La función básica de una base de datos es permitir el almacenamiento y la recuperación de la información necesaria, para que las personas de la organización puedan tomar decisiones. Es así que las Bases de Datos se tornan esenciales para la supervivencia de cualquier organización; pues los datos estructurados constituyen un recurso básico para todas las organizaciones.

Dependiendo de la capacidad de almacenamiento y procesamiento del hardware, la organización puede contar con una única Base de Datos, o con múltiples Bases de Datos.

Es común que en las pequeñas y medianas empresas se cuente con microcomputadoras, y por ello tengan que distribuir su información en un conjunto de Bases de Datos; asignándole a cada una de ellas, información sobre cada área específica de la empresa. Un ejemplo sería el de contar con una base de datos para el almacenamiento de la información correspondiente al área financiera, otra para el área de personal, una más para el área de ventas o el área de producción.

Mientras tanto las Grandes organizaciones poseen computadoras de gran porte, y es así que pueden almacenar toda la información necesaria, integrada, consistente y consolidada, en una única base de datos.

Independientemente de la Base de Datos que será implementada, ésta necesita de un Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD o DBMS). Los sistemas de Gestión de Base de datos, son programas de software para la administración de las Bases de Datos; y en particular, para: almacenar, manipular y recuperar datos en una computadora. El SGBD también se encargará de la comunicación entre el usuario y la base de datos, proporcionándole al usuario, los medios necesarios para poder obtener información, introducir nuevos datos y actualizar los ya existentes.

3.1. ESTRUCTURA DE UNA BASE DE DATOS.

Una Base de Datos está compuesta por un conjunto de tablas o archivos. Para una mayor comprensión podemos ejemplificar la siguiente Base de Datos de compras.

ARCHIVO DE PRODUCTOS

ARCHIVO DE PROVEEDORES

ARCHIVO DE ORIGEN DE LOS PRODUCTOS

Esta Base de Datos contiene información de tres Entidades:

• Datos sobre productos (Entidad producto), almacenados en el archivo de PRODUCTOS;
• Datos sobre proveedores (Entidad proveedores), almacenados en el archivo PROVEEDORES y;
• Datos sobre el origen de los productos (Entidad origen del producto), o sea, los productos son provistos por cada proveedor y viceversa, almacenados en el archivo de ORIGEN DEL PRODUCTO.

La información almacenada en cada uno de estos archivos se conoce con el nombre de Entidad. Por lo tanto una entidad es cualquier persona, cosa o evento, real o imaginario, de interés para la organización y acerca del cual se capturan, almacenan o procesan datos.

Además, cada uno de estos archivos está formado por un conjunto de registros que describe, a través de los atributos o datos (columna), cada entidad en él almacenado. Un atributo es pues, cualquier detalle que sirve para identificar, clasificar, cuantificar o expresar el estado de una entidad.

Todos los registros de un archivo, identificados por las filas de cada tabla, poseen el mismo formato, o sea tienen el mismo conjunto de datos o atributos, identificados por las columnas, que describen a las entidades.

En otras palabras los registros están formados por un conjunto de datos almacenados en los campos de cada atributo; y cada registro debe contener el conjunto de atributos necesarios, para describir completamente cada entidad sobre la cual una organización necesita almacenar y obtener información.

FIGURA 3.1 Modelo relacional de una tabla

3.1.1.TIPOS DE ARCHIVO

Los archivos pueden clasificarse en cuatro tipos básicos; que son: los archivos maestros, los archivos de transacciones, los archivos de control y los archivos de planeamiento. Esta clasificación dependerá de la relación lógica que tengan que tener los datos, para dar apoyo a la actividad de la organización.

ARCHIVO MAESTRO

Un archivo maestro es un conjunto de registros que se refieren a algún aspecto importante de las actividades de una organización, como por ejemplo el archivo de VENDEDORES. Un archivo maestro también puede reflejar la historia de los eventos que afectan a una entidad determinada, como es en el caso de un archivo HISTÓRICO DE VENTAS. Otros ejemplos son los archivos maestros de: PLAN DE CUENTAS; BANCOS, NÓMINA DEL PERSONAL, CLIENTES, VENDEDORES, PRODUCTOS, PROVEEDORES, COMPETIDORES.

ARCHIVO DE TRANSACCIONES.

Un archivo de transacciones es un archivo temporal que persigue básicamente dos propósitos; uno es el de acumular datos de eventos en el momento que ocurran, y el segundo propósito es el de actualizar los archivos maestros para reflejar los resultados de las transacciones actuales. En otras palabras, guardan información sobre los eventos que afectan a la organización y sobre los cuales se calculan datos; como es en el caso de los archivos de VENTAS, ORDENES DE PRODUCCIÓN o PAGO DE SALARIOS. Otros ejemplos de archivos de transacciones son los archivos de: REGISTROS CONTABLES, COSTOS, FACTURAS, PAGOS A RECIBIR, PROCESOS DE EXPORTACIÓN, CONSULTA DE CLIENTES, PEDIDOS DE CLIENTES Y PEDIDOS A PROVEEDORES.

ARCHIVOS DE CONTROL.

Los archivos de control contienen datos de los archivos maestros y de transacciones, para permitir el análisis del desempeño de la organización. Estos archivosgeneran medidas de control de los negocios, como ser el VOLUMEN DE VENTA POR PRODUCTO, VOLUMEN DE VENTA POR VENDEDOR, VOLUMEN DE VENTA POR CLIENTE, COMPRAS POR PROVEEDOR, COSTO DE REPOSICIÓN.

ARCHIVO DE PLANEAMIENTO.

Los archivos de planeamiento, contienen datos referentes a los niveles esperados de los datos existentes en los archivos maestros y de transacciones; como por ejemplo: PROGRAMA DE VENTAS, PROGRAMA DE COMPRAS, PROGRAMA DE PRODUCCIÓN; PRESUPUESTO FINANCIERO. Por lo tanto los datos existentes en un archivo de planeamiento provienen de los archivos maestros, de transacciones, y de control.

Figura 3.1.1. Flujo de información entre los distintos tipos de archivos

3.1.2.LLAVE PRIMARIA O IDENTIFICADORA.

Cada instancia de una entidad debe ser unívocamente identificable, de manera tal que cada registro de la entidad debe estar separado y ser unívocamente identificable del resto de los registros de esa misma entidad; y quien permite esta identificación es la llave primaria. La llave primaria, que generalmente se identificada por medio de la letra @, puede ser un atributo o una combinación de atributos.

En consecuencia en cada archivo solo podrá existir un único registro que posea un valor determinado para su llave primaria. En otras palabras no puede existir en un archivo un registro que cuente con el mismo valor de otro registro en el campo de la llave primaria; la llave primaria no puede tener valores repetidos para distintos registros.

La llave primaria debe permitirle a un Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD), correctamente proyectado, generar un error si un usuario intenta incluir un nuevo registro cuya llave primaria coincida con la de otro registro ya existente en el archivo.

En el caso de la Base de Datos de compras, descripta anteriormente (ver 3.1.Estructura de una Base de datos), las llaves primarias de cada archivo son:

• ARCHIVO DE PRODUCTOS: @ Código artículo
• ARCHIVO DE PROVEEDORES: @ Código proveedor
• ARCHIVO ORIGEN DE LOS PRODUCTOS: @(Código proveedor + Código producto).

3.1.3.INDICES DE ACCESO

Un índice de acceso es un archivo auxiliar utilizado internamente por el SGDB para acceder directamente a cada registro del archivo de datos. La operación de indexación, creada por el SGDB, ordena a los registros de un archivo de datos de acuerdo con los campos utilizados como llave primaria e, incrementa sensiblemente la velocidad de ejecución de algunas operaciones sobre el archivo de datos. Normalmente para cada archivo de datos debe existir un índice cuya llave de indexación sea idéntica a su llave primaria. Este índice es llamado índice primario.

También es posible crear índices para un archivo de datos utilizando atributos (campos), o conjunto de atributos, diferentes de los de la llave primaria. Este tipo de índice, llamado índice secundario, es utilizado para reducir el tiempo de localización de una determinada información dentro de un archivo o para clasificar los registros del archivo de acuerdo con el orden necesario para la obtención de la información deseada.