| Un proyecto es esencialmente un
conjunto de actividades
interrelacionadas, con un inicio y una
finalización definida, que utiliza recursos
limitados para lograr un objetivo
deseado. Los dos
elementos básicos que incluye esta
definición son: las actividades y los
recursos.
LAS ACTIVIDADES
son las tareas que deben ejecutarse para
llegar en conjunto a un fin
preestablecido (objetivo deseado); por
ejemplo: recopilar información; realizar
diagnósticos; confeccionar un diseño
global de un procedimiento, programar,
escribir manuales de procedimiento, etc.
(ver 6.1. metodología para el
desarrollo de sistemas)
Un aspecto fundamental
en todo proyecto es el orden en el cual
se realizan las actividades. Y para
determinar la secuencia lógica de
las actividades se debe establecer el
método, el tiempo y el costo
de cada operación.
LOS RECURSOS
son los elementos utilizados para
poder realizar la ejecución de cada una
de las tareas; como por ejemplo:
hardware, programas de base (sistemas
operativos), programas de aplicación,
discos de almacenamiento, energía,
servicios, inversiones de capital,
personal, información, dinero y tiempo (ver 2.3 consideraciones en un
plan estratégico informático).
Entonces: El fin
primario de desarrollar un proyecto debe
ser producir un programa calendario
en el cual los recursos, siempre
limitados, se asignen a cada una de
las actividades en forma
económicamente óptima.
Estas limitaciones en
cuyo contexto se resuelve planear un
proyecto pueden ser internas, por
ejemplo: computadoras disponibles,
capacidad del personal, disposiciones
presupuestarias, o bien externas,
como ser: fechas de entrega de cualquier
tipo de recursos, factores climáticos,
aprobaciones de organismos oficiales. En
ambos casos las limitaciones deben
tenerse particularmente en cuenta al
estimar los tiempos de cada actividad.
En cuanto al objetivo
del proyecto, este puede ser sencillo y
no demandar ni muchas tareas ni
demasiados recursos; o por el contrario,
puede ser complejo y exigir múltiples
actividades y una gran cantidad de
recursos para poder alcanzarlo.
Pero independientemente
de su complejidad, característicamente
todo proyecto reúne la mayoría de los
siguientes criterios:
- Tener un principio
y un fin
- Tener un
calendario definido de ejecución
- Plantearse de una
sola vez
- Constar de una
sucesión de actividades o de
fases
- Agrupar personas
en función de las necesidades
específicas de cada actividad
- Contar con los
recursos necesarios para
desenvolver las actividades
Ahora piense por un
instante en cada uno de los proyectos que
se desarrollan en las organizaciones, y
verá que todos ellos tienen cometidos
que deben cumplirse en un cierto plazo de
tiempo y que además requieren de la
concurrencia de otras personas.
Y es aquí donde
empieza a tener relevancia la figura del
administrador, en los proyectos a
realizarse en las organizaciones;
incluidos los proyectos informáticos.
Creo importante traer
el pensamiento de Deming, quien señala y
remarca muy claramente, al presentar su
teoría de Calidad Total, que el
administrador de un proyecto al
planificar las actividades, debe tener
presente que los mejores esfuerzos
constituyen un elemento esencial; pero
desgraciadamente, si estos esfuerzos se
toman aisladamente sin una debida
orientación basada en principios
administrativos, éstos esfuerzos pueden
causar profundos daños.
La necesidad de la
consistencia en los esfuerzos supone que
si cada uno sabe lo que tiene que hacer
y, que si cada uno hiciese lo mejor que
puede, el resultado sería la dispersión
del conocimiento y de los esfuerzos; por
lo tanto, no hay nada que substituya al
trabajo en equipo y a los buenos
líderes, para alcanzar una consistencia
entre los esfuerzos y el conocimiento
necesario.
Algo importante a tener
siempre presente es que: si el
administrador realiza un buen trabajo en
la gestión del proyecto, su éxito
podrá ser visto y verificado por los
demás; en caso contrario, naturalmente,
el fracaso también estará a la vista de
todo el mundo. La responsabilidad es muy
alta: alcanzar el objetivo o no. Pero la
oportunidad de "demostrar la
capacidad profesional", es de las
que no pueden dejarse pasa por alto.
Los administradores eficaces
de proyectos, son los que logran que el
trabajo se ejecute a tiempo,
dentro del presupuesto, y conforme
a las normas de calidad
especificadas.
1.1. QUÉ ES UN PROYECTO
INFORMÁTICO
De la definición de
proyectos, vista en el punto anterior,
podemos aplicarla a los proyectos
informáticos; y decir que: un proyecto
informático es un sistema de cursos de
acción simultáneos y/o secuenciales que
incluye personas, equipamientos de
hardware, software y comunicaciones,
enfocados en obtener uno o más
resultados deseables sobre un sistema de
información.
En el capítulo 6,
presentaremos cuáles son las tareas y en
qué secuencia deben realizarse (Metodología estructurada) para alcanzar el objetivo.
Ahora vamos a describir los distintos
objetivos que caracterizan a un proyecto
informático.
El inicio de un
proyecto informático generalmente está
dado en la solicitud de requerimientos de
los usuarios, y siendo que los diferentes
sistemas de Información abordan los
diferentes tipos de problemas
organizacionales; podemos clasificar a
los Sistemas de Información según sean
las aplicaciones que necesite cada
usuario en: Sistemas de Transacciones,
Sistemas de Soporte para la toma de
decisiones, y Sistemas Expertos.
FIGURA1.1
Clasificación de los sistemas de
información
También una buena
manera de abordar la estructura
conceptual para los sistemas de
información, es desde los trabajos de
Gorry y Scott Morton. En el que
relacionan el trabajo fundamental de
Herbert.A.Simon sobre la decisión
estructurada y no estructurada, con el
planeamiento estratégico, control
gerencial y control operacional de
Anthony.
Simon divide la toma de
decisiones en tres fases: Inteligencia
Diseño y Elección; en una decisión
estructurada, las tres fases son
totalmente inteligibles y computables por
el decisor humano; por lo cual esa
decisión es programable. En una
decisión no estructurada no hay pleno
entendimiento de una o algunas de esas
fases.
Henry C. Lucas también
toma a dichos trabajos, para poder
diferenciar los distintos tipos de
sistemas a fin de llegar a una
implementación exitosa, de sistemas de
información computarizados.
La siguiente tabla
muestra la estructura conceptual de Gorry
y Scott Morton.:
| |
Control
operacional |
Control Gerencial |
Planeamiento
Estratégico |
| Estructurado |
Cuentas a Cobrar Ingreso de pedidos
Control de
Inventarios
|
Análisis presupuestario
costos proyectados Presupuesto a corto
plazo
|
Ubicación de depósitos
y fabricas |
| Semi-estructurado |
Programación de la
Producción Administración de /
fondos
|
Preparación del
presupuesto Análisis de Varianza
presupuesto total
|
Planeamiento de nuevos
productos Fusiones
y Absorciones
|
| No-estructurado |
Sistema PERT y - / de
Costos |
Ventas y Producción |
Planeamiento de
investigación y desarrollo |
Los
recursos mas frecuentemente utilizados
que caracterizan a un sistema de
información, son los componentes de la
Tecnología de la Información ( TI
) como ser el uso de Hardware,
Software y Comunicaciones.
En cuanto a estos
elementos de la Tecnología de la
Información, podemos considerar que ya
han llegado a un desarrollo más que
suficiente para la aplicación en una
operación informática. Lo que nos lleva
a que la gestión de un hecho
informático como un proyecto integral,
tanto sea en su entorno de diseño, como
en su planificación y control, definen
una nueva etapa; una mayoría de edad en
el tratamiento informático.
Es así que hoy dada la
evolución en la Tecnología de la
Información, los proyectos de
aplicación típicamente administrativos,
desarrollados principalmente en pequeñas
y medianas empresas, y que desarrollan su
planeamiento informático basado en el
uso de las microcomputadoras; puedan ser
administrados por un único profesional
Es por todo esto que,
los conceptos de Proyecto y de
Metodología de diseño que, hasta hace
poco tiempo, eran solamente aplicados a
grandes emprendimientos; hoy también
deben ser aplicados a medianos y
pequeños emprendimientos.
Considerando entonces,
la importancia que la informática tiene
en los planes estratégicos de cualquier
empresa moderna; no solamente se debe
tener en cuenta la evolución de los
recursos de la tecnología de la
información, sino también las distintas
metodologías para el desarrollo de los
sistemas de información.
Así es que, el solo
hecho de considerar a un asunto
informático como un proyecto al que se
asocian técnicas y procedimientos de
diseño, supone un paso importante.
1.2. INICIO DE UN PROYECTO
NFORMÁTICO
Ya vimos una
clasificación (ver figura 1), que nos
permite clarificar el origen de un
proyecto informático, pero ¿cómo
podremos determinar la magnitud de un
Proyecto informático?.
En un entorno
informático estable, la decisión de
iniciar un proyecto viene dada por las
necesidades de: mantenimiento,
modificación, mejoramiento, reemplazo o
capacidad; encuadrándose así, el
proyecto informático, dentro de una
categoría de complejidad mostrada en la
figura 1.2:
El Mantenimiento del
programa; es una consecuencia de una
omisión realizada en la etapa del
diseño del sistema (ver 6.1. metodología para el
desarrollo de sistemas) e involucra solucionar fallas
menores del sistema, que obligará a la
realización de cambios en el programa;
como por ejemplo el descuido de no
considerar que puedan ocurrir en el
sistema, ciertas condiciones
extraordinarias; como sería el caso de
un aumento no previsto del 60 %, en la
emisión de órdenes de compra. Las
fallas también pueden provenir de otros
factores, como ser en el caso de que
existan cambios en las expectativas de
los usuarios.
La Modificación del
programa; involucra algo más que un
simple cambio en el programa; involucra
un cambio estructural de una entidad Por
ejemplo, un cambio en el número de
dígitos del código postal, o en el
código de zona telefónica. La
diferencia con el Mantenimiento es el
grado de importancia
El Mejoramiento del
sistema; es el agregado de capacidades
que no formaron parte del sistema de
información original; por ejemplo cuando
en una división se implementó un
sistema de inventarios, este sistema no
incluía un modulo para calcular la
futura demanda de bienes y partes. La
inclusión de este sofisticado módulo de
cálculo es considerado un mejoramiento
del sistema.
El Reemplazo del
sistema; ocurre cuando los sistemas
de información se tornan físicamente,
tecnológicamente o competitivamente obsoletos.
Como es el caso de la utilización del
láser, en el reconocimiento óptico de
caracteres para la lectura del código de
barras, remplazando a la entrada por
teclado.
La Nueva Capacidad
del sistema; son sistemas de
información para los cuales no es
necesario el uso de la automatización.
Están dados por la capacidad de poder modelizar
la aplicabilidad de nuevos sistemas. Un
ejemplo de ello, es la aplicación de los
sistemas expertos.
Figura 1.2 Categorías
de los sistemas de información
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