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Gestión tecnológica en las organizaciones: ¿quiénes deben asumir esta función?
Sandra Fabiana Aronica
Instituto de Administración, Facultad de Ciencias Económicas, Universidad Nacional de Córdoba. Argentina saronica@eco.unc.edu.ar María Florencia Peretti Instituto de Administración, Facultad de Ciencias Económicas, Universidad Nacional de Córdoba. Argentina fperetti@eco.unc.edu.ar
Resumen In its first applications, organizations used Information systems (IS) to automate tasks of administrative-accountant nature without adequately consider strategic impact. However, currently the Information Technology (IT) has to support IS to enable strategic improvements and in this sense, the organization must manage its human resources, tasks, technology, culture and structure in accordance with the interdependencies that are generated around to information flows according to business strategies.Thus, in organizations is emerging a new feature, the technological one, that until now was considered only as a business support and now must be considered a greater role within the organization, similar to others such as finance, marketing , production, and therefore must be managed as such.
Technological management in the organizations: who should assume this function? Abstract This relates to the technology incorporated in the organizations that support the IS and the people who administer it. That is why we consider it necessary to explore on their implications and, especially, about the role that economic sciences professionals ay assume with respect to this function. Strategic use of IT to improve organizations, in addition to being a career opportunity, is also an opportunity that should be included in the curriculum for students in economics, especially in the future graduates of Business Administration. This work aims to highlight the importance of Technology Management in organizations to agree on who will be responsible to assume this role within them.
Introducción No hay dudas de que la Tecnología de Información (TI) y los Sistemas de Información (SI) que soporta brindan grandes oportunidades para crear ventajas competitivas, para cambiar la manera como una empresa compite o para innovar los procesos de una organización y es por ello que su gestión es sumamente necesaria. La importancia estratégica y operativa de los Sistemas de Información en los negocios no es cuestionada. Por lo tanto existe la necesidad real de que los administradores y profesionales de negocios sepan cómo administrar esta función organizacional vital. En sus primeras aplicaciones, las organizaciones utilizaron los SI para automatizar tareas organizativas de índole administrativa-contable sin considerar de forma adecuada su impacto estratégico. Sin embargo, actualmente la TI tiene que apoyar SI que permitan mejoras estratégicas y en este sentido, la organización debe administrar a sus recursos humanos, tareas, tecnología, cultura y estructura de acuerdo con las interdependencias que se generan en torno a los flujos de información acorde a las estrategias del negocio. Los procesos de una organización son con frecuencia complejos e ineficientes. En muchos casos la TI se ha utilizado para hacer lo mismo de una manera más rápida con el consecuente ahorro de costos. Pero, en los días que corren esto está cambiando y la TI no solo hace más eficientes los procedimientos, si no que además puede utilizarse estratégicamente como fuente de ventajas competitivas sostenibles. ¿Qué es la gestión tecnológica? Todo lo referente a la gestión tecnológica se encuentra aún en proceso de definiciones debido a lo reciente de las reflexiones sobre la temática, los constantes cambios en las reglas, modelos, valores, procedimientos e instituciones requeridos para configurar la nueva lógica general de gestión empresarial en el contexto del nuevo paradigma tecno-económico. La complejidad y velocidad de los cambios que se están produciendo, el uso intensivo del conocimiento, la tecnología y la innovación como factores dominantes y responsables del éxito de las empresas en el nuevo ambiente empresarial, demandan nuevas prácticas de gestión. “Esta necesidad de búsqueda intencionada y sistemática del desarrollo de innovaciones apoyadas en la tecnología, al ritmo impuesto por la velocidad de cambios de conocimientos y del mercado, están promoviendo la gestión tecnológica como la función más importante en la gestión empresarial, por ser ella la responsable de la gestión del recurso clave para la competitividad”. (Gaynor ed., 1996) En términos generales los conceptos de gestión, administración y gerencia son sinónimos a pesar de los grandes esfuerzos y discusiones por diferenciarlos. En la práctica se observa el término management traducido como administración pero también como gerencia. Y en los libros clásicos se toman como sinónimos. Lo esencial de dicho concepto - administración, gestión y gerencia - está en que los tres se refieren a “un proceso de planear, organizar, dirigir, evaluar y controlar” como lo planteara H. Fayol al principio del siglo pasado o Koontz actualmente. Dicho esto, estamos en condiciones de definir Gestión Tecnológica (GT) tal cual como la encontramos en el glosario de términos de Bid-Secab-Cinda (1990): "La gestión tecnológica es la disciplina en la que se mezclan conocimientos de ingeniería, ciencias y administración con el fin de realizar la planeación, el desarrollo y la implantación de soluciones tecnológicas que contribuyan al logro de los objetivos estratégicos y técnicos de una organización". El objetivo de la gestión tecnológica no se limita a que la empresa pueda aplicar tecnología con éxito en algunas ocasiones, sino que persigue implantar una conciencia elevada de la necesidad de administrar continuamente la tecnología aplicada. La gestión tecnológica es conocimiento y es práctica. Es un sistema de conocimientos y prácticas relacionados con los procesos de creación, desarrollo, transferencia y uso de la tecnología. ¿Quiénes deben asumir la función tecnológica? Podemos comenzar definiendo al Administrador de Recursos Informáticos (ARI) como la persona encargada de gestionar uno o más RI. Andreu, Ricart y Valor (1996) mencionan 4 fases por las cuales transitó el área de sistemas desde los años 60 hasta la actualidad y de cómo fueron cambiando los responsables de la tecnología dentro de la organización a medida que la misma fue cambiando su protagonismo. Nolan (1982), por su parte, desarrolló la teoría de que la función informática transita en las organizaciones por 6 etapas de madurez. Estos enfoques nos ayudan a comprender el por qué, el como pasó, el cómo se llegó a la situación actual por la cual, tecnológicamente hablando, transitan muchas organizaciones. Si comparamos ambos enfoques (ver Cuadro 1) obtendremos una primera aproximación de “a quién” le ha correspondido gestionar la TI en los distintos momentos.
Fuente: elaboración propia Como podemos observar, la gestión de la tecnología, a la vez que fue tomando protagonismo en el interior de las organizaciones, requirió cada vez en sus responsables de capacidades de gestión además de los conocimientos tecnológicos. La planificación, el diseño y la implementación de SI no son procedimientos triviales, se debe tener en cuenta la relación de los mismos con los demás sistemas que configuran la infraestructura de la empresa y deben asegurar la coherencia del SI resultante con la estrategia competitiva de la empresa. Con el tiempo la tecnología se fue infiltrando en los diferentes procesos de la empresa pasando a ocupar casi todos los ámbitos. Hoy la TI soporta la toma de decisiones, las relaciones con externos, el negocio, su administración. Es por eso que los usuarios se ven forzados a estudiar más de tecnología y los técnicos deben conocer más de administración y de los negocios. La gestión de los recursos de información (RI) es una responsabilidad cada vez más importante para los directivos y por lo tanto, cada vez más inherente a los profesionales de ciencias económicas. La información y el soporte tecnológico que la contiene se deben gestionar adecuadamente para asegurar su uso eficiente buscando siempre el beneficio operativo y estratégico de la organización. La importancia que las TI han alcanzado es enorme. Han dejado de ser una herramienta de soporte y/o un área accesoria para convertirse en una función totalmente necesaria para cualquier organización. Hoy en día es impensable concebir a una empresa que no use las TI para la gestión del día a día. Si bien las organizaciones han invertido mucho dinero en adecuar o adquirir la última tecnología disponible, la mayoría de esas inversiones no han sido evaluadas desde el punto de vista estratégico, siendo que las decisiones se tomaron en base a recomendaciones de los informáticos, por seguir la tendencia de la última tecnología o por razones que poco tienen que ver con la adecuación a las necesidades estratégicas de la empresa, ecuaciones financieras o análisis de costo/beneficio relativas al negocio que las mismas tecnologías están atendiendo. Pérez Moya (1997) expresa que “la gestión estratégica de la tecnología es el proceso de convergencias de la tecnología con las demás funciones de la empresa para lograr la gestión estratégica del negocio”. En la gestión estratégica del negocio, la gestión de la tecnología, al igual que la gestión de las otras funciones, tiene como objetivo básico la utilización óptima de los recursos internos y externos para alcanzar la máxima contribución a los objetivos del negocio. El principal desafío entonces para quien administre la función tecnológica es alinear la TI con las necesidades del negocio de manera eficiente. La razón por la cual las TI deben ser gestionadas en forma alineada con las estrategias del negocio como cualquier otra función perteneciente a la organización, es principalmente su capacidad para generar y/o sustentar ventajas competitivas. Pero para ello, se debe ir más allá del modelo actual que limita sus funciones a la mera automatización de procesos y al control de costes. Por el contrario, la gestión tecnológica debe orientarse a generar valor y adoptar una posición transversal en la organización centrándose en la transformación de los procesos de negocio. “… La gestión de tecnología no es absolutamente un asunto tecnológico sino un proceso de negocios que va más allá de la ciencia y la ingeniería, que incide en cada uno de los aspectos de las prácticas de negocios de una organización y que integra los diversos aspectos de negocios que se necesitan para desarrollar ventajas competitivas”. (Gaynor, 1999) La gestión tecnológica se encuentra inmersa dentro de todas las áreas de la organización e interviene en todas sus funciones. Sin embargo, no se requiere crear un departamento de GT o el cargo de gerente de tecnología dentro de la empresa, aún cuando es imprescindible la adecuada comprensión y administración de la TI para que proporcione los efectos esperados. “Para conseguir una integración real entre TI/SI y estrategia de negocio es necesario que el propio proceso de formulación de la estrategia de negocio incorpore ingredientes de TI/SI de la misma forma que lo hace con otras funciones comercial, producción, control,..” (Andreu, Ricart y Valor, 1996) Esto sin duda se convierte en un desafío para el cual los profesionales en ciencias económicas se encuentran mejor posicionados a la hora de afrontarlo que aquellos profesionales que tienen una marcada formación tecnológica pero que no pueden integrar fácilmente una visión holística de las necesidades organizacionales. Conclusiones La concurrencia de oportunidades que se presenta ante la disponibilidad tecnológica y las mejores prácticas de administración en el campo de la estrategia, permiten a las organizaciones obtener resultados, que hasta hace poco podían verse como utópicos. El conocimiento y la tecnología están al alcance de todas las organizaciones, en realidad lo que hace falta es voluntad para atreverse a cambiar En esencia, lo que ayuda a una empresa a competir en mejores condiciones no es la tecnología por sí misma, sino la capacidad para gestionarla en beneficio del negocio frente a los competidores y en armonía con el resto de sus funciones estratégicas. Gestionar la TI requiere un proceso de planificación paralelo que forma a su vez parte de la planificación estratégica, táctica y operativa de la organización. Es claro que los esfuerzos deben ser orientados principalmente hacia dotar y fortalecer a los profesionales en ciencias económicas de las capacidades necesarias para aprehender y aplicar la TI no como un simple apoyo para la empresa, sino como una función organizacional vital necesaria para el desarrollo de su profesión. Es así que los mismos deberán actualizar su visión estratégica en función de la nueva realidad; deberán mejorar sus habilidades técnicas, administrativas y de negocios para comprender y adaptarse al nuevo rol de las TI y a la necesidad de su gestión, al igual que en las otras funciones comprendidas en las organizaciones actuales. Utilizar estratégicamente la TI para mejorar las organizaciones, además de ser una oportunidad profesional, es también una oportunidad que se debería incluir en la currícula de los estudiantes en Ciencias Económicas, especialmente en la de los futuros administradores. La formación hoy comúnmente establecida en esta área de conocimiento se encuentra mayormente ligada a la Ingeniería en Sistemas y menos relacionada con el proceso organizacional de planeación, organización, dirección y control del conjunto de recursos tecnológicos que sirven de plataforma al manejo estratégico de la información en una organización. Desde la perspectiva empresarial, la desatención curricular académica de estos aspectos genera perjuicios para las organizaciones, pues sumidas en mayor o menor grado en este fenómeno, no encuentran perfiles profesionales que atiendan específicamente dicha problemática. Esto no quiere decir que en general la calidad de los profesionales actuales de TI sea deficiente, sino que en la formación universitaria actual los futuros profesionales no desarrollan competencias administrativas informáticas a nivel organizacional que les serán indispensables para gestionar la función tecnológica de las organizaciones adecuadamente. Es por ello que estamos convencidas de que el mayor desafío será que los profesionales en ciencias económicas adviertan la inminente necesidad que tienen las organizaciones de alinear las estrategias tecnológica y global y que reconozcan que la TI es un tema que les pertenece. Para esto deberán abordar a la función tecnológica como tal, es decir, como un tema que les compete ampliamente y para el que no existe profesional que esté mejor preparado que ellos, ya que conocen el negocio en forma integral y por lo tanto tienen la capacidad de ser reales agentes de cambio llevando a cabo una mejor GT y agregando valor al negocio. Obviamente que esto no significa que se deba prescindir del resto de especialistas en TI, sino todo lo contrario, para gestionar adecuadamente la TI es necesario coordinar todos los recursos, conocimientos y potencialidades como una función estratégica más de la organización que merece ser tomada en consideración como tal. Bibliografía Andreu,R. Ricart, J. Valor J. (1996) Estrategia y Sistemas de Información. (2da. Ed.). McGraw Hill. Aronica, S. y Peretti, M. F. (2008) La gestión tecnológica en las organizaciones. Ponencia presentada en las III Jornadas de Docentes Universitarios de Sistemas y Tecnologías de Información en Ciencias Económicas -DUTI 2008-. Realizadas en Paraná, Entre Ríos el 8 y 9 de agosto de 2008. Ávalos, I (1993) "Aproximación a la gerencia de la tecnología en la empresa" en Martínez E. (ed.). Estrategias, planificación y gestión de ciencia y tecnología. Caracas, Venezuela. Editorial Nueva Sociedad. Bid-Secab-Cinda. (1990) “Glosario de términos de gestión tecnológica”. Colección Ciencia y Tecnología Nº. 28. Santiago de Chile. Brito, B.; Hernández, G. y Álvarez, A. (1998) “Gestión Tecnológica y Desarrollo Sostenible y Solidario en los países latinoamericanos: experiencia Cubana”. Revista Espacios en: http://www.revistaespacios.com/a98v19n02/40981902.html Escorsa, P y Valls, J. (2001) “Tecnología e innovación en la Empresa. 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| Recibido el: 20-09-2010; Aprobado el: 30-09-2010 | ||||||||||||||||||||||||
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Técnica Administrativa |
Vol.:09 | |||||||||||||||||||||||
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URL http://www.cyta.com.ar/ta0904/v9n4a3.htm |
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