factores externos e internos y los factores controlables y no controlables durante un periodo determinado de tiempo.
• Estándar: aunque no nos dice el comportamiento en el tiempo ni la incidencia de los factores externos, señala el potencial de los recursos involucrados (equipos, insumos y mano de obra) en el proceso junto con unos métodos de trabajo dados en un ambiente determinado; es decir, representa el valor lograble si las tareas se hacen bien.
• El estándar es un nivel de referencia que debe tratarse de construir pero no calculándolo una sola vez sino actualizándolo permanentemente debido a los cambios de orden tecnológico o de materias primas, al mejoramiento en las habilidades y capacidades del personal involucrado en el proceso o a mejoras en los métodos y los sistemas de trabajo.
• Teórico: el nivel teórico se utiliza fundamentalmente como referencia de indicadores relacionados con rendimientos de maquinaria, consumos de materiales, desperdicios esperados, etc., y es un dato que suministra el fabricante, es decir, es un dato de diseño. El nivel teórico establece la máxima capacidad del sistema con unos equipos determinados y cuya operación solo puede ser superada si se mejora, modifica, innova o sustituye la tecnología en el mismo.
• De la competencia: el nivel dado por la competencia se da en dos aspectos: aquel que se refiere al producto final y el que se refiere al proceso. Los indicadores que tienen de referencia el producto final son un imperativo del mercado pues el cliente optará por el producto que le ofrezcan que mejor combine sus características de calidad. De aquí que debe considerarse importante compararse con el mejor de la competencia si se quiere asegurar su permanencia en el mercado. Este aspecto exige un permanente afinamiento de las estrategias de mercado y de ventas con el fin de asegurar las ventajas competitivas que se van logrando. Estos indicadores se obtienen de los estudios de mercado.

El uso de los indicadores que tienen de referencia el proceso (rendimientos de insumos, productividades total y parcial, costos, tiempos de proceso, reinversiones, inventarios entre otros) incide principalmente en los niveles de costos y por lo tanto en las utilidades. Su punto de comparación, anual o por proyectos, es la tasa de retorno de los inversionistas. Se debe aclarar que el uso de los indicadores con niveles de referencia de la competencia no tiene en cuenta las características de la capacidad del proceso o de la empresa, es decir, no dice nada del esfuerzo involucrado y por lo tanto debe tenerse muy presente que la comparación con la competencia solo señala y con qué rapidez se debe mejorar.

• De los requerimientos de los usuarios: para determinar el nivel de referencia de los requerimientos de los usuarios se debe hacer un detallado estudio de mercado que identifique las necesidades que los usuarios quieren satisfacer con el producto. Tal estudio debe establecer por qué compra el producto, describir cuáles son sus expectativas, saber por qué la preferencia del cliente por el producto y no el de la competencia. La utilización de los requerimientos de los usuarios (o clientes) como nivel de referencia, señala pautas inmediatas de mejora en caso de deficiencias. Si se cumplen holgadamente permiten reorientar las acciones frente a la competencia, redefinir políticas de precios o incursionar en mercados más atractivos y exigentes.
• La utilización adecuada de los requerimientos de los usuarios como nivel de referencia presupone un conocimiento a fondo de las verdaderas necesidades de ellos; implica tener un conocimiento de la característica de calidad que el usuario da al producto con el fin de fijar adecuadamente parámetros para establecer dichas características.
• La responsabilidad, este elemento del diseño de indicadores hacer referencia a la necesidad de especificar y aclarar a quién o quiénes les corresponde actuar en cada momento y en cada nivel de la organización con respecto a la información suministrada por el indicador y su posible desviación respecto a los estándares seleccionados. Muchas veces, por no aclararse este aspecto, la responsabilidad de decisión queda indefinida haciendo nulos los esfuerzos involucrados.
• Los puntos de lectura, este aspecto se refiere a la forma cómo se obtienen y conforman los datos, el sitio y los instrumentos con los cuales se hacen las mediciones, quién hace las observaciones y cuáles son los procedimientos para conseguir los datos. El hecho de consignar esta información establece con claridad la manera de obtener precisión, oportunidad y confiabilidad en las medidas.
• La periodicidad, se refiere a cuento tiempo hacer la medición y cómo presentar los datos ya sea por lecturas, promedios diarios, semanales, mensuales etc. La periodicidad es uno de los aspectos claves para construir gráficos y estudiar la existencia de tendencias en el desarrollo del proceso con el fin de separar las causas comunes de las causas especiales.
• El sistema de información y la toma de decisiones, el sistema de información es el que debe garantizar que los datos obtenidos de las lecturas se presenten adecuada el momento de la toma de decisiones haciendo que el procesamiento sea sufrientemente ágil y rápido que permita realizar la retroalimentación adecuada en cada nivel de la organización.
• Las consideraciones de gestión, la importancia de medir los valores radica en que ayuda a obtener el conocimiento profundo del proceso con el fin de lograr los objetivos planteados, por lo que es fundamental describir todas las posibles alternativas de acción que se identifiquen en determinados ambientes y condiciones y rangos del indicador para obtener los resultados determinados.

Es importante también que cada indicador cuente con la descripción de sus interrelaciones con otros indicadores pues cuando se hacen los análisis se puede llegar a conclusiones negativas. Tal es el caso de los indicadores de eficiencia en el uso de los recursos cuando se trata de optimizarlos sin tener en cuenta su relación con los indicadores de efectividad de los productos y de los indicadores de productividad.

Tipos de indicadores

En términos generales existen dos tipos de indicadores de gestión identificados como puntuales y acumulados, cada uno de los cuales presenta características y miden hechos en forma diferente según la interpretación que de ellos se hagan .

Indicadores puntuales

Este tipo de indicadores permite tener una visión a corto plazo de la situación que se pretende controlar. Poseen un objetivo expresado en valores que se cuantifican con relativa facilidad y para los cuales se establece un rango definiendo límite superior e inferior dentro del cual existe una relativa autonomía motivando la creatividad del responsable del proceso que se desea controlar. El hecho de definir este rango pretende evitar que se presenten problemas entre el director del proceso a controlar y el encargado de efectuar el proceso.

El valor máximo y mínimo los fija la capacidad técnica de cada proceso y permite medir el final del rango de autonomía del responsable del proceso. La periodicidad del indicador puntual es muy alta (diaria, semanal, quincenal) y esto conduce a que para producirlo se diseñen procedimientos de muy fácil recopilación de la información.

• De eficiencia: Este tipo de indicador mide la productividad y/o la incidencia de los costos en la producción; en otras palabras, mide la optima utilización de los recursos.
• De eficacia: Estos indicadores hacen posible medir aspectos externos a la empresa tales como grado de aceptación del producto en el mercado, posicionamiento de la empresa en el sector, fidelidad de los consumidores del producto y grado de satisfacción de las necesidades y expectativas del cliente.
• De efectividad: Estos permiten medir la capacidad de la empresa de transformar sus objetivos en planes, sus planes en programas y sus programas en acciones.
• De calidad: Los indicadores de calidad permiten asegurar que los productos alcancen a cumplir las normas relativas a la calidad previamente establecidas.
• De actividad: Estos indicadores permiten medir en forma directa las actividades rutinarias de la empresa.

 

Indicadores acumulados

Los indicadores acumulados permiten determinar cuál es la situación real de la empresa, cuál es la más probable que suceda si no se adoptan nuevas políticas y qué acciones pueden implementar la empresa durante ese breve lapso de tiempo de tal forma que permitan lograr los objetivos planteados.

En palabras más simples, el indicador acumulado es una transcripción de los datos del indicador puntual en una forma en la cual, empleando una metodología estadística de proyección, se estima su valor más probable en un tiempo determinado. Es decir, es la evolución cronológica del indicador puntual, en otras palabras, es el resumen de la historia de la empresa y por lo tanto del esfuerzo realizado por sus miembros.

 

Con el indicador acumulado se pueden conocer entonces dos índices importantes para el análisis de la situación del proceso de la empresa, ellos son el índice de gestión y el índice de planeación.

• Con el índice de gestión, se determina el punto más probable al no haber ejecutado acciones de ninguna naturaleza para modificar el proceso y se calcula como la diferencia entre el valor real y el más probable.Puesto que el índice de gestión puede reflejar el esfuerzo realizado por un área o grupo de trabajo, el promedio de los índices de gestión permitirá calcular el de la organización constituyéndose en parámetro o patrón de referencia para evaluar todas las áreas o grupos de la empresa.
• El índice de planeación, mide la desviación entre lo planeado y lo ejecutado, es decir, se calcula como la diferencia entre el valor real obtenido y el estándar establecido. Por tanto, este índice sirve para mejorar permanentemente el proceso de planeación pues con el tiempo la diferencia entre el valor estándar o planeado y el valor real producido por el proceso se va haciendo cada vez menor .

Se ha dicho anteriormente, que el indicador acumulado es una transcripción de los valores de indicadores puntuales en un tiempo determinado y esto puede confundirse con una definición de gráfico; pero existe una diferencia entre estos dos y ella radica en que el gráfico es un conjunto de datos estadísticamente relacionados y el indicador es un gráfico proactivo, es decir, proyecta lo que pasaría si no se ejecutan las acciones ya sea preventivas o correctivas necesarias para mejorar el proceso.

Indicador de gerencia

Este tipo de indicador es aquel que es el resultante de la agregación de los distintos indicadores de las áreas de la empresa y se basa en la necesidad de medir la eficiencia, la eficacia y la efectividad de ella en su totalidad.

Indicadores presupuestarios

A continuación se exponen algunos indicadores que se han diseñado preliminarmente en función de los datos disponibles y la fortaleza es la factibilidad de utilizarlos considerando los sistemas existentes en la Universidad Nacional de Misiones.

Indicadores de Crédito Presupuestario

Crédito del Inciso 1 en relación al total del Crédito

Descripción del Indicador: El indicador relaciona porcentualmente el crédito para los gastos del Inciso 1 con el total del Crédito Presupuestario. Expresa la incidencia de los Gastos en Personal dentro del Presupuesto total de la Universidad.

Crédito del Inciso 2 en relación al total del Crédito

Descripción del Indicador: El indicador relaciona porcentualmente los créditos para gastos del Inciso 2 con el total del Crédito Presupuestario. Expresa la inciden-cia de los Gastos de Consumo dentro del Presupuesto total de la Universidad.

Crédito del Inciso 3 en relación al total del Crédito

Descripción del Indicador: El indicador relaciona porcentualmente los créditos para gastos del Inciso 3 con el total del Crédito Presupuestario. Expresa la incidencia de los Gastos de Servicios no Personales dentro del Presupuesto total de la Universidad.

Crédito del Inciso 4 en relación al total del Crédito

Descripción del Indicador: El indicador relaciona porcentualmente los créditos para gastos del Inciso 4 con el total del Crédito Presupuestario. Expresa la inciden-cia de los Gastos en Bienes de Uso dentro del Presupuesto total de la Universidad.

Crédito del Inciso 5 en relación al total del Crédito

Descripción del Indicador: El indicador relaciona porcentualmente los créditos para gastos del Inciso 5 con el total del Crédito Presupuestario. Expresa la inciden-cia de los Gastos en Transferencias dentro del Presupuesto total de la Universidad.

Indicadores de Ejecución Presupuestaria

Devengado para Partida Teléfonos en relación al De-vengado Total del Inciso 3.

Descripción del Indicador: El indicador relaciona porcentualmente el Devengado para la Partida Teléfonos dentro del Devengado Total del Inciso 3. Expresa la inci-dencia de los gastos Telefónicos dentro del total del Inciso 3.

 

Devengado para Partida Bibliografía (Inciso 4) en rela-ción al Devengado Partida Construcciones (Inciso 4).

Descripción del Indicador: El indicador relaciona porcentualmente el Devengado para la Partida Bibliografía, dentro del Inciso 4, con el Devengado para la Partida Construcciones dentro del mismo inciso. Expresa la proporción del Devengado Bibliografía frente al Devengado total de la Partida Construcciones.

Indicadores de Gestión Financiera

Total de Recursos Propios en relación al Total de los Recursos.

Descripción del Indicador: El indicador relaciona porcentualmente los Recursos Propios con el Total de los Recursos. Expresa la proporción de los Recursos Pro-pios frente al Total de los Recursos.

Presupuesto de Personal Docente de Unidades Académicas / Presupuesto total de Personal Docente.

Descripción del Indicador: El indicador relaciona el Presupuesto de Personal Docente de Es-cuelas Secundarias con el Presupuesto total de Personal Docente. Destaca el contenido originado en el Personal Docente para la educación secundaria dentro del Presupuesto total para Personal Docente de la Universidad.

 

Presupuesto de Gastos en Personal Docente / Número total de personas del Personal Docente.

Descripción del Indicador: El indicador expresa el monto total presupuestado por persona miembro del Personal Docente. Su evolución marca la aplicación de recursos financieros a los recursos humanos académicos.

Presupuesto de Gastos en Personal no Docente / Nú-mero total de personas del Personal no Docente.

Descripción del Indicador: El indicador expresa el monto total presupuestado por persona miembro del Personal no Docente. Su evolución marca la aplicación de recursos financieros a los recursos humanos no académicos.

Indicadores sobre Información en Planta

Total de miembros del Personal Docente / Total de miembros del Personal no Docente.

Descripción del Indicador: El indicador expresa cantidad de personas integrantes del Personal Docente por persona integrante del Personal no Docente. Destaca, a nivel personas, el grado de densidad académica de los recursos humanos aplicados a la Educación Superior.

Número total de cargos Docentes / Número total de cargos no Docentes.

Descripción del Indicador: El indicador expresa la cantidad de cargos Docentes por cargo no Docente. Destaca a nivel cargos, el grado de densidad académica de los recursos humanos aplicados a la Educación Superior.

Número total de cargos Docentes Universitarios / Nú-mero total de cargos.

Descripción del Indicador: El indicador relaciona la cantidad de cargos Docentes Universitarios con el número total de cargos. Demuestra la composición estructu-ral académica de los cargos existentes en la universidad.

Número total de cargos no Docentes / Número total de cargos.

Descripción del Indicador: El indicador relaciona la cantidad de cargos no Docentes con el número total de cargos. Demuestra la composición estructural no académica de los cargos existentes en la universidad.

Número de Investigadores / Número total de personas docentes universitarias.

Descripción del Indicador: El indicador relaciona la cantidad de investigadores con el número total de personas docentes universitarias. Demuestra la composición estructural de esfuerzos de investigación dentro de los recursos humanos académicos de la universidad.

 

Número de personas Docentes de Escuelas Medias / Número total de personas docentes.

Descripción del Indicador: El indicador relaciona la cantidad de personas docentes de Escue-las Medias con el total de personas docentes universitarias. Maneja la incidencia estructural de las escuelas medias dentro del total del personal docente.

Número de cargos Docentes con Dedicación Exclusiva / Número total de cargos docentes.

Descripción del Indicador: El indicador expresa la cantidad de cargos docentes con dedicación exclusiva por cada cargo docente universitario. Su evolución es un componente fundamental para la evaluación de la calidad académi-ca.

Número de cargos Docentes Universitarios / Número de personas dedicadas a la docencia universitaria.

Descripción del Indicador: El indicador relaciona la cantidad de cargos docentes con la cantidad de personas dedicadas a la docencia. La cantidad de cargos por persona revela el grado de concentración personal del ejercicio de la actividad docente universitaria.

Administración presupuestaria

Análisis

Conceptos

La necesidad de visualizar el comportamiento presupuestario de la universidad lleva a la necesidad de realizar algunos análisis

Es necesario tener presente los conceptos de Recursos o también denominados Fuentes de Financiamiento.

Recursos Públicos

Los recursos públicos son medios de financiamiento que permiten:

a) disponer de los recursos reales necesarios para desarrollar actividades programadas por el Sector Público.

b) atender las obligaciones de pago de la deuda pública o efectuar transferencias que requieran otros ámbitos o niveles de gobierno y al Sector Privado.

De su captación y disposición depende la existencia misma del Sector Público, por lo que resulta sumamente importante llegar a conocer su origen, su naturaleza y las transacciones que permiten obtenerla y disponer de ellos.

Al mismo tiempo, es necesario conocer los efectos y reacciones que provocan, en la economía del país, las distintas formas que asume esa captación.

Para alcanzar estos niveles de conocimiento resulta imperioso organizar esas transacciones en categorías homogéneas, que permitan la lectura e interpretación de los hechos ocurridos y de sus consecuencias.

Por ello, las clasificaciones de los recursos procuran identificar las características distintivas de los medios de financiamiento para poder agruparlos, medirlos y analizar sus efectos.

Finalidad

Las clasificaciones de los recursos públicos se utilizan básicamente para:

• Realizar análisis económico financiero y, facilitar las decisiones de las instituciones públicas.
• Medir el ahorro o desahorro, el superávit o déficit de las operaciones financieras del gobierno.
• Determinar la elasticidad de los ingresos con relación a variables que constituyen su base de imposición.
• Formular la política presupuestaria de un período determinado.
• Facilitar la evaluación del efecto de los recursos públicos en la actividad económica.
• Establecer la característica e importancia de los recursos en la economía del sector público.
• Determinar las fuentes de financiamiento con que cuenta el gobierno para la realización de las diferentes finalidades públicas.

Clasificación

La clasificación por fuente de financiamiento muestra los tipos genéricos de recursos empleados para el financiamiento de los gastos públicos, es decir de acuerdo a la naturaleza de los mismos.

La utilidad de la clasificación radica en que:

• Permite identificar los diferentes tipos de financiamiento de la producción pública.
• Facilita el control de los gastos en función de las fuentes de financiación empleadas.
• Permite contemplar adecuadamente la restricción que impone el artículo 56 de la Ley Nº 24.156 de Administración Financiera y de los Sistemas de Control del Sector Público Nacional, de realizar operaciones de crédito público para financiar gastos operativos (con algunas excepciones establecidas en la reglamentación).

La fuente de financiamiento está asociada a la naturaleza legal del recurso, esto es, se clasifica como "Tesoro Nacional" si el recurso es de libre disponibilidad o como "propio" o "afectado", si el recurso es captado por un organismo descentralizado o un organismo de la Administración Central, respectivamente, o sea, es un recurso de disponibilidad restringida.

Existen casos especiales en los que la fuente de financiamiento está especificada por el tipo de transacción que origina el recurso, con endeudamiento o con donaciones o con transferencias efectuadas por instituciones o individuos fuera de la Administración Nacional, esto es, "crédito interno o externo" o "transferencias internas o externas".

En el caso de que existan remanentes de ejercicios anteriores, dichos remanentes son constitutivos de la fuente a la cual el recurso original fue asociado en oportunidad de su ejecución. De este modo, el gasto se financia conservando la fuente original.

A continuación, se describen las distintas fuentes de financiamiento mencionadas precedentemente:

 

• Tesoro nacional: Financiamiento que tiene origen en los recursos de rentas generales. Estos recursos se caracterizan por ser de libre disponibilidad y sin cargo de devolución, por lo que excluye a las transferencias internas o externas afectadas a programas específicos de la Administración Central. Tampoco comprende el uso del crédito interno o externo.
• Recursos propios: Son elementos componentes de esta categoría los ingresos que perciben los Organismos Descentralizados, las Instituciones de Seguridad Social y las Empresas y Sociedades del Estado, que provienen de la recaudación tributaria y previsional, la venta de bienes y servicios, la renta de la propiedad, la venta de activos, el cobro de tasas, derechos, regalías y fondos que se originan como variaciones de los distintos tipos de activos financieros.
• Recursos con afectación específica: Se caracterizan por constituir recursos para financiar instituciones, programas y actividades específicas de la Administración Central.
• Transferencias internas: Son transferencias de recursos que provienen de personas y/o instituciones que desarrollan sus actividades en el territorio nacional. Las transferencias internas tienen por fin procurar inversiones o financiar programas operativos o de funcionamiento. Incluyen las contribuciones figurativas y las donaciones provenientes de personas y/o instituciones no incluidas en el Presupuesto de la Administración Nacional.
• Crédito interno: Fuente de financiamiento que proviene del uso del crédito; puede adoptar la forma de títulos de deuda, pasivos con proveedores y obtención de préstamos realizados en el mercado interno.
• Transferencias externas: Recursos que tienen su origen en gobiernos y organismos internacionales, destinados a la formación de capital, o para financiar gastos de operación o consumo. Incluyen las donaciones provenientes de personas y/o instituciones privadas del exterior.
• Crédito externo: Son créditos otorgados por los gobiernos, organismos internacionales y entidades financieras

Ejecución del presupuesto de la UNAM

Como metodología para analizar la evolución de presupuesto se tomará el período 2002 – 2010, comenzando por los recursos, teniendo en cuenta las clasificaciones antes desarrolladas.

Fuentes del Tesoro

El presupuesto contempla, al momento de su ejecución, conceptos que hacen a la identificación de los momentos. De allí que surge el concepto de Crédito y el de Devengado.

De la comparación de estos dos conceptos presupuestarios puede identificarse que tomando el período 2002 – 2010 existió un crecimiento en los créditos y su consecuente comportamiento en la ejecución a través del devengamiento de los gastos.

Este comportamiento ha sido sostenido en el período objeto de análisis. Pero puede observarse que durante el período 2003 la brecha entre ambos conceptos es mayor que otros años.

Fuente: Ordenanzas Presupuestarias – Elaboración Propia.

Si el análisis se realiza en términos relativos, puede observarse que si bien existió un crecimiento real, en el año 2003, la ejecución no mantuvo la misma 

proporción, ya que al cierre de ejercicio solo se había devengado el 83,23% de los créditos asignados. En cambio, en los demás años, la ejecución mantuvo niveles razonables de ejecución.

Fuente: Ordenanzas Presupuestarias – Elaboración Propia.

Recursos Propios

De la comparación de los ingresos por recursos propios del período 2002 – 2007 puede identificarse que existió un crecimiento en la recaudación respecto al año 2002. Este comportamiento ha sido sostenido en el período objeto de análisis y alcanza sus valores más importantes en el año 2007.

Fuente: Ordenanzas Presupuestarias – Elaboración Propia.

 

Crédito Presupuestario

El crecimiento del crédito presupuestario ha tenido también un crecimiento importante, iniciando en el año 2002 con un valor de $35.647.252,52 y llegando al 2007 a un valor de $97.966.757,76.

Fuente: Ordenanzas Presupuestarias – Elaboración Propia.

Apresuradamente podrían llegarse a algunas consideraciones si no son puestas en contexto de otros valores, pueden conducir a análisis erróneos. De allí que es conveniente tener en cuenta otros aspectos

Cantidad de Alumnos

A momento de considerar la evolución de la cantidad de alumnos en la universidad, el comportamiento no es tan creciente como el de los créditos.

Del análisis efectuado se verifica en cuanto a la cantidad de alumnos un promedio de mas de 20.000 en todo el período bajo estudiado, observándose el crecimiento de la matrícula en los 3 primeros años y luego una disminución a partir del año 2005.

Fuente: Dirección de Estadística de la UNAM.

Participación en el Presupuesto Nacional

Del estudio realizado se expone que la participación de la UNaM en el presupuesto nacional de cada año, ha venido disminuyendo hasta el año 2006, a partir de este último puede observarse un crecimiento pero que no alcanza los valores históricos que se tuvieron en el 2002.	Fuente: Ordenanzas Presupuestarias – Elaboración Propia.
Si se analiza la evolución del presupuesto de Universidades Nacionales y de la UNaM, puede observarse que existió un crecimiento, comportamiento que ha sido sostenido en el período objeto de análisis. A lo que puede inducirse que existió una pérdida más que proporcional en la participación de la UNAM en el total del presupuesto Nacional.	Fuente: Ordenanzas Presupuestarias – Elaboración Propia.

 

Composición del Crédito Presupuestario

El análisis de realiza tomando el crédito presupuestario para cada año, individualizando la participación de cada concepto de gasto respecto al total.

 

Evolución Crédito Presupuestario por objeto del gasto

A los efectos de la comparación, se toma como año base o de referencia el 2002.

Respecto a la evolución del inciso 1, si el análisis se realiza en términos relativos, puede observarse que existió un crecimiento, que ha sido sostenido en el período objeto de análisis.	Fuente: Ordenanzas Presupuestarias – Elaboración Propia.
Respecto a éste inciso en particular es conveniente tener en cuenta la participación del mismo en el total del crédito presupuestario, comprometiendo casi el 90% .
Respecto a la evolución del inciso 2, si el análisis se realiza en términos relativos, también se observa que existió un crecimiento, pero en menor medida, dicho comportamiento ha sido sostenido en el período objeto de análisis..	Fuente: Ordenanzas Presupuestarias – Elaboración Propia.
Si analizamos la evolución del inciso 3, en términos relativos, se observa que ha venido incrementándose año a año en el período objeto de análisis..	Fuente: Ordenanzas Presupuestarias – Elaboración Propia.
Respecto a la evolución del inciso 4, si el análisis se realiza en términos relativos, se verifica que existió un crecimiento importante en los 3 primeros años, dicho comportamiento ha sido sostenido hasta el año 2006, observándose una disminución en el año 2007.	Fuente: Ordenanzas Presupuestarias – Elaboración Propia.

 

 

El análisis de la evolución del inciso 5 muestra un comportamiento variante con un importante crecimiento en el año 2003, una caída en el año 2004 y finalmente un aumento a partir del 2006.

Fuente: Ordenanzas Presupuestarias – Elaboración Propia.

 

 

Consideraciones finales

El presupuesto y su adecuado análisis no es una herramienta novedosa en cuanto a su utilización. Sin embargo, se instala en una zona frecuentemente vacía en el proceso de análisis de gestión. En tal sentido, debe ser considerada un aporte orientado a llenar los vacíos existentes en la toma de decisiones y facilitar las condiciones para la gestión integrada en un marco institucional, es decir, no basada en mecanismos de políticos únicamente.

De lo anterior pueden expresarse las siguientes consideraciones:

•  De la comparación de los ingresos por recursos propios del período 2002 – 2007 puede identificarse que existió un crecimiento en la recaudación respecto al año 2002.
• El crecimiento del crédito presupuestario ha tenido también un crecimiento importante, iniciando en el año 2002 con un valor de $35.647.252,52 y llegando al 2007 a un valor de $97.966.757,76.
• El estudio realizado se expone que la participación de la unam en el presupuesto nacional de cada año, ha venido disminuyendo hasta el año 2006, a partir de este último puede observarse un crecimiento pero que no alcanza los valores históricos que se tuvieron en el 2002.
• Existió una pérdida más que proporcional en la participación de la UNAM en el total del presupuesto Nacional.
• Respecto a la evolución del inciso 1, si el análisis se realiza en términos relativos, puede observarse que existió un crecimiento, que ha sido sostenido en el período objeto de análisis.
• Respecto a la evolución del inciso 4, si el análisis se realiza en términos relativos, se verifica que existió un crecimiento importante en los 3 primeros años, dicho comportamiento ha sido sostenido hasta el año 2006, observándose una disminución en el año 2007.

 

Bibliografía

 

 

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