Gestión tecnológica en las organizaciones: ¿quiénes deben asumir esta función?

Aronica, Sandra Fabiana; Peretti, María Florencia

Review article

Gestión tecnológica en las organizaciones: ¿quiénes deben asumir esta función?

Technological management in the organizations: who should assume this function?

Aronica, Sandra Fabiana ⓘ
Instituto de Administración, Facultad de Ciencias Económicas,
Universidad Nacional de Córdoba. Argentina

Peretti, María Florencia ⓘ
Instituto de Administración, Facultad de Ciencias Económicas,
Universidad Nacional de Córdoba. Argentina

Resumen

In its first applications, organizations used Information systems (IS) to automate tasks of administrative-accountant nature without adequately consider strategic impact. However, currently the Information Technology (IT) has to support IS to enable strategic improvements and in this sense, the organization must manage its human resources, tasks, technology, culture and structure in accordance with the interdependencies that are generated around to information flows according to business strategies.Thus, in organizations is emerging a new feature, the technological one, that until now was considered only as a business support and now must be considered a greater role within the organization, similar to others such as finance, marketing , production, and therefore must be managed as such.

Abstract

This relates to the technology incorporated in the organizations that support the IS and the people who administer it. That is why we consider it necessary to explore on their implications and, especially, about the role that economic sciences professionals ay assume with respect to this function. Strategic use of IT to improve organizations, in addition to being a career opportunity, is also an opportunity that should be included in the curriculum for students in economics, especially in the future graduates of Business Administration. This work aims to highlight the importance of Technology Management in organizations to agree on who will be responsible to assume this role within them.

Palabras Clave:

gestión tecnológica, incumbencias profesionales, estrategia tecnológica ⓘ

Keyword:

Technological Strategy, , ⓘ

Introducción

No hay dudas de que la Tecnología de Información (TI) y los Sistemas de Información (SI) que soporta brindan grandes oportunidades para crear ventajas competitivas, para cambiar la manera como una empresa compite o para innovar los procesos de una organización y es por ello que su gestión es sumamente necesaria. La importancia estratégica y operativa de los Sistemas de Información en los negocios no es cuestionada. Por lo tanto existe la necesidad real de que los administradores y profesionales de negocios sepan cómo administrar esta función organizacional vital.

En sus primeras aplicaciones, las organizaciones utilizaron los SI para automatizar tareas organizativas de índole administrativa-contable sin considerar de forma adecuada su impacto estratégico. Sin embargo, actualmente la TI tiene que apoyar SI que permitan mejoras estratégicas y en este sentido, la organización debe administrar a sus recursos humanos, tareas, tecnología, cultura y estructura de acuerdo con las interdependencias que se generan en torno a los flujos de información acorde a las estrategias del negocio.

Los procesos de una organización son con frecuencia complejos e ineficientes. En muchos casos la TI se ha utilizado para hacer lo mismo de una manera más rápida con el consecuente ahorro de costos. Pero, en los días que corren esto está cambiando y la TI no solo hace más eficientes los procedimientos, si no que además puede utilizarse estratégicamente como fuente de ventajas competitivas sostenibles.

¿Qué es la gestión tecnológica?

Todo lo referente a la gestión tecnológica se encuentra aún en proceso de definiciones debido a lo reciente de las reflexiones sobre la temática, los constantes cambios en las reglas, modelos, valores, procedimientos e instituciones requeridos para configurar la nueva lógica general de gestión empresarial en el contexto del nuevo paradigma tecno-económico. La complejidad y velocidad de los cambios que se están produciendo, el uso intensivo del conocimiento, la tecnología y la innovación como factores dominantes y responsables del éxito de las empresas en el nuevo ambiente empresarial, demandan nuevas prácticas de gestión.

“Esta necesidad de búsqueda intencionada y sistemática del desarrollo de innovaciones apoyadas en la tecnología, al ritmo impuesto por la velocidad de cambios de conocimientos y del mercado, están promoviendo la gestión tecnológica como la función más importante en la gestión empresarial, por ser ella la responsable de la gestión del recurso clave para la competitividad”. (Gaynor ed., 1996)

En términos generales los conceptos de gestión, administración y gerencia son sinónimos a pesar de los grandes esfuerzos y discusiones por diferenciarlos. En la práctica se observa el término management traducido como administración pero también como gerencia. Y en los libros clásicos se toman como sinónimos. Lo esencial de dicho concepto - administración, gestión y gerencia - está en que los tres se refieren a “un proceso de planear, organizar, dirigir, evaluar y controlar” como lo planteara H. Fayol al principio del siglo pasado o Koontz actualmente.

Dicho esto, estamos en condiciones de definir Gestión Tecnológica (GT) tal cual como la encontramos en el glosario de términos de Bid-Secab-Cinda (1990): "La gestión tecnológica es la disciplina en la que se mezclan conocimientos de ingeniería, ciencias y administración con el fin de realizar la planeación, el desarrollo y la implantación de soluciones tecnológicas que contribuyan al logro de los objetivos estratégicos y técnicos de una organización".

El objetivo de la gestión tecnológica no se limita a que la empresa pueda aplicar tecnología con éxito en algunas ocasiones, sino que persigue implantar una conciencia elevada de la necesidad de administrar continuamente la tecnología aplicada.

La gestión tecnológica es conocimiento y es práctica. Es un sistema de conocimientos y prácticas relacionados con los procesos de creación, desarrollo, transferencia y uso de la tecnología.

¿Quiénes deben asumir la función tecnológica?

Podemos comenzar definiendo al Administrador de Recursos Informáticos (ARI) como la persona encargada de gestionar uno o más RI.

Andreu, Ricart y Valor (1996) mencionan 4 fases por las cuales transitó el área de sistemas desde los años 60 hasta la actualidad y de cómo fueron cambiando los responsables de la tecnología dentro de la organización a medida que la misma fue cambiando su protagonismo.

Nolan (1982), por su parte, desarrolló la teoría de que la función informática transita en las organizaciones por 6 etapas de madurez. Estos enfoques nos ayudan a comprender el por qué, el como pasó, el cómo se llegó a la situación actual por la cual, tecnológicamente hablando, transitan muchas organizaciones. Si comparamos ambos enfoques (ver Cuadro 1) obtendremos una primera aproximación de “a quién” le ha correspondido gestionar la TI en los distintos momentos.

Etapas de Nolan	Fases según Andreu, Ricart y Valor	¿Quién gestiona la TI?
Etapa 1. Inicio: El SI se utiliza para tareas de tipo operativas. Hay poca planificación de los sistemas de información. Los usuarios no son demasiado conscientes del valor de la tecnología.	Fase 1: Aparición masiva de la informática por los años 60, con grandes aparatos que requerían un ambiente acomodado especialmente para los mismos. Aislamiento progresivo del departamento de procesamiento de datos del resto de la organización. El objetivo primordial de los directivos al incorporar la informática a sus empresas era la reducción de costos de proceso de información, por ello las primeras aplicaciones de sistemas de información fueron la contabilidad, nómina y facturación. Procesos puramente administrativos, que las nuevas tecnologías permitían en aquel momento hacer lo mismo de forma mucho más eficiente y con mayor precisión	“Departamento de Procesamiento de Datos” que generalmente dependía del Área de Administración y daba repuesta a usuarios que necesitaban automatizar sus tareas. Rol cumplido por técnicos con conocimientos administrativos limitados que daban apoyo tecnológico a diferentes áreas de la organización.
Etapa 2. Expansión. Crecen las expectativas de los usuarios en lo relativo a las posibilidades que la TI les brinda. Sin embargo no hay una comprensión clara de sus beneficios y sus limitaciones. La tecnología se considera un añadido a la organización y se miden poco las necesidades reales de los que la están utilizando. El control de presupuestos y gastos en las herramientas tecnológicas es mínimo y aparecen problemas técnicos con el desarrollo de programas. Una porción creciente del esfuerzo en programación se utiliza en el mantenimiento de los sistemas. Se está en un momento de crecimiento con falta de planificación	Fase 2: Expansión anárquica de las aplicaciones informáticas. El departamento de informática se ve en la necesidad de hacer frente a peticiones de usuarios que cada vez son más complejas y relacionadas con el funcionamiento del negocio. Entre otras razones, la incomprensión de los responsables de informática de los problemas planteados por los usuarios, hace que en muchas ocasiones no se tomen las decisiones adecuadas desde el punto global de la compañía.	“Departamento de Sistemas” que ya no depende solo de Administración) es el responsable de los SI y continúa asignando los recursos y prioridades a las peticiones de las diferentes unidades funcionales (ya no usuarios puntuales) Rol cumplido por técnicos con conocimientos administrativos limitados que daban apoyo tecnológico a diferentes áreas de la organización.
Etapa 3. Formalización. A medida que se suceden los problemas de forma continua debido a la falta de planificación de los SI hay una necesidad creciente de hacer un esfuerzo por planificar. Se reorganiza el departamento de procesamiento de datos. Su dirección ha de justificar gastos y actividades de la misma forma que otros grandes departamentos en la organización. Se controla la proliferación de proyectos imponiendo cargas en los departamentos de los usuarios por el desarrollo de proyectos y el uso de servicios informáticos	Fase3: Las grandes inversiones y las quejas de los usuarios que no ven sus necesidades cubiertas como antes (cuando sólo era automatizar tareas rutinarias) hacen que los responsables de la compañía decidan afrontar el problema de los SI desde un punto de vista global. A partir de este momento se establecen planes sistemáticos de definición de necesidades de información coherentes con los objetivos estratégicos de las unidades funcionales de la compañía. El “Responsable de Sistemas” coordina al equipo interdepartamental que elabora la propuesta del “Plan de Sistemas”. Una vez aprobado el plan de sistemas por la dirección, fija los presupuestos de SI, las aplicaciones a desarrollar en el período presupuestario y las políticas de asignación a los recursos que puedan seguir a cargo del responsable de SI.	“Gerencia de Sistemas”. Sus responsabilidades han cambiado completamente, se ha convertido en un “coordinador” del equipo interdepartamental que elabora el “Plan de Sistemas” Este rol es cumplido por técnicos / administradores que dan apoyo tecnológico a diferentes funciones organizacionales (otras gerencias) y como una gerencia más, surgen dentro de ella áreas específicas, como por ejemplo: administradores de redes, administradores de bases de datos, desarrolladores de software (analistas y programadores), soporte a usuarios, etc., todos ellos con gran base de formación tecnológica que por la inercia organizacional tuvieron que aprender sin demasiada planificación conceptos básicos de administración.
Etapa 4. Integración. Consolidada la etapa 3, la función de procesamiento de información toma una nueva dirección. Se orienta más hacia la obtención de información propiamente dicha. De forma paralela se produce la introducción de terminales interactivos en los departamentos de los usuarios, el desarrollo de una base de datos con presencia de tecnologías de comunicación. Los usuarios antes controlados presupuestariamente, ahora son capaces de satisfacer su demanda de necesidades informáticas. Hay un crecimiento en la demanda de aplicaciones y por tanto, un aumento considerable en la oferta y gasto para satisfacer esta demanda. A medida que tiene lugar un crecimiento rápido, el control a través de las tecnologías resulta ineficiente. De forma particular la redundancia de datos y la duplicación de los mismos se convierten en un problema significativo
Etapa 5. Administración de datos. La respuesta a los problemas de la etapa 4 consiste en tratar de controlar la gestión de los datos. Se pasa a considerar a los datos como insumos en el proceso de producir información a considerarlos un resultado, teniendo en cuenta que los datos son recursos en las empresas. Por lo tanto tienen que ser gestionados. En esta fase se desarrolla una base de datos integrada que da servicio a las necesidades organizativas. Las aplicaciones crecen alrededor de esta base de datos. Los usuarios han de mantener una mayor integridad y uso correcto de los recursos de información
Etapa 6. Madurez. El SI es integral, para todo el funcionamiento de la empresa. La cartera de aplicaciones encaja cada vez más con las actividades de la organización. La estructura de datos se convierte en un modelo de datos	Fase 4: Es difícil obtener ventajas competitivas sostenibles si los planes de TI/SI se desarrollan de manera pasiva solamente en función de la estrategia de la empresa y para apoyar a la misma; es necesario algo más, integrar las posibilidades de los SI y las TI con la estrategia de la empresa en el momento de formularla. Es preciso pasar a una situación activa de cooperación TI/SI-estrategia de la compañía.	La “Dirección” o “Alta Gerencia” es responsable por la gestión de la TI/SI utilizados estratégicamente por la empresa. Este rol debe ser asumido por profesionales de la Administración con nociones técnicas que comprendan la función tecnológica y posean habilidades para su gestión.

Fuente: elaboración propia

Como podemos observar, la gestión de la tecnología, a la vez que fue tomando protagonismo en el interior de las organizaciones, requirió cada vez en sus responsables de capacidades de gestión además de los conocimientos tecnológicos. La planificación, el diseño y la implementación de SI no son procedimientos triviales, se debe tener en cuenta la relación de los mismos con los demás sistemas que configuran la infraestructura de la empresa y deben asegurar la coherencia del SI resultante con la estrategia competitiva de la empresa.

Con el tiempo la tecnología se fue infiltrando en los diferentes procesos de la empresa pasando a ocupar casi todos los ámbitos. Hoy la TI soporta la toma de decisiones, las relaciones con externos, el negocio, su administración. Es por eso que los usuarios se ven forzados a estudiar más de tecnología y los técnicos deben conocer más de administración y de los negocios. La gestión de los recursos de información (RI) es una responsabilidad cada vez más importante para los directivos y por lo tanto, cada vez más inherente a los profesionales de ciencias económicas. La información y el soporte tecnológico que la contiene se deben gestionar adecuadamente para asegurar su uso eficiente buscando siempre el beneficio operativo y estratégico de la organización.

La importancia que las TI han alcanzado es enorme. Han dejado de ser una herramienta de soporte y/o un área accesoria para convertirse en una función totalmente necesaria para cualquier organización. Hoy en día es impensable concebir a una empresa que no use las TI para la gestión del día a día.

Si bien las organizaciones han invertido mucho dinero en adecuar o adquirir la última tecnología disponible, la mayoría de esas inversiones no han sido evaluadas desde el punto de vista estratégico, siendo que las decisiones se tomaron en base a recomendaciones de los informáticos, por seguir la tendencia de la última tecnología o por razones que poco tienen que ver con la adecuación a las necesidades estratégicas de la empresa, ecuaciones financieras o análisis de costo/beneficio relativas al negocio que las mismas tecnologías están atendiendo.

Pérez Moya (1997) expresa que “la gestión estratégica de la tecnología es el proceso de convergencias de la tecnología con las demás funciones de la empresa para lograr la gestión estratégica del negocio”. En la gestión estratégica del negocio, la gestión de la tecnología, al igual que la gestión de las otras funciones, tiene como objetivo básico la utilización óptima de los recursos internos y externos para alcanzar la máxima contribución a los objetivos del negocio. El principal desafío entonces para quien administre la función tecnológica es alinear la TI con las necesidades del negocio de manera eficiente.

La razón por la cual las TI deben ser gestionadas en forma alineada con las estrategias del negocio como cualquier otra función perteneciente a la organización, es principalmente su capacidad para generar y/o sustentar ventajas competitivas. Pero para ello, se debe ir más allá del modelo actual que limita sus funciones a la mera automatización de procesos y al control de costes. Por el contrario, la gestión tecnológica debe orientarse a generar valor y adoptar una posición transversal en la organización centrándose en la transformación de los procesos de negocio.

“… La gestión de tecnología no es absolutamente un asunto tecnológico sino un proceso de negocios que va más allá de la ciencia y la ingeniería, que incide en cada uno de los aspectos de las prácticas de negocios de una organización y que integra los diversos aspectos de negocios que se necesitan para desarrollar ventajas competitivas”. (Gaynor, 1999)

La gestión tecnológica se encuentra inmersa dentro de todas las áreas de la organización e interviene en todas sus funciones. Sin embargo, no se requiere crear un departamento de GT o el cargo de gerente de tecnología dentro de la empresa, aún cuando es imprescindible la adecuada comprensión y administración de la TI para que proporcione los efectos esperados.

“Para conseguir una integración real entre TI/SI y estrategia de negocio es necesario que el propio proceso de formulación de la estrategia de negocio incorpore ingredientes de TI/SI de la misma forma que lo hace con otras funciones comercial, producción, control,..” (Andreu, Ricart y Valor, 1996)

Esto sin duda se convierte en un desafío para el cual los profesionales en ciencias económicas se encuentran mejor posicionados a la hora de afrontarlo que aquellos profesionales que tienen una marcada formación tecnológica pero que no pueden integrar fácilmente una visión holística de las necesidades organizacionales.

Conclusiones

La concurrencia de oportunidades que se presenta ante la disponibilidad tecnológica y las mejores prácticas de administración en el campo de la estrategia, permiten a las organizaciones obtener resultados, que hasta hace poco podían verse como utópicos. El conocimiento y la tecnología están al alcance de todas las organizaciones, en realidad lo que hace falta es voluntad para atreverse a cambiar

En esencia, lo que ayuda a una empresa a competir en mejores condiciones no es la tecnología por sí misma, sino la capacidad para gestionarla en beneficio del negocio frente a los competidores y en armonía con el resto de sus funciones estratégicas.

Gestionar la TI requiere un proceso de planificación paralelo que forma a su vez parte de la planificación estratégica, táctica y operativa de la organización.

Es claro que los esfuerzos deben ser orientados principalmente hacia dotar y fortalecer a los profesionales en ciencias económicas de las capacidades necesarias para aprehender y aplicar la TI no como un simple apoyo para la empresa, sino como una función organizacional vital necesaria para el desarrollo de su profesión. Es así que los mismos deberán actualizar su visión estratégica en función de la nueva realidad; deberán mejorar sus habilidades técnicas, administrativas y de negocios para comprender y adaptarse al nuevo rol de las TI y a la necesidad de su gestión, al igual que en las otras funciones comprendidas en las organizaciones actuales.

Utilizar estratégicamente la TI para mejorar las organizaciones, además de ser una oportunidad profesional, es también una oportunidad que se debería incluir en la currícula de los estudiantes en Ciencias Económicas, especialmente en la de los futuros administradores. La formación hoy comúnmente establecida en esta área de conocimiento se encuentra mayormente ligada a la Ingeniería en Sistemas y menos relacionada con el proceso organizacional de planeación, organización, dirección y control del conjunto de recursos tecnológicos que sirven de plataforma al manejo estratégico de la información en una organización.

Desde la perspectiva empresarial, la desatención curricular académica de estos aspectos genera perjuicios para las organizaciones, pues sumidas en mayor o menor grado en este fenómeno, no encuentran perfiles profesionales que atiendan específicamente dicha problemática. Esto no quiere decir que en general la calidad de los profesionales actuales de TI sea deficiente, sino que en la formación universitaria actual los futuros profesionales no desarrollan competencias administrativas informáticas a nivel organizacional que les serán indispensables para gestionar la función tecnológica de las organizaciones adecuadamente.

Es por ello que estamos convencidas de que el mayor desafío será que los profesionales en ciencias económicas adviertan la inminente necesidad que tienen las organizaciones de alinear las estrategias tecnológica y global y que reconozcan que la TI es un tema que les pertenece. Para esto deberán abordar a la función tecnológica como tal, es decir, como un tema que les compete ampliamente y para el que no existe profesional que esté mejor preparado que ellos, ya que conocen el negocio en forma integral y por lo tanto tienen la capacidad de ser reales agentes de cambio llevando a cabo una mejor GT y agregando valor al negocio.

Obviamente que esto no significa que se deba prescindir del resto de especialistas en TI, sino todo lo contrario, para gestionar adecuadamente la TI es necesario coordinar todos los recursos, conocimientos y potencialidades como una función estratégica más de la organización que merece ser tomada en consideración como tal.