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| Figura 1 Aspecto General de un Libro de Cálculo |
La idea principal de esta sección, es la de presentar en forma muy resumida los aspectos que el lector debe manejar con respecto al esquema de las hojas de cálculo.
Existe software al respecto, Excel, Quatro Pro, Lotus. Para este material se referenciará en todos sus aspectos a la utilización del programa Excel de Microsoft.
Un libro de cálculo es una herramienta, con un potencial desconocido, que facilita muchas de las tareas típicas de las empresas; siempre y cuando se utilice en forma adecuada.
Estructuralmente es una serie de hojas, compuestas por filas y columnas, en donde se pueden realizar una gran variedad de operaciones. En un libro de cálculo las operaciones se realizan entre celdas, entre posiciones bidimensionales y tridimensionales; y no entre números concretos, como ocurre con una calculadora.
La apariencia general de un libro de cálculo se presenta en la Figura 1
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| Figura 1 Aspecto General de un Libro de Cálculo |
Esta herramienta tiene la propiedad de tener una estructura claramente delimitada (filas y columnas), pero desde el punto de vista funcional no puede ser delimitada, por lo tanto el conocimiento y la experiencia que se tengan sobre ella serán los factores críticos para determinar su oportuna y correcta aplicación.
A continuación, se presenta un planteo sobre distintas situaciones de una empresa y así determinar la racionalidad de usar o no un libro de cálculo:
• Situación 1: La administración está verificando las cuentas de cobro que un comercial expide a la empresa. Se trata de 10 facturas, que el pagador quiere revisar y solicita ayuda a su compañero para comprobar que no se ha confundido en el monto total.
En este caso no es razonable utilizar el computador, pues es una simple verificación que se puede realizar mediante una calculadora.
• Situación 2: El departamento financiero esta realizando estimaciones relativas a previsiones de impuestos, y así analizar la situación de la empresa a 5 años. EL Gerente ha solicitado esta cuenta a nivel general sin excesivo detalle.
No se requeriría la utilización de un computador debido a que no se requiere un cálculo específico, sino la posibilidad de plantear una situación que luego será variada. Es decir: que hasta no se cuente con un modelo claramente planteado, no es necesario utilizar el computador.
• Situación 3: El jefe de ventas de una microempresa de mensajería, desea disponer de información sobre tiempos medios de entrega, retrasos, ventas por empleado, y otros indicadores de cada uno de sus 12 empleados
Esta situación requiere de un sistema de gestión, y esto precisa de un modelo en donde se controlan tiempos de entrega, volumen de ventas. Lo que implica que para disponer de la información requerida se necesitará de un computador; en especial si se quiere tener un registro histórico de cada vendedor
Como se indicó en un principio, solo la práctica y el sentido común nos ayudan a decidir la necesidad de una calculadora o de un computador.
Este punto es de vital importancia para hacer un uso correcto de esta herramienta. Si no se hace así acabará utilizándola, como la gran mayoría de los usuarios que creen dominarla, de forma muy deficientemente. Se debe buscar la mayor eficiencia en el desarrollo de las diversas aplicaciones, evitando todo tipo de improvisación en su construcción.
El modelo básico es el conocido como Entrada-Salida y se resume en que todo modelo planteado en una hoja de cálculo se debe separar perfectamente entre lo que es la entrada de datos de lo que es la salida de datos.
La entrada, hace referencia a los datos que manualmente se introducen al modelo para que, tras realizar una serie de cálculos automáticos, se transformen en la información buscada. Esta segunda parte es consecuentemente la salida de datos.
Tomemos por ejemplo el caso de una empresa con una línea de 5 productos, cada uno con un descuento por compras de contado, el esquema para Entrada-Salida, para este simple ejemplo se presenta en la Figura 2.
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| Figura 2 Ejemplo Modelo Entrada-Salida |
Presentamos tres reglas de oro para el modelado de una hoja de cálculo:
- 1. Separar la zona de entrada de datos, de la zona de salida de datos
- 2. Nunca introducir un dato (número) en una fórmula. Véase el ejemplo presentado en la Figura 3
- 3. Orden dentro de la hoja; todos los datos deben estar claramente identificados.
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| Figura 3 Reglas de oro en el modelado de una hoja de cálculo |
Las fórmulas, comienzan con un signo (=) y son ecuaciones que efectúan cálculos con los valores ingresados en la hoja de cálculo. Por ejemplo, la siguiente fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado: =5+2*3.
Las siguientes fórmulas contienen operadores (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.- ver 2.3) y constantes (constante: valor que no se calcula y, por tanto, no cambia. Por ejemplo, el número 210, y el texto "Ganancias trimestrales" son constantes. Una expresión o un valor que resulte de una expresión no son una constante.).
| Fórmula de ejemplo | Acción |
| =128+345 | Suma 128 y 345 |
| =5^2 | Halla el cuadrado de 5 |
Las siguientes fórmulas contienen referencias relativas
(referencia relativa: en una fórmula, dirección de una celda basada en la
posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se
hace referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta
automáticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.) y nombres (nombre:
palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas,
fórmula o valor constante).
La celda que contiene la fórmula se denomina celda dependiente cuando su valor depende de los valores de otras celdas. Por ejemplo, la celda B2 es una celda dependiente si contiene la fórmula =C2.
| Fórmula de ejemplo | Acción |
| =C2 | Utiliza el valor de la celda C2 |
| =Hoja2!B2 | Utiliza el valor de la celda B2 de Hoja2 |
Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.
Para ejecutar las operaciones matemáticas básicas como
suma, resta o multiplicación, combinar números y generar resultados numéricos,
utilice los operadores aritméticos, presentados en la Tabla 1
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| Tabla 1 Operadores Aritméticos |
Con los operadores presentados mas adelante, se pueden comparar dos valores. Cuando se comparan dos valores utilizando estos operadores, el resultado es un valor lógico: VERDADERO o FALSO. Dichos operadores se presentan en la Tabla 2
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| Tabla 2 Operadores de Comparación |
Utilice el signo (&) para unir o concatenar una o varias cadenas de texto con el fin de generar un solo elemento de texto, tal como se presenta en la Tabla 3
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| Tabla 3 Operadores de Concatenación |
Combinan rangos de celdas para los cálculos con los presentados en la Tabla 4
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| Tabla 4 Operadores de Referencia |
Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.
• Precedencia de los operadores
Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica en la tabla a continuación. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha. Ver Tabla 5
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Tabla 5 Esquema de Operadores |
Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado: =5+2*3
Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar
la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por
3, con lo que se obtiene 21: =(5+2)*3
En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la
fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado
por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5: =(B4+25)/SUMA(D5:F5)
Una referencia identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Microsoft Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que desea utilizar en una fórmula. En las referencias se puede utilizar datos de distintas partes de una hoja de cálculo en una fórmula, o bien utilizar el valor de una celda en varias fórmulas. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro y a otros libros. Las referencias a celdas de otros libros se denominan vínculos.
De forma predeterminada, Microsoft Excel utiliza el estilo
de referencia A1, que se refiere a columnas con letras (de A a IV, para un total
de 256 columnas) y a las filas con números (del 1 al 65536). Estas letras y
números se denominan títulos de fila y de columna. Para hacer referencia a una
celda, escriba la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo,
B2 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la fila 2.
Varios ejemplos se presentan en la Tabla 6
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| Tabla 6 Estilo de Referencia A1 |
En el siguiente ejemplo (Figura 4), la función de la hoja de cálculo PROMEDIO calcula el valor promedio del rango B1:B10 en la hoja de cálculo denominada Mercadotecnia del mismo libro.
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| Figura 4 Referencia a otra hoja de cálculo |
Vínculo a otra hoja de cálculo en el mismo libro
Observe que el nombre de la hoja de cálculo y un signo de
exclamación (!) preceden a la referencia de rango.
• Referencias relativas Una referencia relativa en una fórmula, como A1, se
basa en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y de la celda a
la que hace referencia. Si cambia la posición de la celda que contiene la
fórmula, se cambia la referencia. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la
referencia se ajusta automáticamente. De forma predeterminada, las nuevas
fórmulas utilizan referencias relativas. Por ejemplo, si copia una referencia
relativa de la celda B2 a la celda B3, se ajusta automáticamente de =A1 a =A2.
Ver la Figura 5
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| Figura 5 Ejemplo de Referencias Relativas |
• Referencias absolutas Una referencia de celda absoluta en una fórmula, como $A$1, siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. De forma predeterminada, las nuevas fórmulas utilizan referencias relativas y es necesario cambiarlas a referencias absolutas. Por ejemplo, si copia una referencia absoluta de la celda B2 a la celda B3, permanece invariable en ambas celdas =$A$1. Ver Figura 6
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| Figura 6 Ejemplo de Referencias Absolutas |
• Referencias mixtas Una referencia mixta tiene una columna absoluta y una fila relativa, o una fila absoluta y una columna relativa. Una referencia de columna absoluta adopta la forma $A1, $B1, etc. Una referencia de fila absoluta adopta la forma A$1, B$1, etc. Si cambia la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia relativa y la referencia absoluta permanece invariable. Si se copia la fórmula en filas o columnas, la referencia relativa se ajusta automáticamente y la referencia absoluta no se ajusta. Por ejemplo, si se copia una referencia mixta de la celda A2 a B3, se ajusta de =A$1 a =B$1. Ver Figura 7
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| Figura 7 Ejemplo de Referencias Mixtas |
Si desea analizar los datos de la misma celda o del mismo rango de celdas en varias hojas de cálculo dentro de un libro, utilice una referencia 3D. Una referencia 3D incluye la referencia de celda o de rango, precedida de un rango de nombres de hoja de cálculo. Excel utilizará las hojas de cálculo almacenadas entre los nombres inicial y final de la referencia. Por ejemplo, =SUMA(Hoja2:Hoja13!B5) agrega todos los valores contenidos en la celda B5 de todas las hojas de cálculo comprendidas entre la Hoja 2 y la Hoja 13, ambas incluidas.
• Pueden utilizarse referencias 3D a las celdas de otras hojas para definir nombres y crear fórmulas mediante las siguientes funciones: SUMA, PROMEDIO, PROMEDIOA, CONTAR, CONTARA, MAX, MAXA, MIN, MINA, PRODUCTO, DESVEST, DESVESTA, DESVESTP, DESVESTPA, VAR, VARA, VARP y VARPA.
• No pueden utilizarse referencias 3D en fórmulas matriciales (fórmula matricial: fórmula que lleva a cabo varios cálculos en uno o más conjuntos de valores y devuelve un único resultado o varios resultados. Las fórmulas matriciales se encierran entre llaves { } y se especifican presionando CTRL+MAYÚS+ENTRAR.).
• No pueden utilizarse referencias 3D con el operador (operador: signo o símbolo que especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales.) de intersección (un solo espacio) o en fórmulas que utilicen una intersección implícita (intersección implícita: referencia a un rango de celdas en lugar de una celda que se calcula como una única celda. Si la celda C10 contiene la fórmula =B5:B15*5, Excel multiplica el valor de la celda B10 por 5 porque las celdas B10 y C10 están en la misma fila.).
En los ejemplos siguientes se explica lo que ocurre cuando se mueven, copian, insertan o eliminan hojas de cálculo que están incluidas en una referencia 3D. En los ejemplos se utiliza la fórmula =SUMA(Hoja2:Hoja6!A2:A5) para sumar las celdas A2 a A5 desde la hoja 2 hasta la hoja 6.
• Insertar o copiar; Si se insertan o se copian hojas entre la Hoja2 y la Hoja6 del libro (las extremas en este ejemplo), Microsoft Excel incluirá en los cálculos todos los valores en las celdas de la A2 a la A5 de las hojas que se hayan agregado.
• Eliminar Si se eliminan las hojas que hay entre la Hoja2 y la Hoja6, Excel eliminará los valores del cálculo.
• Mover Si se mueven hojas situadas entre la Hoja2 y la Hoja6 a una ubicación situada fuera del rango de hojas al que se hace referencia, Excel eliminará del cálculo sus valores.
• Calcular un punto final Si se mueve la Hoja2 o la Hoja6 a otra ubicación en el mismo libro, Excel ajustará el cálculo para que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.
• Eliminar un punto final Si se eliminan Hoja2 u Hoja6, Excel lo ajustará para que integre el nuevo rango de hojas que exista entre ellas.
También puede utilizarse un estilo de referencia en el que se numeren tanto las filas como las columnas de la hoja de cálculo. El estilo de referencia L1C1 es útil para calcular las posiciones de fila y columna en macros (macro: acción o conjunto de acciones que se pueden utilizar para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación Visual Basic para Aplicaciones.). En el estilo L1C1, Excel indica la ubicación de una celda con una "L" seguida de un número de fila y una "C" seguida de un número de columna. Se presentan ejemplos en la Tabla 7
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| Tabla 7 Estilo de Referencia L1C1 |
Desarrollar el siguiente taller a efectos de afianzar el tema de
referenciación de celdas
| El siguiente ejercicio consiste en fabricar las tablas de multiplicación | Que fórmula debe hacer usted en la celda C3, de modo que pueda ser copiada en todo el rango C3::L12, para que se tenga el siguiente resultado: | |
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Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.
Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
• Sintaxis: SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
• Prueba_lógica: Es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, la expresión se evalúa como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.
• Valor_si_verdadero; Es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.
• Valor_si_falso: Es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica
es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto
excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI
muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO
y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay
ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y
valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una
coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero).
Valor_si_falso puede ser otra fórmula.
Observaciones.
• Es posible anidar hasta siete funciones SI como argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso para construir pruebas más elaboradas. Vea el último de los ejemplos siguientes.
• Cuando los argumentos valor_si_verdadero y valor_si_falso se evalúan, la función SI devuelve el valor devuelto por la ejecución de las instrucciones.
• Si uno de los argumentos de la función SI es una matriz, cada elemento de la matriz se evaluará cuando se ejecute la instrucción SI.
• Microsoft Excel proporciona funciones adicionales que pueden utilizarse para analizar los datos basándose en una condición. Por ejemplo, para contar el número de veces que aparece una cadena de texto o un número dentro de un rango de celdas, utilice la función de hoja de cálculo CONTAR.SI. Para calcular una suma basándose en una cadena de texto o un número dentro de un rango, utilice la función SUMAR.SI. Obtenga información sobre calcular un valor basado en una condición.
Ejemplo:
• Se dan dos rangos de datos y se evalúa si cada uno de los datos del primer
rango supera cierto tope, dependiendo de ello, genera un mensaje o despliega en
la celda el valor del otro rango, ver la Figura 8
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| Figura 8 Ejemplo del Operador SI |
Utilice las funciones Y, O y NO y los operadores (operador: signo o símbolo que
especifica el tipo de cálculo que se debe llevar a cabo en una expresión. Hay
operadores matemáticos, comparativos, lógicos y referenciales) para realizar
esta tarea.
• Ejemplo de hoja de cálculo
Se evalúa una condición doble de un valor (que sea mayor a 20 y menor a 70), ver
Figura 9
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| Figura 9 Ejemplo de Funciones condicionadas |
Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO; devuelve FALSO si uno o más argumentos son FALSO.
• Sintaxis: Y(valor_lógico1;valor_lógico2; ...).
• Valor_lógico1, Valor_lógico2, ... son entre 1 y 30 condiciones que se desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.
• Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO o FALSO, o los argumentos deben ser matrices o referencias que contengan valores lógicos.
• Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto.
• Si el rango especificado no contiene valores lógicos, la función Y devuelve el valor de error #¡VALOR!.
Devolverá VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO; devolverá FALSO si todos los argumentos son FALSO.
• Sintaxis: O(valor_lógico1;valor_lógico2; ...).
• Valor_lógico1;valor_lógico2,... son entre 1 y 30 condiciones que desea comprobar y que pueden ser VERDADERO o FALSO.
• Los argumentos deben evaluarse como valores lógicos, como VERDADERO O FALSO, o en matrices o referencias que contengan valores lógicos.
• Si un argumento matricial o de referencia contiene texto o celdas vacías, dichos valores se pasarán por alto.
• Si el rango especificado no contiene valores lógicos, O devolverá el valor
de error #¡VALOR!
• Puede utilizar la fórmula matricial O para comprobar si un valor aparece en
una matriz. Para introducir una fórmula matricial, presione CTRL+MAYÚS+ENTRAR.
Una función lógica puede ser parte del argumento de otra, para entender el concepto se presenta un ejemplo de asignación de códigos a ciertos valores, con las siguientes condiciones:
Dato Menor a 50 ---> Bajo, Mayor a 50 y menor que 100 ---> Medio, Mayor que
100---> Alto
El modelo se presenta en la Figura 10
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| Figura 10 Ejemplo funciones lógicas anidadas y condicionadas |
Desarrollar el siguiente taller a efectos reafianzar el concepto de funciones lógicas
| Se tiene a continuación una formulación para chequear si una edad cumple o no | Que fórmula debe usted colocar en la celda d4, a efectos que si la edad reportada en C4 es mayor o igual que 20 y menor que 35, reporte Cumple Edad, y si no cumple dicha condición reporte No Cumple edad. Y luego copiar la fórmula al resto del rango D4:D9, de forma que se tenga el siguiente resultado: | |
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Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de los datos que desea encontrar.
La V de BUSCARV significa "Vertical".
• Sintaxis: BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado).
• Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
• Matriz_buscar_en: Es la tabla de información donde se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.
o Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z; FALSO (0); VERDADERO (1). De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.
o Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar del menú Datos y seleccione la opción Ascendente.
o Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos.
o El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
• Indicador_columnas: Es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es menor que 1, BUSCARV devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_columnas es mayor que el número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #¡REF!.
• Ordenado: Es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si se omite o es VERDADERO (1), devolverá una coincidencia aproximada. En otras palabras, si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado. Si es FALSO(0) , BUSCARV encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error # N/A.
• Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO (1) , utiliza el valor más grande que sea menor o igual a valor_buscado.
• Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A.
• Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO (0) , devuelve el valor de error #N/A.
Se presenta en la Figura 11, un ejemplo comparativo con resultados erróneos y
correctos
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| Figura 11 Ejemplo Buscarv() |
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a continuación, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en la tabla o matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparación se encuentren en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar información que se encuentre dentro de un número especificado de filas. Use BUSCARV cuando los valores de comparación se encuentren en una columna a la izquierda o de los datos que desee encontrar.
La H de BUSCARH significa "Horizontal".
• Sintaxis: BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas; ordenado).
• Valor_buscado: Es el valor que se busca en la primera fila de la tabla. Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
• Matriz_buscar_en: Es una tabla de información en la que se buscan los datos. Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango.
• Los valores de la primera fila del argumento matriz_buscar_en pueden ser texto, números o valores lógicos.
• Si ordenado es VERDADERO, los valores de la primera fila de
matriz_buscar_en deben colocarse en orden ascendente: ...-2, -1, 0, 1, 2,... ,
A-Z, FALSO, VERDADERO; de lo contrario, BUSCARH puede devolver un valor
incorrecto. Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar matriz_buscar_en.
• El texto en mayúsculas y en minúsculas es equivalente.
• Se pueden poner los datos en orden ascendente de izquierda a derecha seleccionando los valores y eligiendo el comando Ordenar del menú Datos. A continuación haga clic en Opciones y después en Ordenar de izquierda a derecha y Aceptar. Bajo Ordenar por haga clic en la fila deseada y después en Ascendente.
• Indicador_filas: Es el número de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la primera fila en matriz_buscar_en; si indicador_filas es 2, devuelve el valor de la segunda fila en matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_filas es menor que 1, BUSCARH devuelve el valor de error #¡VALOR!; si indicador_filas es mayor que el número de filas en matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #¡REF!.
• Ordenado: es un valor lógico que especifica si BUSCARH debe localizar una coincidencia exacta o aproximada. Si es VERDADERO o se omite, devolverá una coincidencia aproximada. Es decir, si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor mayor inferior a valor_buscado. Si es FALSO, BUSCARH encontrará una coincidencia exacta. Si no encuentra ninguna, devolverá el valor de error #N/A.
• Si BUSCARH no logra encontrar valor_buscado, utiliza el mayor valor que sea menor que valor_buscado.
• Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera fila de matriz_buscar_en, BUSCARH devuelve el valor de error #N/A.
Es muy factible, que al aplicar una función de búsqueda, se presente un mensaje de error, debido a que el elemento buscado no fue encontrado en la matriz de búsqueda, tal como se presenta en el ejemplo que se adjunta, en el cual se establece un pequeño presupuesto de artículos. Ver entonces la Figura 12
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| Figura 12 Ejemplo Buscarv(), con mensajes de error |
Debido a que se presenta el mensaje de error #N/A (no encontrado), el resto de la formulación (zona de totales), presenta errores. Para evitar esto, Excel proporciona funciones de información de error, que al combinarse con funciones lógicas puede generarse valores no de error en celdas que dependen de otras donde sea factible presentarse mensajes de error, tal como se aprecia en la Figura 13
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| Figura 13 Uso de las funciones de error |
La formulación combinada se presenta en la Figura 14, analice esto, y entienda mas adelante la función
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| Figura 14 Aplicación de funciones de error |
En esta sección se describen 9 funciones para hojas de cálculo que se utilizan para comprobar el tipo de un valor o referencia.
Cada una de estas funciones, a las que se conoce como funciones ES, comprueba el tipo del argumento valor y devuelve VERDADERO o FALSO dependiendo del resultado. Por ejemplo, ESBLANCO devuelve el valor lógico VERDADERO si valor es una referencia a una celda vacía, de lo contrario devuelve FALSO.
• Sintaxis: ESBLANCO(valor), ESERR(valor), ESERROR(valor), ESLOGICO(valor), ESNOD(valor), ESNOTEXTO(valor), ESNUMERO(valor), ESREF(valor). ESTEXTO(valor).
• Valor: Es el valor que desea probar. Puede ser el valor de una celda vacía, de error, lógico, de texto, numérico, de referencia o un nombre que se refiera a alguno de los anteriores.
La Tabla 8, presenta la descripción de cada función
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| Tabla 8 Funciones ES |
• Los argumentos valor de las funciones ES no se convierten. Por ejemplo, en la mayoría de las funciones en las que se requiere un número, el valor de texto "19" se convierte en el número 19. Sin embargo, en la fórmula ESNUMERO("19"), "19" no se convierte y ESNUMERO devuelve FALSO.
• Las funciones ES son útiles en fórmulas cuando se desea comprobar el resultado de un cálculo. Al combinar esas funciones con la función SI, proporcionan un método para localizar errores en fórmulas (vea los siguientes ejemplos).
Desarrolle el siguiente par de talleres a efectos de afianzar el concepto de funciones de búsqueda.
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| Que fórmula debe colocarse en la celda D3, de forma que se obtenga allí al número telefónico indicado en el rango F3:G6, de forma que se tenga el siguiente resultado: |
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Desarrolle una tabla con funciones lógicas y funciones de búsqueda a efectos de convertir tasas efectivas en tasas periódicas anticipadas, tal como se indica en la Figura 15.
Recuerde la siguiente fórmula:
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| Donde: In, Tasa Nominal - n, periodo | |
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| Figura 15 Taller sobre conversión de tasas |
Una empresa alemana acostumbra enviar sus mensajes bajo el siguiente código
secreto
La primera línea corresponde al abecedario correcto y la segunda línea
corresponde al abecedario secreto, de tal manera que el mensaje “Curso de
Excel”, utilizando el código secreto de los alemanes sería:
3FWECJ45J5T35Z
Diseñe una hoja de cálculo con 2 áreas:
1-Para colocar el abecedario secreto
2-Para dar la palabra y obtener su equivalente en el código secreto
Se deben presente las siguientes condiciones
_ No deben darse frases con longitud mayor a 42 caracteres
_ Es indiferente usar mayúsculas o minúsculas
Con base en el ejemplo anterior, desarrolle la formulación para que la palabra
codificada equivalga a la original:
Sugerencia:
Usar funciones para determinar la longitud de texto: Largo(), Buscarv() o
Buscarh(), si() y concatenación de texto
Se han presentado aquí algunos aspectos básicos para el desarrollo de los temas subsiguientes de este documento. Excel presente una amplia gama de funciones, las cuales no pueden ser recopiladas en forma amplia en su totalidad en ningún documento, pero en el ítem 5, se presenta una relación de las funciones del Excel, y para el área de finanzas, se presentan los ejemplos de Microsoft entregados con el mismo programa .
Microsoft, ha implementado en todos sus programas un ayudante (Help), el cual puede ser consultado en cualquier momento del uso del programa, el cual se encuentra en el menú de ayuda de la barra de herramientas.
Para el Excel por ejemplo, aparece como se indica en la Figura 16
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| Figura 16 Presentación del ayudante de Excel |
Al indicarle una consulta, se empieza a desplegar el menú de ayuda, donde se encuentra información y ejemplos de temas relacionados con la hoja de cálculo, esto lo puede apreciar en la Figura 17
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| Figura 17 Despliegue del Ayudante de Excel |
