Capacitación Superior del Administrador Argentino

"Estimado Marcelo Perissé: Tengo el agrado de dirigirme a usted con el fin de solicitar su colaboración en la presente encuesta de opinión sobre el estado y perspectivas futuras de la Educación Superior en la Argentina. Es éste un tema de relevancia central para las oportunidades futuras de nuestro país, razón por la cual estamos requiriendo opiniones a personas de destacada actuación en distintos campos sociales, económicos, políticos o culturales, entendiendo que brindarán importantes elementos de juicio para la definición de los problemas y la formación de la agenda pública."

Para prepararnos sobre tal actividad de planeamiento, hicimos un estudio sobre la situación actual en la que se encuentra la Educación Superior en las escuelas de Administración. Pues estamos convencidos que la gestión actual de tales Unidades Académicas, será uno de los más importantes determinantes de los escenarios futuros en los que se desenvuelvan los Profesionales de Administración.

Para hacer la evaluación de dicha gestión nos basamos en dos modelos; Las normas IRAM 3000, correspondientes a la Guía de interpretación de las Normas ISO 9001:2000 en la educación y en las Bases del Premio Nacional a la Calidad sector público.

Es así que se preparó un cuestionario, que se adjunta al final del artículo, para identificar las características de la calidad y productividad en diferentes Unidades Académicas de distintas Universidades.

Este cuestionario aborda diversos aspectos de la Gestión de cada Unidad académica cuyo foco principal es la atención con excelencia a las expectativas y necesidades de la comunidad y de la sociedad.

Estructura del Cuestionario:

El cuestionario está subdividido en 7 módulos:

1. Liderazgo
2. Planeamiento
3. Enfoque en el cliente
4. Información y análisis
5. Desarrollo y gestión de personas
6. Gestión de procesos
7. Alianzas

La estructura y conexión, integración de estos módulos está indicada en la siguiente figura: Estructura del Cuestionario y sus relaciones dinámicas

* Este Cuestionario es el fruto de un trabajo conjunto de la Comisión de Calidad y Productividad y de sus colaboradores, teniendo como base una versión original elaborada por Carmen Sílva Câmara Araújo y el Prof. Hélio Janny Teixeira, del Departamento de Administración de la Facultad de Economía y Administración de la Universidad de San Pablo de Brasil. Tiene como referencia los Criterios de Excelencia del Premio Nacional a la Calidad y los Indicadores de Calidad para el Servicio Público.

Las bases del Plan Diretor a la calidad y Produtividad

El "Cuestionario para el Mapeo de Características de Calidad y Produtividad", también será un referente, que puede ser utilizado por cada Unidad Académica, en la identificación de oportunidades de mejoras.

La relevancia de la correcta aplicación de este cuestionario, es que como resultado del mapeo se obtienen las bases de un Plan Director de Calidad y Productividad, punto de partida para la transformación de la Unidad.

Para que los resultados de este proceso sean efectivos y permanentes, se deben tomar algunos cuidados mínimos .

Presentamos algunas recomendaciones que pueden ayudar a cada unidad en esta iniciativa.

LAS ETAPAS

No hay una forma standard para conducir el proceso de elaboración de un Plan Director de Calidad y Productividad. Este proceso se va enriqueciendo a través de su ejercicio, debiendo ser respetadas las peculiaridades de cada Unidad y de cada momento. Pero, en líneas generales, éstas son las etapas básicas:

Etapa 1 - Mapeo de características de Calidad y Productividad

En esta etapa, se responde el Cuestionario. Para que los resultados puedan ser aprovechados, se debe hacer una preparación previa, observando las siguientes acciones:

Sensibilización: en esta fase es realizada una preparación previa de todo el proceso. en ella los líderes y los empleados (docentes y no docentes) deben comprender con claridad las razones del mapeo. Algunas de las razones a ser destacadas encontramos:

el mapeo de las características es la condición necesaria para todo proceso de cambio que permita una mejora;

la calidad de los resultados del mapeo depende de la efectiva participación de los empleados (docentes y no docentes) durante el proceso;

los resultados del mapeo permitirán establecer metas concretas para alcanzar una mejoría;

la utilización de un referente basado en un modelo de gestión estructurado permite un rápido avance en el proyecto.

También en esta primera fase, se debe definidr el tenor y la amplitud de este mapeo. En caso del Cuestionario presentado, lo que está siendo evaluada es la gestión de la Unidad.

Todas las referencias a ser adoptadas, tienen que tener como objetivo final la identificación de los aspectos críticos a ser mejorados.

El resultado de esta fase es el acuerdo y el apoyo de todos (en cuanto al mapeo de las características), además de la selección y comprensión del referente a ser utilizado.

Planeamiento del mapeo: en esta fase, una vez decidida la ejecución del mapeo, se debe definir: quién, cómo y cuándo será realizado.

Algunas consideraciones:

debe ser visible el compromiso de los líderes de la Unidad;

se debe buscar la discusión colectiva en el marco del análisis de los puntos levantados por el Cuestionario, agrupando las diferentes percepciones y los distintos puntos de vista;

este proceso, por si solo, ya induce al aprendizaje colectivo. El uso de técnicas específicas para este trabajo puede ser útil.;

decida, de acuerdo con las características de la Unidad, cuál es el campo del mapeo.

Decida si la Unidad va a ser autoevaluada como un todo o si será mas adecuado evaluar a cada uno de sus componentes por separado.

Por ejemplo, en Unidades con diversos sectores o departamentos con autonomía y características, sugerimos que se analice, en un primer momento, a cada sector o departamento por separado.

La cuestión que debe ser considerada es la siguiente: ¿Es posible un Plan Director implementado para la Unidad como un todo y luego ser descompuesto en cada uno de sus componentes? o ¿Debe ser hecho un Plan Director para cada Unidad?

Inicie el proceso dejando bien en claro, para todos los participantes, cual es la misión de la Unidad que está siendo evaluada.

Puede ser interesante evaluar en forma separada a cada una de las misiones de una Unidad.

Por ejemplo, puede ser conducida una evaluación hacia el análisis del aspecto de la enseñanza, otra hacia la investigación y otra, hacia la prestación de servicios.

La Enseñanza también puede ser analizada en cuanto a la Graduación y separada de la Posgraduación. Quedaría para un segundo momento, por ejemplo, el análisis de la integración y compatibilización de cada uno de estos componentes.

Es importante que todos hagan un esfuerzo de comprensión de la Unidad. Esboce una descripción básica del objeto de análisis, respondiendo, por ejemplo, a las siguientes cuestiones: ¿Cuales son los servicios ofrecidos? ¿Quienes son los beneficiarios de estos servicios? ¿Cual es el contexto en que están insertos estos servicios? ¿Cuales son las transformaciones esperadas en este contexto? ¿Cuales son los factores críticos para el suceso de la Unidad?

Defina quien participará de este proceso (recuerde que lo ideal es la participación de todos: alumnos, docentes y no docentes) y cómo será hecho el mapeo.

Es preciso que la coordinación del proceso la realice alguien con conocimientos básicos sobre la Gestión de la calidad y Productividad.

Comentario: En el caso de ser conducida una reunión para discutir colectivamente las respuestas individuales, se debe enviar una copia anticipada del Cuestionario para que haya un tiempo de lectura y una preparación previa.

Ejecución del mapeo de las características: el mapeo de las características debe ser realizado de acuerdo con todo lo planeado anteriormente y de forma compatible con el porte y las peculiaridades de cada Unidad.

Etapa 2 - Identificación de oportunidades de mejora

En esta etapa, y en función de las respuestas a las cuestiones formuladas, es hecho un análisis de las oportunidades de mejora. En función de los resultados del análisis finial, es recomendable dar un retorno a todos los participantes.

Es muy útil agrupar las cuestiones referentes a problemas comunes y la profundización del análisis, en búsqueda de la identificación de las causas - raíces.

Etapa 3 - Identificación y priorización de acciones

A partir de las oportunidades de mejoría anteriormente identificadas, se deben definir y priorizar las acciones a ser adoptadas.

El establecimiento de las acciones considera el análisis de la causa - raíz del problema. Por ejemplo, con un enfoque preventivo, actuando preferencialmente en el sentido de evitar la recurrencia de problemas que tengan la misma causa de conflicto.

El criterio para priorizar puede ser establecido considerando:

Lo crítico de la situación y el impacto de la acción; la facilidad de la implantación y la disponibilidad de recursos; la visibilidad o potencial de la causa - efecto (mostrando, por ejemplo, la disposición de la Unidad componente en conducir cambios), entre otros.

Etapa 4 - Elaboración del Plan Director de la Calidad y Productividad

Como resultado de las etapas anteriores, son definidas las bases del Plan Director de Calidad y Productividad de la Unidad. El objetivo final de este proceso no es el Plan Director en si, pero sí el fortalecimiento de un proceso de permanente mejora.

Cada Unidad debe definir recursos, establecer las responsabilidades y los plazos para cada una de las acciones prioritarias. También se deben fijadar, en este momento, las metas a ser alcanzadas y los indicadores a ser utilizados en el monitoreo de las acciones.

Es de vital importancia que el Plan Director sea formalizado y comprometido por quien ejerza el liderazgo de la Unidad componente; que es quien debe acompañar su ejecución, ajustando los rumbos en le caso de desvíos.

Como el planeamiento no solamente involucra la generación de los escenarios futuros, sino también el diseño de los caminos que nos conducen a ellos, nos propusimos proveer a las Unidades de una herramienta que les ayude en el proceso de transformación.

Y que esta transformación, hacia una mejoría, sea realizada a través del planeamiento de acciones generadas por la discusión y el análisis colectivo, y por el compromiso de los líderes.