Introducción al Microsoft Access

El Microsoft Access es un software utilizado para el desarrollo de sistemas de Base de Datos, basado en el argumento de las bases de datos relacionales, en el cual el usuario/proyectista mantiene informaciones organizadas de forma tabular. No es el objetivo de esta apostilla, detallar una metodología de análisis de sistemas orientado a la especificación de soluciones basadas en el argumento relacional. Normalmente este proceso de análisis y reflexión, previos al de la construcción, constituyen pasos importantes para la obtención de buenos sistemas automatizados de almacenamiento y recuperación de informaciones.

A lo largo del texto, se emplea un ejemplo/modelo muy simple basado en apenas tres tablas. Lo que se desea automatizar es una nómina de empleados donde, además de las informaciones típicas de nombre y número, participan informaciones asociadas referentes al departamento del empleado, su cargo y su salario. Estas informaciones constan en otras dos listas. Estas listas son naturalmente tabulares y su exacto contenido queda evidente a lo largo del texto.

El texto que sigue no pretende de forma alguna agotar todos los recursos y posibilidades del Access. En general, los puntos más relevantes y de utilidad más inmediata fueron abordados. Se intentó evitar el detalle minucioso principalmente en referencia a los recursos estéticos de la pantalla. Además de esto, ciertamente, hay puntos que simplemente fueron olvidados o ignorados a lo largo de esta compilación. La parte de programación no es abordada en este texto introductorio.

Todos los contenidos de una Base de Datos en Access son reunidos en un único archivo de extensión mdb.

Para abrir una Base de Datos Basta seleccionar el archivo de la pantalla de diálogo del menú Archivo opción Abrir Base de Datos.

Para crear una nueva Base de Datos:

1. Haga clic en Nueva de la barra de herramientas.
2. En el panel de tareas Nuevo Archivo, bajo Nueva, haga clic en Base de datos en blanco.
3. En el cuadro de diálogo Archivo nueva base de datos, especifique un nombre y una ubicación para la base de datos y, a continuación, haga clic en Crear.

El Access también crea un archivo de extensión lbd. Este archivo tiene utilidad en habientes multiusuarios donde una misma Base de datos puede estar siendo accedida simultáneamente por varios usuarios. Si este no fuera el caso, entonces no es necesario preocupare con este archivo. Inclusive no es necesario copiar el archivo conjuntamente con el archivo de extensión mdb, por ejemplo para un disco, pues si se llegara a precisar mas tarde el Access recreará el archivo ldb si él no estuviera presente.

Conviene observar que en el menú Archivo se cuenta con la opción Guardar,  ella no se refiere al archivo mdb, esta opción sirve para guardar objetos aislados del Access tales como: Tablas, formularios, consultas, informes y macros. Esto significa que a lo largo de una sesión, el archivo mdb es constantemente actualizado y no es posible revertirlo a su condición original al inicio de la cesión.