Research article |
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Propuesta de procedimiento Agüero Zardón, Liset Facultad de Ingeniería Industrial, Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (cujae), La Habana, Cuba. agueroz@ind.cujae.edu.cu Urquiola Garcia, Idalianys Facultad de Ingeniería Industrial, Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (cujae), La Habana, Cuba. idalianysurquiola@gmail.com Martínez Delgado, Edith Facultad de Ingeniería Industrial, Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría (cujae), La Habana, Cuba. edithmd@ind.cujae.edu.cu
Resumen El control de inventarios es un proceso de vital importancia para alcanzar el éxito en la administración de cualquier negocio. Mantener inventarios implica altos costos, por lo que se deben minimizar las existencias, de forma tal que se garantice una producción eficiente sin afectar el nivel de servicio al cliente. Para alcanzar esta meta, es imprescindible contar con un adecuado procedimiento que permita gestionar los inventarios dentro de cualquier organización. En el presente artículo se realizó una comparación entre procedimientos aplicados en instituciones de diversos países, lo que permitió determinar aquellos elementos importantes a tener en cuenta en la gestión de los inventarios. El estudio fue desarrollado a partir del uso de métodos teóricos como el análisis documental y la síntesis bibliográfica, y de métodos empíricos como la entrevista. A partir de los resultados obtenidos se propuso un procedimiento que permite gestionar los inventarios de manera eficiente y que garantiza la integración de la empresa con su entorno.
Proposed Procedure Abstract Stocks control is a vital process for the management of any business. Maintain stocks involve high costs, then, stocks should be minimized in order to have an efficient production with a high level of customer service. In order to realize this goal, it is imperative to have a proper procedure that allows managing stocks within the organization. In this paper, it was performed a comparison between procedures applied in institutions from different countries, which determines those important elements to consider in the management of stocks. The study was developed from the use of theoretical methods as the document analysis and literature synthesis, and empirical methods as the interview. Taking into account the results obtained, it is proposed a procedure in order to manage stocks efficiently and to ensure the integration of the company with its environment.
1. Introducción En la actualidad los inventarios son considerados como cantidades de recursos que se despliegan a lo largo del complejo sistema intra e interempresa (cadena logística). Estos sistemas permiten la operación económica y fluida de la cadena, a la vez que absorben el impacto de la variabilidad e incertidumbre asociadas a la operación, garantizando la máxima satisfacción del cliente. (Lopes et al., 2012) Por su parte, el control de inventarios busca adaptar la oferta a los diferentes niveles de la demanda determinada por el consumo de los clientes (Álvarez y Cabrera, 2007). La gestión de un sistema de inventarios es una actividad transversal a la cadena de abastecimiento que constituye uno de los aspectos logísticos más complejos en cualquier sector de la economía. (Gutiérrez y Vidal, 2008) El objetivo de la gestión de los inventarios es mantener una estabilidad en la disponibilidad de productos, lo cual no significa mantener altos niveles de inventario, sino que se debe balancear el inventario para lograr bajos niveles que garanticen un alto nivel de servicio al cliente. La gestión de inventarios es una actividad compleja, ya que para evaluarla no es posible tener en cuenta, de forma aislada, indicadores y parámetros determinados, pues solo con una integración de resultados es posible determinar el nivel en que se encuentra la empresa (Lopes et al., 2012). El ciclo de Planificar, Hacer, Verificar y Actuar (PHVA) es una herramienta de mejora continua de gran utilidad en la implementación de cualquier procedimiento, la cual permite obtener una mejora integral del proceso que se analiza. 2. Diseño del procedimiento de gestión de inventarios Teniendo en cuenta lo antes planteado, surge la necesidad de buscar alternativas de solución que proyecten una manera eficaz de realizar aquellas actividades que garanticen una adecuada gestión de los inventarios. Es por ello que el diseño y aplicación de un procedimiento para la Gestión de Inventarios, constituye una importante herramienta dentro de las organizaciones. 2.1 Análisis crítico de los procedimientos estudiados Para realizar este análisis se tomaron seis procedimientos aplicados en diferentes países, comparándose entre ellos con el propósito de buscar los aspectos más relevantes contenidos en los mismos que garantizan una adecuada gestión de inventarios en las entidades para las que fueron diseñados. Los procedimientos estudiados fueron los siguientes:
En la siguiente tabla se muestra la comparación realizada, destacándose el nivel de importancia que se le asigna a cada aspecto analizado en los diferentes procedimientos.
Tabla 1. Comparación entre los procedimientos analizados.
Fuente: Elaboración propia.
Los resultados de esta comparación se pueden visualizar en la figura 1, que muestra gráficamente cómo se comportan los elementos analizados.
Como se puede apreciar, las principales deficiencias detectadas en los procedimientos están asociadas a la definición del método de gestión de inventarios a emplear (d), el establecimiento de indicadores (e) y el análisis de los proveedores y la demanda (b). Existen muchos factores que pueden afectar la gestión de inventarios, tales como el entorno económico, político y social, la inflación, la capacidad de producción, la disponibilidad de materia prima y los programas de producción, entre otros. (Alonso et al., 2009) Es decir, para lograr una gestión eficaz de los inventarios se debe analizar el contexto específico donde se desenvuelve la organización, lo que incluye el comportamiento de la demanda de los productos, así como las características de los proveedores con que trabaja la entidad. Además, se hace necesario el uso de modelos matemáticos que se complementen con el correcto funcionamiento de la organización. Esto permitirá establecer un método de gestión que se ajuste a las necesidades de la empresa y que, a su vez, pueda ser evaluado mediante indicadores que demuestren la eficacia del procedimiento aplicado. Se debe destacar que, a pesar de que todos los procedimientos hacen referencia a la utilización del ciclo de PHVA, su utilización se plantea de forma parcial, haciéndose énfasis principalmente la etapa de verificación. Es decir, en la mayoría de los casos se trata de procedimientos encaminados al control de los inventarios más que a su gestión. Debido a la importancia de contar con un procedimiento que permita gestionar los inventarios de manera eficaz y que integre el funcionamiento de la organización con su entorno, se propone el siguiente procedimiento. Para su diseño se tomó como base el “Procedimiento para la Gestión de Inventarios de Aprovisionamiento” elaborado por LOGESPRO de la Facultad de Ingeniería Industrial de la CUJAE. 2.2 Propuesta de procedimiento para gestionar los inventarios A continuación se definen los objetivos, principios, premisas y fases que conforman el procedimiento propuesto. Objetivo: Implementar un sistema de gestión de inventarios que garantice los recursos necesarios en tiempo, cantidad y surtido, al menor costo posible, disminuyendo la incertidumbre y logrando un mayor nivel de satisfacción de los clientes. Principios: El procedimiento se apoya sobre la base de los objetivos y estrategias de cada organización de manera particular y está basado en los siguientes principios:
Premisas: Para garantizar el éxito del procedimiento propuesto, se deben cumplir las siguientes premisas, que van orientadas a lograr un compromiso de la dirección para aceptar los resultados obtenidos e impulsar la implantación de los planes de mejora.
Fases y actividades del Procedimiento: El Procedimiento consta de cuatro fases que van desde la fundamentación de la política de surtidos hasta el cálculo de indicadores de eficacia y eficiencia. Para su correcta ejecución es preciso designar los responsables, participantes y requisitos de capacitación necesarios en cada fase. A continuación se muestran en la figura 2 cada una de las fases y actividades del modelo, las cuales serán explicadas posteriormente.
Fase 01: Fundamentos de la Política de Surtidos
Esta fase consta de cinco actividades fundamentales que permiten el establecimiento de las bases de la política de surtidos en cuanto a los lineamientos, los servicios que se prestan y la categorización de los productos que se consumen. La definición de la política de surtidos genérica, quedan registradas las familias, subfamilias, categorías y subcategorías de los productos que se desean gestionar. Los principios a considerar al conformar la política de surtidos son:
Para el desarrollo de la fase 1 se requiere desarrollar cinco actividades que se describen a continuación. 01.01. Definición de los lineamientos de la Política de Surtidos Su objetivo principal es definir los lineamientos de la Política de Surtidos. En los lineamientos se deben aclarar las directrices para la gestión de los inventarios, la cadena de mando por la cual debe ser aprobada la política de surtidos, la profundidad de la política, la categorización de los productos y los proveedores que los suministran. 01.02. Definición del nomenclador de servicios En esta actividad se definen y despliegan los diferentes servicios que la empresa ofrece a sus clientes. El nomenclador ayuda en el esclarecimiento de las familias y subfamilias a establecer en la Política de Surtidos genérica. 01.03. Definición de la Política de Surtidos Genérica Esta tarea tiene como objetivo establecer la estructura jerárquica de la Política de Surtidos y definir los tipos de productos que deben formar parte de dicha política. Debe realizarse basada en los resultados de las actividades previas y en el criterio de los especialistas que intervienen en la solicitud y compra de productos (aprobación y ejecución). En la figura 4 se muestra un esquema para definir una Política de Surtidos, en la que cada término se refiere a:
En la siguiente tabla se expone cómo quedaría una Política de Surtidos siguiendo la estructura anterior:
Tabla 2. Ejemplo de una Política de Surtidos con la estructura propuesta.
01.04. Definición del Catálogo Producto-Proveedor En esta actividad es donde quedan definidos los proveedores para cada tipo de producto de la Política de Surtidos. Para ello se tienen en cuenta los proveedores declarados en la Cartera de Proveedores de la empresa. 01.05. Actualización del codificador Mediante esta actividad se pretende reajustar la codificación teniendo en cuenta la estructura establecida en la Política de Surtido, con el objetivo de estandarizar la nomenclatura de los tipos de productos. Posteriormente se debe realizar una actualización del codificador establecido en la entidad. Teniendo en cuenta la Política de Surtidos y el Catálogo Producto-Proveedor establecidos anteriormente, en los cuales se asignan códigos a cada elemento, es posible establecer el sistema de codificación para los productos que se gestionan en la entidad, lo que se muestra en la figura 5. En este sistema de codificación las siglas empleadas representan: F: Familia. SF: Subfamilia. C: Categoría. SC: Subcategoría. I: Ítem. P: Proveedor.
Fase 02: Determinación del método de Gestión para cada tipo de producto
El principal objetivo de esta fase es determinar para cada tipo de producto el método de gestión de inventario a emplear, teniendo en cuenta criterios cuantitativos y cualitativos. Esta fase consta de dos actividades que se describen a continuación: 02.01. Determinación de las condiciones iniciales Con el fin de conocer los productos que tienen mayor incidencia en los servicios, en esta actividad, se determina su importancia teniendo en cuenta criterios cuantitativos a partir del comportamiento de los consumos de cada producto en los almacenes de la entidad en un período y se realiza un análisis empleando la técnica ABC. Para dicho análisis se proponen como criterios a evaluar:
Para la aplicación de la técnica ABC se debe tener en cuenta que la zona A representa aquellos tipos de productos que abarcan hasta el 80% del criterio evaluado, la Zona B entre un 80% y un 95%, y la zona C entre el 95% y el 100%. Según esta técnica, el 20% de los tipos de productos analizados, deben pertenecer a la zona A. Teniendo en cuenta los resultados de la evaluación de los criterios anteriores, se asigna una puntuación a cada tipo de producto, en dependencia de la zona a la que pertenece, haciendo uso de la siguiente escala:
De esta forma, el mayor valor que se puede obtener es de 9 puntos (Zona A en todos los criterios evaluados) y el menor es de 3 puntos (Zona C en todos los criterios). Una vez que se obtiene el listado que relaciona los tipos de productos con su puntuación final, se les otorga un nivel de prioridad, tal como se muestra en la siguiente figura.
Para garantizar que los niveles de prioridad asignados a cada producto, se correspondan con los intereses de la empresa, se debe tener en cuenta además el criterio de los especialistas, quienes definirán aquellos productos que por sus características deben permanecer físicamente en almacén o deben gestionarse a partir de una necesidad o rotura eventual. 02.02. Determinación del método de gestión de inventarios para cada tipo de producto A partir de los niveles de prioridad obtenidos en la actividad anterior, se establece un método de gestión de inventarios para cada tipo de producto. Para la determinación de este método se debe tener en cuenta la forma en que actualmente la empresa gestione sus inventarios. Las autoras proponen el empleo de los siguientes métodos de gestión de inventarios, teniendo en cuenta las características de los productos que se incluyen en cada uno de los niveles de prioridad establecidos.
Los tipos de productos con alto nivel de prioridad, representan altos importes para la empresa, por este motivo se selecciona el método de MAX-MIN para gestionarlos, pues este garantiza adquirir justamente las cantidades requeridas en el momento en que se necesitan. De esta forma, se mantiene un control sobre los niveles de inventario, que permite disminuir los costos asociados a la compra innecesaria de productos. El método de Frecuencia fija se selecciona para gestionar los tipos de productos de prioridad media, ya que este método permite adquirir las cantidades necesarias en cada pedido. La principal diferencia con respecto al método MAX-MIN, es que en este caso la frecuencia de pedido está predeterminada. Esto se ajusta a las características de dichos tipos de productos, cuya demanda, al mantener un nivel medio de frecuencia de movimiento, se puede cubrir con las cantidades almacenadas entre un pedido y otro. Para gestionar los tipos de productos de baja prioridad se propone un método A pedido, ya que este se emplea para productos cuya frecuencia de movimiento es baja o para satisfacer una necesidad específica. Fase 03: Cálculo de los parámetros de la Gestión de Inventarios.
En esta fase se le da respuesta a un grupo de interrogantes que surgen a la hora de gestionar los inventarios. ¿Qué tipo de inventario tener?, ¿Qué cantidad de producto se debe pedir?, ¿Qué cantidades almacenar?, ¿Cómo proteger la empresa ante incertidumbres? A estas cuestiones es posible darles respuesta mediante el cálculo de los parámetros de gestión de inventarios. Las actividades que conforman esta fase son las siguientes: 03.01. Cálculo de las variables de entrada. El objetivo de esta actividad es determinar las variables de entrada necesarias para calcular los parámetros de gestión de inventario. En esta actividad se tratan algunas variables que independientemente del método de gestión que se aplique, son indispensables para el cálculo de sus parámetros, tales como:
03.02. Cálculo de los parámetros de gestión de inventarios. Una vez obtenidas las variables de entrada se establecen los parámetros de gestión de inventario, que están en correspondencia con cada método de gestión seleccionado. Algunos de los parámetros que se calculan son:
En la tabla 3 se muestra un formulario que contempla expresiones de cálculo con base estadística, útiles para cualquier método de gestión que se emplee.
Tabla 3. Expresiones de cálculo generales para los métodos de gestión.
Para los métodos de gestión propuestos en el presente artículo, existen parámetros específicos, los que se exponen en las tablas 4 y 5.
Tabla 4. Expresiones de cálculo para los parámetros del método MAX-MIN. Fuente: (Torres, 2004).
Fuente: (Torres, 2004).
El método de gestión A pedido se propuso para los tipos de productos con un nivel bajo de prioridad. Debido a las características de estos tipos de productos, sus demandas están determinadas por necesidades puntuales de los clientes; por lo que no se requiere del cálculo de parámetros para su planificación. Fase 04: Cálculo de los Indicadores de la Gestión de Inventarios.
El objetivo principal de la fase es mantener un monitoreo del funcionamiento de la gestión de inventario en la empresa, mediante el establecimiento de un sistema de indicadores de eficiencia, que faciliten la retroalimentación en el control y la mejora continua en la aplicación del procedimiento. Esta fase incluye la siguiente actividad: 04.01. Determinación y cálculo de los indicadores de gestión de inventarios. En esta etapa se definen los indicadores de gestión de inventarios a calcular. Para ello se deja establecido sus notaciones, expresiones de cálculo, las variables necesarias para su determinación y las formas de interpretación de los resultados. Algunos de estos indicadores se relacionan a continuación.
Fuente: (Agüero y Rodríguez, 2014).
3. Discusión y análisis de resultados El procedimiento propuesto contiene los elementos detectados como importantes para lograr una eficiente gestión de los inventarios en las empresas; incluyendo aquellos que resultaron deficientes en el análisis realizado. Entre los principales aportes de la propuesta se encuentran:
Una vez que sea correctamente implementado el procedimiento propuesto, la empresa deberá obtener ventajas tales como: Disminución de los costos asociados a la adquisición de los productos: el procedimiento se basa en la existencia de un adecuado pronóstico de la demanda anual, lo que posibilita que las cantidades a comprar sean las necesarias y que los pedidos se ejecuten en el momento preciso. El gestionar eficientemente los pedidos, permite reducir los costos asociados a la adquisición de productos, al disminuir la compra de productos (o de cantidades de productos) innecesarios. Disminución de los gastos generales de almacén: mediante este procedimiento, se planifican las existencias y los surtidos a mantener en almacén, obteniéndose los niveles adecuados de inventario para cada tipo de producto. Esto posibilita la reducción de los costos asociados a los gastos de almacenaje, los cuales se ajustan a dichos niveles de inventario. Por otra parte, al comprarse las cantidades necesarias en el momento preciso, los niveles de ociosidad disminuirán paulatinamente, al igual que los gastos asociados a su mantenimiento y deterioro. Aumento del nivel de servicio ofertado a los clientes: con este procedimiento se establece la disponibilidad requerida para cada tipo de producto, teniendo en cuenta la demanda de los clientes. Esto permite contar con los suministros necesarios para responder eficientemente ante los pedidos solicitados, por lo que se incrementa el nivel de servicio y la satisfacción de los clientes. 4. Conclusiones En este artículo se realiza una comparación entre procedimientos para la gestión de los inventarios diseñados en diferentes países, obteniéndose como principal resultado que los aspectos menos atendidos en los mismos se refieren a la relación de la empresa con su entorno (análisis de los proveedores y del comportamiento de la demanda) y a la determinación de un método de gestión e indicadores de control. Por ello, se propone un procedimiento que permite integrar los aspectos antes señalados con un eficiente funcionamiento de la empresa. 5. Referencias Agüero Zardón, L. y Rodríguez González, M. Aplicación del “Procedimiento para la Gestión de Inventarios de SEISA” en la Gerencia de Aseguramiento. Tesis inédita presentada en opción al título académico de Ingeniero Industrial. Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría, Facultad de Ingeniería Industrial. La Habana, Cuba. 2014. Alonso, A.; Di-Novella, P.; Rodríguez, M. y Celis, P. Un estudio de la gestión de inventarios en Venezuela. Revista de la Facultad de Ingeniería Universidad Central de Venezuela [en línea]. vol.24, núm.3, septiembre, 2009 [fecha de consulta 15 junio 2015]. Disponible en: www.scielo.org.ve/pdf/rfiucv/v24n3/art07.pdf Álvarez Herrera, C.A. y Cabrera Ríos, M. Control de inventarios y su aplicación en una compañía de telecomunicaciones. Revista Ingeniería, Investigación y Tecnología [en línea]. vol.8, núm.4, octubre-diciembre, 2007 [fecha de consulta 26 agosto 2015]. Disponible en: www.redalyc.org/pdf/404/40480403.pdf Gutiérrez, V. y Vidal, C.J. Modelos de Gestión de Inventarios en Cadenas de Abastecimiento: Revisión de la Literatura. Revista Facultad de Ingeniería Universidad de Antioquia [en línea]. núm.43 Medellín, enero-marzo, 2008 [fecha de consulta 26 agosto 2015]. Disponible en: www.redalyc.org/articulo.oa?id=43004313.pdf Lopes Martínez, I.; Gómez Acosta, M.I. y Acevedo Suárez, J.A. Situación de la gestión de inventarios en Cuba. Revista Ingeniería Industrial [en línea]. vol.33, núm.3, septiembre-diciembre, 2012 [fecha de consulta 3 septiembre 2015]. Disponible en http://scielo.sld.cu/GI:_en_Cuba.pdf Pérez Cruz, D. y Vicente Prado, M. Diseño de un sistema de gestión de inventario en SEISA para las tecnologías Protecciones Eléctricas y Seguridad Electrónica. Tesis inédita presentada en opción al título académico de Ingeniero Industrial. Instituto Superior Politécnico José Antonio Echeverría, Facultad de Ingeniería Industrial. La Habana, Cuba. 2013. Torres, M. O. Procedimiento para la gestión de inventarios con demanda independiente en empresas comerciales y de servicios. Tesis inédita presentada en opción al título académico de Licenciado en Economía. Universidad de La Habana, Facultad de Economía. La Habana, Cuba. 2004. |
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Técnica Administrativa ISSN 1666-1680 http://www.cyta.com.ar - Recibido el: 23-10-2015; Aprobado el:30-10-2015 |
Volúmen:15 Número:2 Artículo:2 Buenos Aires, 15-04-2016 | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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