Modelación de sistema de información logística de almacenes

Treto Suárez, Yoanys; Reyes Pérez, Jesús; Betancourt Lopez, Margarita R.

Technical note

Modelación de sistema de información logística de almacenes

Model system of information, associated to the logistical administration of warehouses

Treto Suárez, Yoanys ⓘ
Centro de Gestión del Conocimiento del Comercio Interior Filial Villa Clara, Cuba

Reyes Pérez, Jesús ⓘ
Centro de Gestión del Conocimiento del Comercio Interior Filial Villa Clara, Cuba

Betancourt Lopez, Margarita R. ⓘ
Centro de Gestión del Conocimiento del Comercio Interior Filial Camagüey, Cuba

Junquera Mesa, Mario C ⓘ
Centro de Gestión del Conocimiento del Comercio Interior Filial Camagüey, Cuba

Resumen

Dadas las condiciones de nuestro país, se tienen que comprar grandes cantidades de productos, específicamente alimentos y almacenarlos por largos periodos de tiempo para satisfacer las demandas de los consumidores. Debido a ello se debe prestar una esmerada atención a los procesos logísticos que tienen lugar en los almacenes, en aras de lograr que los productos, lleguen a los clientes con la mejor calidad. Para lograr un control de la información de los procesos logísticos en el momento y lugar adecuado, en el siguiente trabajo se brinda un procedimiento que permite modelar un sistema de información logístico para la toma de decisiones en las empresas comercializadoras de alimentos. Se conformó tomando como premisas, el análisis por proceso, el mejoramiento continuo y la aplicación de todas las normas y resoluciones vigentes, además se emplean diferentes métodos, entre los que destacan, las secciones de ideas, la entrevista y la observación. El procedimiento permite conocer el comportamiento de la eficacia y la eficiencia de los procesos asociados a la gestión logística de almacenes, a través de la evaluación de un conjunto de indicadores claves de desempeño, tanto cuantitativo como cualitativo.

Abstract

For the conditions of our country, they are had to buy big quantities of products, specifically foods and to store them for long periods of time to satisfy the demands of the consumers. For this reason it is that they should be paid a careful attention to the logistical processes that take place in the warehouses, for the sake of achieving that these products, arrive to the clients with the best quality. To achieve a control of the information of the logistical processes in the moment and appropriate place, it is that the following work you a procedure that allows to model a logistical system of information for the taking of decisions in the company’s comercializadoras of foods toasts. He/she conformed to taking as premises, the analysis for process, the continuous improvement and the application of all the norms and effective resolutions, different methods are also used, among those that highlight, the sections of ideas, the interview and the observation. The procedure allows to know the behavior of the effectiveness and the efficiency of the processes associated to the logistical administration of warehouses, through the evaluation of a group of key indicators of acting, so much quantitative as qualitative.

Palabras Clave:

Procesos Logísticos, Sistema de información logístico, cadena de suministros ⓘ

Keyword:

Logistical processes, logistical System of information, Analysis for processes ⓘ

Introducción

La revolución de la información, como fuente de innovación tecnológica y mejora, se ha extendido por toda la economía, ninguna empresa puede escapar de sus efectos. Las excepcionales reducciones en el costo de obtención, el tratamiento y la transmisión de la información están transformando la forma de dirigir las empresas, es decir, toda actividad creadora de valor tiene un elemento físico y otro de tratamiento de información.

Los sistemas de información (SI), están cambiando la forma en que trabajan las empresas actuales, por medio de su uso se logran considerables mejoras, ya que se automatizan los procesos operativos, proporcionan una información de apoyo a la toma de decisiones, y posibilitan el logro de ventajas competitivas a través de su implantación. (Sáenz Hernández, 2011)

La gestión logística aparece diferenciada dentro de la estructura organizativa de la empresa y está subordinada al más alto nivel de dirección. El sistema de administración de la logística constituye en parte, el enfoque dinámico de la empresa y comprende, al menos tres subsistemas principales: un subsistema de control, un subsistema operacional y un subsistema organizacional

Los Sistemas de información logísticos (SIL), son los enlaces existentes entre los elementos del entorno y la dirección de logística y se realiza mediante un sistema de información que proporciona los datos básicos y son orientados a la toma de decisiones.

Dentro de la gestión logística se debe tratar el problema de la Información ya que esta integra los sistemas y los procesos a través de la cadena de suministros para compartir la información valiosa, incluyendo señales de demanda, pronósticos, inventario y transporte.

En el momento actual, las empresas se caracterizan por el dinamismo y la necesidad de disponer de una información amplia y rigurosa, la cual constituye un factor muy importante de éxito y un elemento clave, para poder llevar a cabo una correcta planificación y un adecuado control. Aun, existen empresas donde los únicos datos que se recopilan de manera sistemática y ordenada, son los datos contables para el cálculo de utilidades, sin embargo, la gran mayoría de las organizaciones están conscientes que los mejores resultados se obtienen adaptándose a las nuevas condiciones del entorno, el cual ha dejado de ser estable para convertirse en turbulento. Por estas razones, es cada vez más significativo que las empresas posean un mayor número de datos provenientes de sus procesos internos y externos, pero constituye un reto disponer de estos de una forma coherente, uniforme y rápida, con el fin de que se conviertan en informaciones útiles en el momento y lugar adecuado, por lo que se puede deducir, que la información constituye un elemento indispensable para el desarrollo exitoso de los sistemas logísticos en las empresas. (Ayala Bécquer, 2013).

Estas empresas presentan un conjunto de informaciones y ejecutan controles, en algunos de sus procesos logísticos, que se desarrollan de manera independiente, por lo que la información no se encuentra integrada en un sistema único, que posibilite a los directivos, la toma de decisiones de manera eficiente y eficaz. Ver anexo 1.

Se debe señalar además, que por no contar con un sistema de información eficiente que reúna la mayor cantidad de datos útiles, en el momento y lugar adecuado, es que presentan diversos problemas asociados a la gestión logística de almacenes. Por tanto si se estudian las variables, ratios, indicadores y demás criterios de medida que forman parte de un sistema de información logístico, se podrían solucionar todas estas deficiencias.

Por todo lo expresado anteriormente, es que en el siguiente trabajo nos trazamos como Objetivo General: Desarrollar un procedimiento que permita modelar un sistema de información asociado a la gestión logística de almacenes, para la toma de decisiones, en las empresas comercializadoras de alimentos".

Para alcanzar el objetivo antes señalado se proponen los objetivos específicos siguientes:

Conocer el estado del arte de los sistemas de información logísticos, el análisis por procesos, la métrica de la gestión de almacenes, la toma de decisiones, la caracterización de las Empresas comercializadoras de alimentos, entre otros.
Desarrollar un procedimiento que permita modelar un sistema de información asociado a la gestión logística de almacenes, para la toma de decisiones, en las empresas comercializadoras de alimentos".
Comprobar y Validar, bajo las condiciones de datos reales y concretos, el procedimiento obtenido.

Técnicas y Métodos

En este aparte se comenta el procedimiento que permite a las empresas comercializadoras de alimentos realizar una correcta toma de decisiones, a partir del análisis por procesos, el mejoramiento continuo y la aplicación de todas las normas y resoluciones vigentes. Su obtención se fundamenta en el análisis de la bibliografía consultada y su aplicación a las condiciones actuales de nuestro país.

A continuación se enumeran y describen cada una de las etapas y actividades del procedimiento, detallando las técnicas y herramientas utilizadas en cada una.

El procedimiento a seguir quedo conformado por etapas y actividades que aparecen en la Figura No 1.

Figura No 1 Procedimiento para modelar un sistema de información logístico, para las empresas comercializadoras de alimentos. (Fuente: Elaboración Propia).

Etapa No 1 Investigativa: En esta primera etapa se recopilan las informaciones que provienen de la empresa que son necesarias para el desarrollo exitoso del procedimiento. Su objetivo principal es identificar y caracterizar la empresa y sus procesos logísticos.

Actividad No 1: Diagnóstico: Esta actividad tiene como objetivo conocer las dificultades que afectan en un momento determinado a la organización, utilizando para ello diferentes tipos de técnicas y métodos. Esta actividad se desarrolla en dos fases:

Fase No 1: Identificar y caracterizar la entidad objeto de estudio: Esta fase es la encargada de conocer la entidad objeto de estudio, sus características y funcionamiento.

Fase No 2: Comportamiento de los procesos logísticos: En la actualidad existen varias formas para conocer el comportamiento de los procesos logísticos, pero para el presente trabajo se selecciona la lista de chequeo la cual brinda como información primaria, el estado real del comportamiento de los procesos a través de la sintomatología que presentan los mismos. Para su elaboración se utiliza como referencia la brindada por Acevedo Suárez (2010), Ayala Bécquer (2013).

Según la bibliografía consultada, existen varias clasificaciones de los procesos que ocurren dentro de un almacén, para nuestro trabajo se tomará la utilizada por Ayala Bécquer (2014):

Procesos Relevantes: Secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada, para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los objetivos, las estrategias de una organización y los requerimientos del cliente, identificados como Recepción , Almacenamiento y Entrega.

Procesos Claves: Aquellos que han sido extraídos de los procesos relevantes, los que inciden de manera significativa en los objetivos estratégicos y resultan críticos para el éxito del negocio por el fuerte impacto sobre las expectativas del cliente. Estos procesos consumen una parte importante de los recursos de la empresa. Entre ellos se encuentran: Gestión de Inventario, Gestión Interna, Gestión Tecnológica, Gestión de los Recursos Humanos, Gestión Constructiva, Gestión de Mantenimiento, Gestión Energética y Gestión de Riesgo.

La lista de chequeo está formada por un conjunto de indicadores, tanto cualitativos como cuantitativos, que permiten evaluar el comportamiento de cada una de las actividades incluidas en los procesos claves. Como la misma es elaborada para los almacenes de alimentos, se encuentran indicadores relacionados con el control de la trazabilidad, certificados de conformidad, control de pérdidas y sus causas, controles de calidad, estado y mantenimiento de la tecnología, características de las instalaciones, entre otros.

Para poder conocer con exactitud los aspectos que comprenden cada elemento integrante de la lista de chequeo, se elabora un manual de procedimiento, el cual brinda la conceptualización de cada aspecto y la forma de realizar la evaluación.

A partir del resultado obtenido, se puede conocer cuáles son los procesos y dentro de estos, las actividades que presentan distorsión de sus valores de referencia, y poder definir qué criterios de medida deben ser controladas para la toma de decisiones.

Actividad No 2: Definición de los ratios, indicadores y demás criterios de medida: En esta etapa se fijan los indicadores claves de desempeño, los ratios, y demás medidores, que brinden informaciones útiles para la toma de decisiones a los directivos. Se debe destacar que cada proceso y sus actividades internas, deben contar con un grupo de indicadores, cuya magnitud al ser comparada con algún nivel de referencia, puede señalar una desviación sobre la cual se tomaran acciones correctivas o preventivas según el caso.

Etapa No 2: Esta etapa constituye el sistema de información en sí.

Actividad No 3: Establecimiento de las entradas al sistema: Una vez realizado la caracterización de la entidad y tener identificados los procesos o actividades logísticas que presentan dificultad, que repercuten en la eficiencia y eficacia de la empresa, se pasa a seleccionar dentro del juego de indicadores establecidos anteriormente, cuales son los que pueden bridar informaciones útiles para la tomar de decisión más acertada y mejorar la situación detectada. A partir de esta selección, se pasa a definir las variables que deben ser controladas y por ende entrar al sistema.

Actividad No 4: Actividades internas del sistema: Las actividades internas planteadas están identificadas con el almacenamiento y transformación de los datos, las cuales constituyen el núcleo fundamental del sistema donde no solo se guardan los datos, sino que estos sufren la transformación necesaria y algorítmica, para convertirlos en información.

Las actividades de almacenamiento incluyen la creación, recuperación y mantenimiento de ficheros. Por otro lado la transformación es una actividad de conversión de datos con el objetivo de crear una información que el responsable pueda emplear en la toma de decisiones

Actividad No 5: Establecimiento de las Salidas del Sistema. El establecimiento de las salidas del sistema, es una de las acciones que demanda análisis y valoraciones muy minuciosos, y precisos, ya que las actividades que se ejecutan posteriormente están orientadas a la toma de decisiones, de ahí la gran importancia que posee la misma. Estas deben encontrarse en correspondencia con el cumplimiento de lo legislado en el Sistema Nacional de Contabilidad y del Control Interno.

Etapa No 3 Toma de decisiones: Esta etapa es la encargada de tener identificadas las decisiones que se pueden tomar para el mejoramiento de la actividad o proceso, mediante un directorio de decisiones y elegir dentro de ellas cual seria las más adecuada a nuestra situación actual. Esta etapa esa conformada por dos actividades, que a continuación se describen.

Actividad No 6: Definición del directorio de decisiones en el área logística. El directorio de decisiones, constituye un manual donde se plasman las acciones que se deben adoptar al aparecer una perturbación en el sistema, para ello, hay que valorar el comportamiento de todas las variables, ratios, indicadores claves de desempeño y otros elementos de medidas contemplados y establecer los patrones de medidas, sus escalas de valores y conjuntamente para cada grupo de estos la acción correctora, la cual debe emprenderse cuando no es tolerable la diferencia entre los valores deseados del sistema y los que realmente son obtenidos.

Actividad No 7: Toma de decisiones (implementación). Una vez establecida la decisión seleccionada, se pasa a su implementación para retomar al sistema los valores establecidos y lograr elevar la eficacia y eficiencia del proceso de almacenamiento.

Etapa No 4: Control. Esta etapa es la encargada deseleccionar las actividades y procesos que deben incorporarse nuevamente al sistema y las que llegan a su fin.

Resultados de la Validación.

El procedimiento fue validado con excelentes resultados en la Empresa Mayorista de Alimento y Otros Bienes de Consumo de Villa Clara, pertenecientes al Ministerio de Comercio Interior. Esta entidad tiene subordinada 26 Unidades Básicas distribuidas en los trece municipios de la provincia. Las áreas de almacenamiento en las 26 unidades básicas, se clasifican tomando en consideración, la nomenclatura de circulación, la compatibilidad aromática y la tecnología de manipulación.

La tecnología empleada es mecánico–manual, utilizando equipos de recorrido libre, específicamente el montacargas de combustión, transpaletas, carretillas de dos ruedas (tipo diabla) y cintas transportadora (chaparra). Los medios de almacenamiento son las paletas de intercambio y portuarias como plataformas o tarimas, mientras que los instrumentos de medición que utilizan para el pesaje son mecánico o digitales de disímiles características.

Conclusiones

Los objetivos trazados en la presente investigación fueron alcanzados en toda su dimensión, ya que se obtuvo un procedimiento para establecer un sistema de información logístico, que brinda a los directivos de las empresas comercializadoras de alimentos una herramienta para la toma de decisiones.
El procedimiento elaborado permite:
Conocer el comportamiento de la eficacia y eficiencia de los procesos logísticos asociados a la gestión de almacenes, mediante la evaluación de un conjunto de indicadores.
Poder accionar sobre los indicadores, en caso de existir alguna desviación de sus patrones de referencia.

Recomendaciones

Por las características que presenta el trabajo llevado a cabo, es de vital importancia que las actividades que integran el procedimiento, se nutran de las técnicas de avanzada que surjan, las exigencias que las mismas reclaman y su divulgación, con el propósito de garantizar la unidad dialéctica del sistema y evitar la caducidad del mismo.
El resultado alcanzado en esta investigación, se integre al sistema de información existente en la empresa, para alcanzar un sistema de mayor alcance y relieve.
Los resultados obtenidos sean divulgados en las empresas pertenecientes al Grupo de Alimentos del MINCIN para su posterior introducción.