Research article

Propuesta de procedimiento para la gestión de inventarios

Proposed Procedure for Stocks Management

Resumen

El control de inventarios es un proceso de vital importancia para alcanzar el éxito en la administración de cualquier negocio. Mantener inventarios implica altos costos, por lo que se deben minimizar las existencias, de forma tal que se garantice una producción eficiente sin afectar el nivel de servicio al cliente. Para alcanzar esta meta, es imprescindible contar con un adecuado procedimiento que permita gestionar los inventarios dentro de cualquier organización. En el presente artículo se realizó una comparación entre procedimientos aplicados en instituciones de diversos países, lo que permitió determinar aquellos elementos importantes a tener en cuenta en la gestión de los inventarios. El estudio fue desarrollado a partir del uso de métodos teóricos como el análisis documental y la síntesis bibliográfica, y de métodos empíricos como la entrevista. A partir de los resultados obtenidos se propuso un procedimiento que permite gestionar los inventarios de manera eficiente y que garantiza la integración de la empresa con su entorno.

Abstract

Stocks control is a vital process for the management of any business. Maintain stocks involve high costs, then, stocks should be minimized in order to have an efficient production with a high level of customer service. In order to realize this goal, it is imperative to have a proper procedure that allows managing stocks within the organization. In this paper, it was performed a comparison between procedures applied in institutions from different countries, which determines those important elements to consider in the management of stocks. The study was developed from the use of theoretical methods as the document analysis and literature synthesis, and empirical methods as the interview. Taking into account the results obtained, it is proposed a procedure in order to manage stocks efficiently and to ensure the integration of the company with its environment.

Palabras Clave:

procedimiento gestión de inventarios, métodos de gestión de inventarios, ⓘ

Keyword:

procedure for stocks management, stock management methods, ⓘ

1. Introducción

En la actualidad los inventarios son considerados como cantidades de recursos que se despliegan a lo largo del complejo sistema intra e interempresa (cadena logística). Estos sistemas permiten la operación económica y fluida de la cadena, a la vez que absorben el impacto de la variabilidad e incertidumbre asociadas a la operación, garantizando la máxima satisfacción del cliente. (Lopes et al., 2012) Por su parte, el control de inventarios busca adaptar la oferta a los diferentes niveles de la demanda determinada por el consumo de los clientes (Álvarez y Cabrera, 2007).

La gestión de un sistema de inventarios es una actividad transversal a la cadena de abastecimiento que constituye uno de los aspectos logísticos más complejos en cualquier sector de la economía. (Gutiérrez y  Vidal, 2008)

El objetivo de la gestión de los inventarios es mantener una estabilidad en la disponibilidad de productos, lo cual no significa mantener altos niveles de inventario, sino que se debe balancear el inventario para lograr bajos niveles que garanticen un alto nivel de servicio al cliente.

La gestión de inventarios es una actividad compleja, ya que para evaluarla no es posible tener en cuenta, de forma aislada, indicadores y parámetros determinados, pues solo con una integración de resultados es posible determinar el nivel en que se encuentra la empresa (Lopes et al., 2012).

El ciclo de Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA) es una herramienta de mejora continua de gran utilidad en la implementación de cualquier procedimiento, la cual permite obtener una mejora integral del proceso que se analiza.

2. Diseño del procedimiento de gestión de inventarios

Teniendo en cuenta lo antes planteado, surge la necesidad de buscar alternativas de solución que proyecten una manera eficaz de realizar aquellas actividades que garanticen una adecuada gestión de los inventarios. Es por ello que el diseño y aplicación de un procedimiento para la Gestión de Inventarios, constituye una importante herramienta dentro de las organizaciones.

2.1 Análisis crítico de los procedimientos estudiados

Para realizar este análisis se tomaron seis procedimientos aplicados en diferentes países, comparándose entre ellos con el propósito de buscar los aspectos más relevantes contenidos en los mismos que garantizan una adecuada gestión de inventarios en las entidades para las que fueron diseñados.

Los procedimientos estudiados fueron los siguientes:

1. “Normas y procedimientos para toma de inventarios e instrucciones para la verificación física”, diseñado en el Servicio Nacional de Normalización, Capacitación e Investigación para la Industria de la Construcción (SENCICO) en Perú.
2. “Procedimiento del Departamento de Análisis Económico Aplicado para el Inventario”, diseñado en la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria en España.
3. “Procedimiento inventario y administración de almacén”, diseñado en la Universidad del Atlántico en Colombia.
4. “Manual de procedimientos para el control de inventarios”, diseñado en el Instituto de Salud del Estado de México (ISEM) en México.
5. “Procedimiento de gestión de inventarios del proceso gestión administrativa registral, diseñado en el diario Libertad y Orden en Colombia.
6. “Procedimiento de Gestión de Inventarios de Aprovisionamiento”, diseñado en el Laboratorio de Logística y Gestión de la Producción (LOGESPRO) del Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría en Cuba.

En la siguiente tabla se muestra la comparación realizada, destacándose el nivel de importancia que se le asigna a cada aspecto analizado en los diferentes procedimientos.

Tabla 1. Comparación entre los procedimientos analizados.

Fuente: Elaboración propia.

Los resultados de esta comparación se pueden visualizar en la figura 1, que muestra gráficamente cómo se comportan los elementos analizados.

Figura 1. Porcentaje de los procedimientos que tienen en cuenta cada elemento analizado. Fuente: Elaboración propia.

Como se puede apreciar, las principales deficiencias detectadas en los procedimientos están asociadas a la  definición del método de gestión de inventarios a emplear (d), el establecimiento de indicadores (e) y el análisis de los proveedores y la demanda (b).

Existen muchos factores que pueden afectar la gestión de inventarios, tales como el entorno económico, político y social, la inflación, la capacidad de producción, la disponibilidad de materia prima y los programas de producción, entre otros. (Alonso et al., 2009) Es decir, para lograr una gestión eficaz de los inventarios se debe analizar el contexto específico donde se desenvuelve la organización, lo que incluye el comportamiento de la demanda de los productos, así como las características de los proveedores con que trabaja la entidad.

Además, se hace necesario el uso de modelos matemáticos que se complementen con el correcto funcionamiento de la organización. Esto permitirá establecer un método de gestión que se ajuste a las necesidades de la empresa y que, a su vez, pueda ser evaluado mediante indicadores que demuestren la eficacia del procedimiento aplicado.

Se debe destacar que, a pesar de que todos los procedimientos hacen referencia a la utilización del ciclo de PHVA, su utilización se plantea de forma parcial, haciéndose énfasis principalmente la etapa de verificación. Es decir, en la mayoría de los casos se trata de procedimientos encaminados al control de los inventarios más que a su gestión.

Debido a la importancia de contar con un procedimiento que permita gestionar los inventarios de manera eficaz y que integre el funcionamiento de la organización con su entorno, se propone el siguiente procedimiento. Para su diseño se tomó como base el “Procedimiento para la Gestión de Inventarios de Aprovisionamiento” elaborado por LOGESPRO de la Facultad de Ingeniería Industrial de la CUJAE.

2.2 Propuesta de procedimiento para gestionar los inventarios

A  continuación se definen los objetivos, principios, premisas y fases que conforman el procedimiento propuesto.

Objetivo: Implementar un sistema de gestión de inventarios que garantice los recursos necesarios en tiempo, cantidad y surtido, al menor costo posible, disminuyendo la incertidumbre y logrando un mayor nivel de satisfacción de los clientes.

Principios: El procedimiento se apoya sobre la base de los objetivos y estrategias de cada organización de manera particular y está basado en los siguientes principios:

1. Enfoque basado en procesos: Relaciona los recursos y actividades como un proceso, dando un resultado más eficiente para la organización.
2. Enfoque de sistema para la gestión: Identifica, entiende y gestiona los procesos interrelacionados como un sistema, contribuye a la eficacia y eficiencia de la organización en el logro de sus objetivos.
3. Enfoque basado en hechos para la toma de decisión: Se basa en hechos ocurridos anteriormente, que brindan fiabilidad para el proceso de toma de decisiones en la organización.
4. Mejoramiento continuo: Mejora los resultados obtenidos contribuyendo a elevar la eficiencia de la utilización de los recursos, introduciendo nuevas alternativas que permitan evaluar el funcionamiento del sistema y su respuesta.
5. Flexibilidad: Permite realizar cambios dentro del procedimiento a partir de la mejora continua, para ajustarlo en mayor medida a los cambios de la organización.
6. Optimización: Considera como base de las soluciones la tendencia a la optimización de los múltiples recursos que intervienen en los procesos.
7. Integralidad: Facilita la comprensión de que múltiples factores pueden conducir a efectos que afectan el cumplimiento de las estrategias de la organización.
8. Creatividad: Propicia la participación del colectivo en el enfoque del problema y la búsqueda de soluciones para enfrentarlas.

Premisas: Para garantizar el éxito del procedimiento propuesto, se deben cumplir las siguientes premisas, que van orientadas a lograr un compromiso de la dirección para aceptar los resultados obtenidos e impulsar la implantación de los planes de mejora.

1. Compromiso de la entidad de involucrarse en la gestión de los inventarios.
2. Designar un grupo de carácter multidisciplinario y profesional para la gestión de los inventarios.
3. Contar con un sistema de información adecuado y capaz de brindar la información necesaria para una buena planificación de los inventarios.
4. Gestionar de manera correcta la demanda de los productos.
5. Realizar una adecuada gestión de los proveedores.

Fases y actividades del Procedimiento: El Procedimiento consta de cuatro fases que van desde la fundamentación de la política de surtidos hasta el cálculo de indicadores de eficacia y eficiencia. Para su correcta ejecución es preciso designar los responsables, participantes y requisitos de capacitación necesarios en cada fase. 

A continuación se muestran en la figura 2 cada una de las fases y actividades del modelo, las cuales serán explicadas posteriormente.

Figura 2. Propuesta de Procedimiento para la Gestión de los Inventarios. Fuente: Elaboración propia.

Fase 01: Fundamentos de la Política de Surtidos

Figura 3. Responsables, participantes y requerimientos de la Fase 01.  Fuente: Elaboración propia.

Esta fase consta de cinco actividades fundamentales que permiten el establecimiento de las bases de la política de surtidos en cuanto a los lineamientos, los servicios que se prestan y la categorización de los productos que se consumen.

La definición de la política de surtidos genérica, quedan registradas las familias, subfamilias, categorías y subcategorías de los productos que se desean gestionar. Los principios a considerar al conformar la política de surtidos son:

1. La política de surtidos se dirige a satisfacer el patrón de necesidades de los servicios que brinda la Empresa.
2. Alta rotación: Deben mantenerse en el Almacén surtidos con al menos cuatro rotaciones anuales, garantizando una alta disponibilidad de los productos a mantener físicamente en inventario que queden definidos en la política de inventario.
3. Unificación: Los surtidos definidos deben responder a una misma calidad y siempre que sea conveniente, mantener la misma marca y proveedor para las diferentes familias y subfamilias de productos. Al aumentar las cantidades de productos a comprar se pueden obtener mejores precios y mayores facilidades de pago con los proveedores. Sin embargo, gestionar una mayor cantidad de productos implica aumentar el capital inmovilizado, los costos de almacenamiento y exige un mayor control sobre los productos.

Para el desarrollo de la fase 1 se requiere desarrollar cinco actividades que se describen a continuación.

01.01. Definición de los lineamientos de la Política de Surtidos

Su objetivo principal es definir los lineamientos de la Política de Surtidos. En los lineamientos se deben aclarar las directrices para la gestión de los inventarios, la cadena de mando por la cual debe ser aprobada la política de surtidos, la profundidad de la política, la categorización de los productos y los proveedores que los suministran.

01.02. Definición del nomenclador de servicios

En esta actividad se definen y despliegan los diferentes servicios que la empresa ofrece a sus clientes. El nomenclador ayuda en el esclarecimiento de las familias y subfamilias a establecer en la Política de Surtidos genérica.

01.03. Definición de la Política de Surtidos Genérica

Esta tarea tiene como objetivo establecer la estructura jerárquica de la Política de Surtidos y definir los tipos de productos que deben formar parte de dicha política. Debe realizarse basada en los resultados de las actividades previas y en el criterio de los especialistas que intervienen en la solicitud y compra de productos (aprobación y ejecución).

En la figura 4 se muestra un esquema para definir una Política de Surtidos, en la que cada término se refiere a:

• Familia: Función de los productos dentro de la empresa.
• Subfamilia: Se establece a partir de los diferentes servicios que  ofrece la entidad.
• Categorías y subcategorías: Se establecen a partir de las características de los  tipos de productos, tomando como base los grupos de artículos ya establecidos.
• Ítem: Son los tipos de productos específicos que contiene cada categoría o subcategoría.

Figura 4. Estructura de la Política de Surtidos. Fuente: Elaboración propia

En la siguiente tabla se expone cómo quedaría una Política de Surtidos siguiendo la estructura anterior:

Tabla 2. Ejemplo de una Política de Surtidos con la estructura propuesta.

01.04. Definición del Catálogo Producto-Proveedor

En esta actividad es donde quedan definidos los proveedores para cada tipo de producto de la Política de Surtidos. Para ello se tienen en cuenta los proveedores declarados en la Cartera de Proveedores de la empresa.

01.05. Actualización del codificador

Mediante esta actividad se pretende reajustar la codificación teniendo en cuenta la estructura establecida en la Política de Surtido, con el objetivo de estandarizar la nomenclatura de los tipos de productos. Posteriormente se debe realizar una actualización del codificador establecido en la entidad.

Teniendo en cuenta la Política de Surtidos y el Catálogo Producto-Proveedor establecidos anteriormente, en los cuales se asignan códigos a cada elemento, es posible  establecer el sistema de codificación para los productos que se gestionan en la entidad, lo que se muestra en la figura 5.

En este sistema de codificación las siglas empleadas representan:

F: Familia.

SF: Subfamilia.

C: Categoría.

SC: Subcategoría.

I: Ítem.

P: Proveedor.

Figura 5. Estructura del sistema de codificación. Fuente: Elaboración propia.

Fase 02: Determinación del método de Gestión para cada tipo de producto

Figura 6. Responsables, participantes y requerimientos de la Fase 02. Fuente: Elaboración propia.

El principal objetivo de esta fase es determinar para cada tipo de producto el método de gestión de inventario a emplear, teniendo en cuenta criterios cuantitativos y cualitativos. Esta fase consta de dos actividades que se describen a continuación:

02.01. Determinación de las condiciones iniciales

Con el fin de conocer los productos que tienen mayor incidencia en los servicios, en esta actividad, se determina su importancia teniendo en cuenta criterios cuantitativos a partir del comportamiento de los consumos de cada producto en los almacenes de la entidad en un período y se realiza un análisis empleando la técnica ABC. Para dicho análisis se proponen como criterios a evaluar:

1. Consumo mensual de los productos por familia.
2. Valor al costo de los productos consumidos por familia.
3. Cantidad de movimientos de Salida de Almacén de los productos consumidos por familia.

Para la aplicación de la técnica ABC se debe tener en cuenta que la zona A representa aquellos tipos de productos que abarcan hasta el 80% del criterio evaluado, la Zona B entre un 80% y un 95%, y la zona C entre el 95% y el 100%. Según esta técnica, el 20% de los tipos de productos analizados, deben pertenecer a la zona A. Teniendo en cuenta los resultados de la evaluación de los criterios anteriores, se asigna una puntuación a cada tipo de producto, en dependencia de la zona a la que pertenece, haciendo uso de la siguiente escala:

1. Zona A: 3 puntos.
2. Zona B: 2 puntos
3. Zona C: 1 punto.

De esta forma, el mayor valor que se puede obtener es de 9 puntos (Zona A en todos los criterios evaluados) y el menor es de 3 puntos (Zona C en todos los criterios). Una vez que se obtiene el listado que relaciona los tipos de productos con su puntuación final, se les otorga un nivel de prioridad, tal como se muestra en la siguiente figura.

Figura 7. Relación entre los niveles de prioridad y la clasificación de los tipos de productos. Fuente: Elaboración propia.

Para garantizar que los niveles de prioridad asignados a cada producto, se correspondan con los intereses de la empresa, se debe tener en cuenta además el criterio de los especialistas, quienes definirán aquellos productos que por sus características deben permanecer físicamente en almacén o deben gestionarse a partir de una necesidad o rotura eventual.

02.02. Determinación del método de gestión de inventarios para cada tipo de producto

A partir de los niveles de prioridad obtenidos en la actividad anterior, se establece un método de gestión de inventarios para cada tipo de producto. Para la determinación de este método se debe tener en cuenta la forma en que actualmente la empresa gestione sus inventarios.

Las autoras proponen el empleo de los siguientes métodos de gestión de inventarios, teniendo en cuenta las características de los productos que se incluyen en cada uno de los niveles de prioridad establecidos.

Figura 8. Métodos de gestión de inventarios propuestos. Fuente: Elaboración propia.

Los tipos de productos con alto nivel de prioridad, representan altos importes para la empresa, por este motivo se selecciona el método de MAX-MIN para gestionarlos, pues este garantiza adquirir justamente las cantidades requeridas en el momento en que se necesitan. De esta forma, se mantiene un control sobre los niveles de inventario, que permite disminuir los costos asociados a la compra innecesaria de productos.

El método de Frecuencia  fija  se selecciona para gestionar los tipos de productos de prioridad media, ya que este método permite adquirir las cantidades necesarias en cada pedido. La principal diferencia con respecto al método MAX-MIN, es que en este caso la frecuencia de pedido está predeterminada. Esto se ajusta a las características de dichos tipos de productos, cuya demanda, al mantener un nivel medio de frecuencia de movimiento, se puede cubrir con las cantidades almacenadas entre un pedido y otro.

Para gestionar los tipos de productos de baja prioridad se propone un método A pedido, ya que este se emplea para productos cuya frecuencia de movimiento es baja o para satisfacer una necesidad específica.

Fase 03: Cálculo de los parámetros de la Gestión de Inventarios.

Figura 9. Responsables, participantes y requerimientos de la Fase 03. Fuente: Elaboración propia.

En esta fase se le da respuesta a un grupo de interrogantes que surgen a la hora de gestionar los inventarios. ¿Qué tipo de inventario tener?, ¿Qué cantidad de producto se debe pedir?, ¿Qué cantidades almacenar?, ¿Cómo proteger la empresa ante incertidumbres? A estas cuestiones es posible darles respuesta mediante el cálculo de los parámetros de gestión de inventarios. Las actividades que conforman esta fase son las siguientes:

03.01. Cálculo de las variables de entrada.

El objetivo de esta actividad es determinar las variables de entrada necesarias para calcular los parámetros de gestión de inventario. En esta actividad se tratan algunas variables que independientemente del método de gestión que se aplique, son indispensables para el cálculo de sus parámetros, tales como:

• Ciclo de gestión del pedido: también conocido como lead time es el tiempo que transcurre desde que se emite una orden de pedido de un producto, hasta que este es recibido.
• Demanda: para que el pronóstico de la demanda sea lo más certero posible, se deben contar con datos históricos que brinden suficiente información para realizar el estudio. En la bibliografía consultada, se recomienda emplear las demandas mensuales de 3 años como mínimo, para que los resultados obtenidos sean fiables.

03.02. Cálculo de los parámetros de gestión de inventarios.

Una vez obtenidas las variables de entrada se establecen los parámetros de gestión de inventario, que están en correspondencia con cada método de gestión seleccionado. Algunos de los parámetros que se calculan son:

• Tamaño del pedido. (Unidades/pedido)
• Nivel máximo de inventario. (Unidades)
• Inventario de seguridad. (Unidades)
• Inventario corriente que se requiere para satisfacer la demanda durante el tiempo de entrega. (Unidades)

En la tabla 3 se muestra un formulario que contempla expresiones de cálculo con base estadística, útiles para cualquier método de gestión que se emplee.

Tabla 3. Expresiones de cálculo generales para los métodos de gestión.

Para los métodos de gestión propuestos en el presente artículo, existen parámetros específicos, los que se exponen en las tablas 4 y 5.

Tabla 4. Expresiones de cálculo para los parámetros del método MAX-MIN.

Fuente: (Torres, 2004).

Tabla 5. Expresiones de cálculo para los parámetros del método de Frecuencia fija.

Fuente: (Torres, 2004).

El método de gestión A pedido se propuso para los tipos de productos con un nivel bajo de prioridad. Debido a las características de estos tipos de productos, sus demandas están determinadas por necesidades puntuales de los clientes; por lo que no se requiere del cálculo de parámetros para su planificación.

Fase 04: Cálculo de los Indicadores de la Gestión de Inventarios.

Figura 10. Responsables, participantes y requerimientos de la Fase 04. Fuente: Elaboración propia.

El objetivo principal de la fase es mantener un monitoreo del funcionamiento de la gestión de inventario en la empresa, mediante el establecimiento de un sistema de indicadores de eficiencia, que faciliten la retroalimentación en el control y la mejora continua en la aplicación del procedimiento. Esta fase incluye la siguiente actividad:

04.01. Determinación y cálculo de los indicadores de gestión de inventarios.

En esta etapa se definen los indicadores de gestión de inventarios a calcular. Para ello se deja establecido sus notaciones, expresiones de cálculo, las variables necesarias para su determinación y las formas de interpretación de los resultados. Algunos de estos indicadores se relacionan a continuación.

Fuente: (Agüero y Rodríguez, 2014).

3. Discusión y análisis de resultados

El procedimiento propuesto contiene los elementos detectados como importantes para lograr una eficiente gestión de los inventarios en las empresas; incluyendo aquellos que resultaron deficientes en el análisis realizado. Entre los principales aportes de la propuesta se encuentran:

1. Para cada una de las etapas definidas quedan establecidos el responsable, participantes y requisitos de capacitación.
2. Se propone un método de clasificación de los inventarios a partir de la técnica ABC que permite diferenciar los productos en dependencia de su nivel de prioridad.
3. Se incluyen otros métodos de gestión de inventarios que se ajustan a las características de los productos.
4. Se proponen diferentes indicadores para evaluar de eficiencia y eficacia de la gestión de los inventarios.
5. Permite que exista retroalimentación a lo largo de todo el proceso a partir de tomar como base el principio de PHVA.

Una vez que sea correctamente implementado el procedimiento propuesto, la empresa deberá obtener ventajas tales como:

Disminución de los costos asociados a la adquisición de los productos: el procedimiento se basa en la existencia de un adecuado pronóstico de la demanda anual, lo que posibilita que las cantidades a comprar sean las necesarias y que los pedidos se ejecuten en el momento preciso. El gestionar eficientemente los pedidos, permite reducir los costos asociados a la adquisición de productos, al disminuir la compra de productos (o de cantidades de productos) innecesarios.

Disminución de los gastos generales de almacén: mediante este procedimiento, se planifican las existencias y los surtidos a mantener en almacén, obteniéndose los niveles adecuados de inventario para cada tipo de producto. Esto posibilita la reducción de los costos asociados a los gastos de almacenaje, los cuales se ajustan a dichos niveles de inventario. Por otra parte, al comprarse las cantidades necesarias en el momento preciso, los niveles de ociosidad disminuirán paulatinamente, al igual que los gastos asociados a su mantenimiento y deterioro.

Aumento del nivel de servicio ofertado a los clientes: con este procedimiento se establece la disponibilidad requerida para cada tipo de producto, teniendo en cuenta la demanda de los clientes. Esto permite contar con los suministros necesarios para responder eficientemente ante los pedidos solicitados, por lo que se incrementa el nivel de servicio y la satisfacción de los clientes.

4. Conclusiones

En este artículo se realiza una comparación entre procedimientos para la gestión de los inventarios diseñados en diferentes países, obteniéndose como principal resultado que los aspectos menos atendidos en los mismos se refieren a la relación de la empresa con su entorno (análisis de los proveedores y del comportamiento de la demanda) y a la determinación de un método de gestión e indicadores de control. Por ello, se propone un procedimiento que permite integrar los aspectos antes señalados con un eficiente funcionamiento de la empresa.

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Propuesta de procedimiento para la gestión de inventarios

Publisher:

Ciencia y Técnica Administrativa - CyTA