Research article
Procedimiento para la elaboración de un Sistema de Gestión para el ordenamiento de los procesos logísticos empresariales
Procedure for the elaboration of a System of Administration for the classification of the managerial logistical processes
Centro de Gestión del Conocimiento del Comercio Interior Filial Villa Clara Cuba
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Resumen
Esta investigación tiene como objetivo principal desarrollar un procedimiento técnicamente argumentado para impulsar el tratamiento en la elevación de la capacidad de reacción de la logística empresarial desde la perspectiva de un enfoque en proceso, mediante la implementación de un Sistema de Gestión, e introducir mejoras en la organización de la empresa, factor esencial desde el punto de vista sistémico de la gestión. Se debe destacar que los resultados alcanzados responden a los problemas detectados en el sector empresarial, donde la logística se visualiza como una actividad independiente del resto de los procesos de la organización. Los logros obtenidos hasta el momento han sido factibles, conduciendo los mismos a una serie de impactos prácticos, metodológicos y económicos. Esto se acentúa a partir de la obtención de una guía para la aplicación del procedimiento en empresas de servicios logísticos. Además de la capacitación al personal, se destacan la posibilidad de mantener un mayor control de los recursos y en general de la gestión en las empresas, disminuir las pérdidas económicas como consecuencia del incumplimiento de los requerimientos para el manejo de productos, tanto en el almacenamiento, manipulación y transporte.
Abstract
This investigation has as main objective develop a procedure technically disputed to impel the treatment in the elevation of the capacitance of reaction of the managerial logistics from the perspective of a focusing in processes, by means of the implementation of a system of management, in which the established requests are integrated for the logistics and the systems of management of the quality and introduce improvements in the organization of the enterprise, main factor from the systemic viewpoint of the management. It must highlight that the results reached answer the detected problems in the managerial sector, where the logistics it visualizes as an independent of activity the remainder of the processes of the organization. The attainments obtained until the moment have been feasible, by conducting the same to a series of practical, methodological and economic impacts. This it is accented as of the obtaining of a guide for the application of the procedure in enterprises of logistic services. Besides the training to the personnel, they highlight the possibility to keep a bigger control of the resources and in general of the step in the enterprises, it decreases the economic losses as consequence of the no fulfillment of the requests for the handling of products, so much in the storage, manipulation and transports. In these moments the investigation is in process of implementation.
Palabras Clave:
Gestión, procesos, procesos logísticos ⓘ
Keyword:
Step, processes, logistic processes ⓘ
INTRODUCCION
En las organizaciones se realizan diferentes tipos de actividades como pueden ser compra, producción o servicios, ventas, transporte, comercialización, entre otras, así como las de apoyo. Como consecuencia, existe el riesgo de que ocurran errores que afectan el aprovechamiento de las capacidades logísticas tanto de transporte, infraestructura, así como de las recursos materiales y humanos. De ahí la necesidad de su ordenamiento, que puede ser lograda mediante la gestión por proceso, ésta de forma estructurada, permite a la organización alinear sus actividades para el aumento de su eficiencia y el nivel de servicio al cliente, principios básicos para la gestión de una empresa.
Un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC), en la organización comprende actividades para identificar sus objetivos, enfocados en lograr los resultados deseados, para ello gestiona los procesos que interactúan y los recursos que se requieren para proporcionar valor agregado al producto final, posibilita a la alta dirección optimizar el uso de la capacidad instalada, perfeccionando la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operativas, así como proporciona los medios para identificar las acciones para abordar las consecuencias previstas y no previstas en la provisión de productos y servicios. (ISO 9000:2015)
Actualmente la logística ha estado impregnada de fallas que han afectado su desempeño y capacidad de reacción, esta problemática obliga a realizar un análisis de estas anomalías, donde se aprecia que la actitud logística se rige por patrones obsoletos, como en la gestión por funciones, lo que ha traído como consecuencias el detrimento empresarial. El enfoque en procesos es adaptable a la situación logística y esta es capaz de asimilar la novedosa filosofía, para robustecer su conducta.
La logística se conoce como el flujo de materiales, flujo de información y flujo financiero desde un punto de origen hacia su destino final, siempre al menor costo posible y elevando el nivel de servicio al cliente.
El concepto moderno de logística se describe como la acción del colectivo laboral dirigida a garantizar las actividades de diseño y dirección de los flujos material, informativo y financiero, desde sus fuentes de origen hasta sus destinos finales, que deben ejecutarse de forma racional y coordinada con el objetivo de proveer al cliente los productos y servicios en la cantidad, calidad, plazos, costos, lugar y con la información demandados, con elevada competitividad y garantizando la preservación del medio ambiente. (Acevedo Suárez, 2010).
La gestión logística constituye la forma de realizar las operaciones y actividades integradas a una proyección estratégica, el seguimiento de procedimientos y la toma de decisiones por el personal debidamente motivado, capacitado y entrenado, a partir de la medición de las actividades programadas y encaminada a la mejora continua.
Toda organización necesita de una infraestructura logística para la realización de sus actividades, sobre todo en aquellas que se dediquen a la producción, comercialización y/o distribución de bienes y servicios.
La logística se constituye en una estrategia clave para el desarrollo de las organizaciones para llegar primero y lo antes posible (variable tiempo) a los clientes potenciales en el lugar en que estén, llegando competitivamente (en cuanto a costo, calidad y valor agregado) lo más lejos posible. (Acevedo Suárez, 2010)
La gestión logística debe tratar de relacionarse por igual con el resto de las áreas, fundamentalmente en todo lo que se refiera a flujo material desde su inicio y hasta su final. Estas relaciones se basan en una serie de tareas o actividades logísticas que debe desarrollar cada una de estas áreas con el objetivo de poder lograr la logística integral, es decir, la integración de las áreas más importantes de las empresas a través de sus flujos materiales e informativos (Colectivo de Autores, 1993).
Se define un sistema logístico como "el conjunto de elementos físicos e informativos, necesarios para la realización de cierto flujo material, a lo largo de múltiples filas de proveedores y clientes". Está compuesto por el Sistema Físico, encierra a los proveedores, los almacenes, empresas y clientes, y el Sistema Informativo Logístico (SIL) que incluye todo el flujo informativo necesario para la planeación y el control del flujo material. Reyes Pérez (2017)
Por lo general en nuestro país la logística se denota como un elemento aislado en las organizaciones, como un departamento, área o dirección y no como un proceso que debe insertarse en el sistema de gestión empresarial. Por otra parte, no se tiene en cuenta la interrelación entre proveedor, comercializador, transportista, detallista y cliente, provocando malas prácticas a lo largo de toda la cadena referidas a incumplimiento de los plazos de entrega, desaprovechamiento de la infraestructura y transporte, fallas en el servicio al cliente, deficiente utilización de los recursos, entre otros
Muchos autores han referido la gestión por procesos y el enfoque en sistema para el tratamiento de la logística y que han sido antecedentes del presente estudio, dentro de ellos podemos nombrar a Ballaud; (1991); Comas Pullés (1996), Santos Norton (1996); Matos Rodríguez (1997); Knudsen González, et al. (1998); Hernández Milián et al. (1998); Castillo Coto (2000); (Gómez Acosta & Acevedo Suárez, 2001; Marrero Delgado (2001) y González González (2002). Cespón Castro R y Amador Auxiliadora (2003); Ballaud, (2004); Knudsen González, (2005); Tejedor, F. & Carmona Ortega A. M. (2005); Velásquez Albiol, P. L., (2007); Beltrán J., Rivas M:A:, Muñuzuri J. (2007);Torres Gemeil, (2009); Acevedo Suárez et al, (2009) y (2010); Velásquez Albiol, P. L. et al, (2013); Vázquez Méndez, J. L. (2015); Acevedo Suárez et al, (2015); Reyes Pérez, J (2017)
Las actividades logísticas dentro de una organización pueden integrarse a la gestión por procesos porque tienen propósito claro, contiene entradas y salidas, se pueden identificar los clientes, proveedores y producto final, se puede descomponer en operaciones o tareas, puede ser estabilizada mediante una metodología de gestión (tiempo, recursos, costes) y se puede asignar la responsabilidad del proceso a una persona.
De acuerdo a lo definido en las normas (ISO 9000:2015, ISO 9001:2015), los enfoques de un SGC descritos en las normas, en otras normas de sistemas de gestión y en modelos de excelencia de la organización se basan en principios comunes por lo que las diferentes partes de un sistema de gestión de una organización, incluyendo su SGC, pueden integrarse como un sistema de gestión único.
En este trabajo se presenta el desarrollo de un procedimiento para la obtención de un sistema de gestión para el ordenamiento de los procesos logísticos empresariales, para la elevación de la capacidad de reacción de la logística empresarial desde la perspectiva de un enfoque en proceso, teniendo en cuenta los requerimientos establecidos para la logística e introducir mejoras en la organización empresarial.
DESARROLLO
El objetivo fundamental de este epígrafe es exponer el desarrollo de un sistema de gestión para el ordenamiento de los procesos logísticos empresariales, para que constituya una guía en empresas que dependen de un servicio de apoyo logístico. Su elaboración se fundamenta en el cumplimiento de lo planteado en la introducción del presente trabajo dada las condiciones actuales en Cuba para el desarrollo de esta actividad.
Para facilitar la comprensión, se inicia definiendo las etapas del procedimiento.
Definición de las etapas del procedimiento
Para lograr un buen desempeño de la gestión de la empresa y cumplir con las estrategias propuestas, se hace necesario elaborar un procedimiento que permita implementación de un Sistema de Gestión Logístico. El procedimiento propuesto se presenta como un método de mejoramiento continuo que permite desarrollar la gestión empresarial de una manera efectiva a partir de una mejor gestión logística, además permite que el procedimiento sea monitoreado permanentemente, logrando detectar desviaciones, ejecutándose las acciones correctoras en el momento oportuno. A continuación, se describen las mismas.
Descripción del procedimiento
Etapa investigativa o de diagnóstico:
Fase 1: Caracterización general de la empresa.
Esta etapa tiene como objetivo principal caracterizar e identificar la empresa objeto de estudio. Para lograr dicho objetivo se deben seguir los pasos siguientes:
- Definición de la misión y visión de la empresa.
- Determinación de la estrategia básica.
- Determinación de la eficiencia y la eficacia de la empresa.
Fase 2: Caracterización del Sistema de Gestión Implementado.
Se caracteriza el Sistema de Gestión implementado por la empresa, describiendo los procesos que lo conforman relacionados con la estructura de la empresa, clientes, proveedores, así como las estrategias propuestas en el momento de la implementación
Fase 3: Caracterización de las actividades de la Gestión Logística.
Se realiza una caracterización de las actividades que componen la gestión logística de la organización, teniendo en cuenta los requerimientos, la normativa y la legislación vigente, así como el criterio de diferentes autores de la literatura actualizada sobre la Logística Empresarial; sus actividades claves y de soporte, los sistemas logísticos de aprovisionamiento, producción/operaciones y de distribución de la cadena de suministro
Los resultados obtenidos en esta fase permitirán conocer los procesos logísticos de la organización, elemento fundamental para el desarrollo de la siguiente fase
Etapa operativa:
Fase 4: Diseño del Sistema de Gestión para la organización
Esta fase constituye un eslabón importante dentro de esta etapa porque es donde se introducen las transformaciones y nuevos elementos que se propondrán al sistema de gestión quedando descritas todas las actividades, apartados y con ellas las estrategias para el logro de los objetivos propuestos, para ello se tendrá en cuenta las consideraciones realizadas por autores de estudios que alcanzan los procesos logísticos empresariales.
Para su desarrollo se formará un equipo de trabajo, seleccionado a partir de la experiencia en las actividades que desarrolla la organización y en especial las relacionadas con la logística, así como el conocimiento de gestión por procesos, sistemas de gestión y en la utilización de herramientas para su desarrollo. Estos pueden ser especialistas, miembros del consejo de dirección y representantes de diferentes áreas de la organización. Se realizará un programa para el cumplimiento; por parte del grupo de experto; de cada una de las tareas, reuniones y aplicación de técnicas necesarias para la ejecución del trabajo, teniendo en cuenta un orden lógico para cada una de ellas.
Para el diseño de un sistema logístico debe tenerse en cuenta y precisar la estructura y características de cada uno de los tres componentes principales (red logística, organización logística y el sistema de dirección) y su interrelación, así como la interrelación entre el sistema logístico y otras funciones importantes con las cuales este se relaciona directamente: el marketing, la producción y las finanzas. Reyes Pérez (2017).
Para este trabajo se tendrá en cuenta los elementos a gestionar de manera que garantice la armonización de los criterios de gestión y la alineación de los objetivos de la organización, visualizando la logística, no solo como elemento de aseguramiento del sistema, sino como la interrelación de procesos que garanticen el mismo hacia todas las actividades de la organización, para lo que se proponen los los siguientes pasos:
Paso 1: Identificar y definir procesos
De acuerdo a criterios de Beltrán, Rivas, y Muñuzuri (2007), los sistemas de gestión logística, contemplan siete procesos logísticos operativos que recorren toda la cadena logística de la organización, y se organizan como: servicio al cliente (ventas), planificación de la producción, servicio de proveedores (compras y aprovisionamiento), almacenamiento, gestión de inventario, transporte y distribución y Logística inversa. Estos procesos deberían considerarse como procesos específicos de la organización cuyo objetivo es apoyar la calidad de los productos elaborados por la organización, así como gestionar el riesgo de no cumplir con los requisitos logísticos del cliente.
Existe un amplio consenso en la identificación de los procesos logísticos, según Ayala Bécquer, P. 1998; Ballaud, 1991, Centro Español de Logística, 1993; Santos Norton, M. L. 1995; Conejero González, 1995; Gómez Acosta & Acevedo Suárez, 2001; Cespón Castro, 2003; Ballaud, 2004; Ayala Bécquer, P. (2008); Velásquez Albiol, P. L., 2007; Torres Gemeil, 2009; Acevedo Suárez et al, 2010; Velásquez Albiol, P. L. et al, 2013, Vázquez Méndez, J. L. 2015, evocan una lista global que la logística puede abordar. En este sentido se destacan: servicio al cliente, transporte, gestión de inventarios, procesamiento de pedidos, almacenamiento, manejo de las mercancías, compras, planificación del producto, gestión de información y fabricación.
De acuerdo a estudios realizados por Reyes Pérez (2017), los procesos logísticos con mayor importancia en orden descendente son: gestión de inventario, gestión de transporte, gestión de pedidos, servicio al cliente y almacenamiento.
Para la identificación de los procesos se realizan evaluaciones correspondientes al nivel de asociación o de impacto de los procesos, que puedan representar los números de tipos de factores implicados en el estudio, que se obtienen a través de la adecuación de un modelo de diagrama matricial, dirigidas a las personas seleccionadas como expertas, lo que permitirá obtener como resultado determinar y delimitar cuales son los procesos asociados al sistema de gestión de la organización, así como el nivel de prioridad de cada uno de ellos.
Una vez aplicado el modelo de diagrama matricial, donde los expertos han expresado así sus juicios sobre los aspectos tratados, se deberá evaluar el grado de concordancia o de acuerdo existente entre ellos. Para lo que se recomienda utilizar el coeficiente de concordancia W de Kendall.
Identificados los procesos logísticos, es necesario conocer la estructura y la interrelación entre ellos y el resto de los procesos y actividades de la empresa, para lo cual se realizará una representación gráfica a través de un mapa de procesos. Se confeccionan entonces por cada proceso, un diagrama de proceso, como herramienta que permitirá conocer las operaciones o actividades específicas preservando el principio de secuencia ordenada, las actividades que se realizan, quién y cómo las realiza, cómo se relacionan con otros procesos y los actores de cada una de sus actividades; y una ficha de proceso donde se describen las características del proceso como objetivo, alcance, entradas y salidas, recursos necesarios, registros, procedimientos y documentación legal, responsable del proceso, así como las variables de control e indicadores de medida determinar los criterios y métodos para asegurar las actividades de los procesos
Paso 2: Documentación del sistema.
En este paso se definen los documentos que rigen el proceso donde se describe la forma de actuar en cada proceso definiendo las actividades del personal en la realización de los trabajos y en el control de los resultados, estos pueden ser normas, procedimientos, regulaciones legales y estratégicas, manual de gestión. El responsable del proceso se apoyará en el personal involucrado en cada actividad para la realización de este paso, teniendo en cuenta el grado de conocimiento y experiencia de la misma.
Fase 5 Implementación de la propuesta del sistema de gestión para el ordenamiento de los procesos logísticos empresariales
Esta actividad es muy importante. En ella se conjugan todas las acciones que son necesarias para introducir los resultados a la práctica, manteniendo un orden para que las mismas fluyan a tiempo, desde el punto de vista organizativo. Su objeto principal es lograr de forma cronológica la innovación tecnológica a partir de la elaboración de un programa o plan de acción donde se describan las actividades, los responsables y la fecha de cumplimiento de las mismas.
Etapa de Control.
Fase 6 Auditoría y Control.
Este proceso comienza con la detección de irregularidades, no conformidades, etcétera y establece las estrategias para minimizar los efectos adversos, determinando las alternativas de solución, y dentro de ellas la modificación o búsqueda de nuevas estrategias.
Fase 7 Mejora continua
Esta actividad consiste en realizar una comparación de los resultados del comportamiento de la situación actual con los resultados derivados de la aplicación del procedimiento considerando el mismo como un elemento importante para la toma de decisiones con el objetivo lograr un mejor servicio y relaciones de trabajo con proveedores y clientes. Esto tiene carácter cíclico en función de las desviaciones
Conclusiones
Una vez desarrolladas las diferentes etapas del trabajo, se arribaron a las conclusiones siguientes:
- Se logró un procedimiento para la implementación de un sistema de gestión para el ordenamiento de los procesos logísticos empresariales.
- El procedimiento obtenido permite proveer a las organizaciones de una herramienta que permita la gestión para el ordenamiento de los procesos logísticos empresariales y elevar la capacidad de reacción de la logística empresarial.
Bibliografía - Bibliography
Acevedo Suarez, J. (2010). Logística moderna. La Habana: ENSPES
Barrabes J A. (|996) Integrar la Logística: Revista Manutención y Almacenaje. (España)
Beltrán; J; Rivas, M A; Muñuzuri, J (2007)
Comas Pulles, R. (1996) La Logística. Desarrollo y Análisis Sistémico. Revista Logística. Cuba:
Comas Pulles, R. (1999) “¿Qué es el servicio al Cliente?”. Revista Logística Aplicada, Cuba.
Comas Pulles, R., (1996) “Logística. Origen y desarrollo”. Revista Logística Aplicada, Cuba.
Christopher M. (1994). “Logística y aprovisionamiento”. Edit Folio, S. A. Barcelona,
Gehisy, M 3 herramientas para mapear procesos en ISO 9001:2015 (2017)
Guía para una gestión basada en proceso, Instituto Andaluz de Tecnología ISBN 84-923464-7-7 (2002)
La Gestión por procesos. Seacan, Toledo (2002)
Resolución 59/04 Reglamentos para la Logística de almacenes
Santos Norton, M.L. (1995) “La logística como elemento de la fuerza del cambio” Monografía, ISPJAE.
Torrez Gemeil, M Fundamentos de la Logística (Tomos I, II, III)
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