Evaluación de la gestión logística en almacenes de alimentos

Treto Suárez, Yoanys; Mondeja Pérez, Odalis; Reyes Pérez, Jesús

Research article

Evaluación de la gestión logística en almacenes de alimentos

Evaluation of the logistical administration in warehouses of foods

Treto Suárez, Yoanys ⓘ
Centro de Gestión del Conocimiento del Comercio Interior. Filial Villa Clara. CUBA

Mondeja Pérez, Odalis ⓘ
Centro de Gestión del Conocimiento del Comercio Interior. Filial Villa Clara. CUBA

Reyes Pérez, Jesús ⓘ
Centro de Gestión del Conocimiento del Comercio Interior.
Filial Villa Clara. CUBA

Resumen

Los alimentos requieren una esmerada atención por ser un producto perecedero muy sensible, donde sus características o propiedades variar en función del tiempo. En muchas ocasiones las instalaciones dedicadas a su almacenamiento no son las más adecuadas, por lo que se debe prestar una esmerada atención a los procesos logísticos presentes en estas instalaciones, en aras de lograr que estos productos lleguen al cliente final con la mejor calidad. Para lograr una adecuada gestión de la logística de almacenes, es que en el presente trabajo se brinda una metodología que posibilita la evaluación de los procesos logísticos en los almacenes de alimento, a partir de una Lista de chequeo y un Manual de Procedimiento asociado. La metodología posibilita tener controlado de manera permanente los procesos logísticos asociados a la gestión de almacenes y poder accionar sobre ellos en caso de cualquier desviación.

Abstract

The foods require a careful attention to be a very sensitive perishable product, where their characteristics or properties to vary in function of the time. In many occasions the facilities dedicated to their storage are not the most appropriate, for what a careful attention should be lent to the processes logistical present in these facilities, for the sake of achieving that these products arrive to the final client with the best quality. To achieve an appropriate administration of the logistics of warehouses, it is that presently I work you offers a methodology that facilitates the evaluation of the logistical processes in the food warehouses, starting from a checkup List and a Manual of associate Procedure. The methodology facilitates to have controlled in a permanent way the logistical processes associated to the administration of warehouses and to be able to work on them in the event of any deviation.

Palabras Clave:

Procesos Logísticos, Gestión, Logística de almacenes ⓘ

Keyword:

Logistics Processes, Management, Logistics ⓘ

INTRODUCCIÓN

Desde la antigüedad el hombre ha tenido que guardar todo aquello que produce, para consumirlo con cierta dosificación. Esta es la razón de la existencia de los almacenes. Según Acevedo Suarez (2010): el hombre produce bienes en un lugar determinado del tiempo, pero precisa consumirlos con regularidad, todos los días.

El almacén es un sistema de naturaleza compleja, en el que se integran diferentes elementos tecnológicos, organizativos, de seguridad y de control.

Se plantea que existen cuatro razones para que una empresa realice actividades de almacenamiento: Reducción de los costos de producción- transporte, Coordinación de la demanda y el suministro, Apoyo al proceso de producción y Apoyar al proceso de comercialización.

Cuba, en su condición de país bloqueado y azotado frecuentemente por catástrofe naturales, enfrenta la necesidad de almacenar grandes cantidades de alimentos durante prolongados periodos de tiempo, debido a las largas distancias de sus proveedores.

Por otro lado, si bien desde hace varios años el almacenamiento en sacos tiende a desaparecer en el mundo desarrollado y se ejecutan altas inversiones en silos, la estructura de transportación y entrega que actualmente existe en nuestro país, nos indica su prevalencia durante los próximos años en sus etapas de almacenamiento y distribución.

Por estas razones el país debe realizar grandes compras de alimentos, como una de las vías para lograr disminuir los costos o bien para aprovechar una coyuntura del mercado y por ende suplir la demanda. Por lo que las empresas cubanas que almacenan grandes cantidades de alimentos, deben prestar atención absoluta a estas instalaciones y a sus procesos logísticos.

De acuerdo a lo expresado anteriormente, nos trazamos como Objetivo General: "Diseñar una metodología para la evaluación de la gestión logística en almacenes de alimentos".

Para alcanzar el objetivo antes señalado se proponen los objetivos específicos siguientes:

Conocer el estado del arte de la temática investigativa, abarcando esta, la logística empresarial, el análisis por procesos, la métrica de la gestión de almacenes, entre otros.
Desarrollar una metodología para la evaluación de la gestión logística en almacenes de alimentos.
Comprobar y validar mediante datos reales y concretos, la metodología para la evaluación de la gestión logística en almacenes de alimentos.

TÉCNICAS Y MÉTODOS

La metodología elaborada está formada por una Lista de chequeo, la cual brinda como información primaria, el estado real del comportamiento de los procesos a través de la sintomatología que presentan los mismos, Para su elaboración se utiliza como referencia la brindada por Acevedo Suárez (2010), Ayala Bécquer (2013), Treto Suarez (2014).

Las bases conceptuales que se tiene en cuenta son la aplicación del análisis por procesos, el mejoramiento continuo, así como la valoración del marco regulatorio vigente.

Análisis por proceso: La identificación y gestión sistemática de los procesos empleados en la organización y en particular las interacciones entre tales procesos se conocen como "Enfoque Basado en Procesos". ISO 9000: 2005. El hecho de considerar las actividades agrupadas entre si constituyendo procesos, permite a una organización centrar su atención sobre áreas de resultados. Los procesos se distinguen por obtener resultados que son importante conocer y analizar y para conducir a la organización hacia la obtención de los resultados deseados (Guía para una gestión basada en procesos). Existen varias clasificaciones de procesos que ocurren dentro de un almacén, pero para nuestro trabajo se toma la utilizada por Ayala Béquer (2014), Treto Suarez (2016) que son: Procesos relevantes: Secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada, para conseguir un resultado que satisfaga plenamente los objetivos, las estrategias de una organización y los requerimientos del cliente, identificados como Recepción, Almacenamiento y Entrega. Procesos Claves: Aquellos que han sido extraídos de los procesos relevantes, el cual incide de manera significativa en los objetivos estratégicos y resulta crítico para el éxito del negocio y además, tienen un fuerte impacto sobre las expectativas del cliente o consumen una parte importante de los recursos de la empresa. Entre ellos se encuentran: Gestión de Inventario, Gestión Interna, Gestión Tecnológica, Gestión de los Recursos Humanos, Gestión Constructiva, Gestión de mantenimiento, Gestión Energética y Gestión de Riesgo.

Mejoramiento continuo: El cambio ha pasado a ser un elemento fundamental en la sociedad y en la economía actual y futura. El cambio siempre ha existido, lo cual implica la necesidad creciente de contar con sistemas óptimos de información y análisis. En la actualidad las empresas operan en un entorno cambiante lo que implica que las mismas deben contar con un sistema de información que le permita estar en continuo conocimiento de lo que acontece, ya no sólo en el mercado local, sino también en el mercado nacional, hoy son muy pocas las empresas o servicios que no se vean afectados, ello significa realizar los cambios internos en cuanto a productos, servicios y procesos necesarios para anticiparse a las necesidades y deseos de los clientes. Hay dos formas fundamentales de llevar adelante dichos cambios, mediante la reingeniería o por un proceso de mejora continua, siendo esta última alternativa, la que presenta las mayores posibilidades, ya que permite una mayor participación del personal, los cambios son pequeños pero acumulativos, y conlleva una menor resistencia al cambio, presentando a su vez costos bajos; eso sí, requiere de un elevado grado de disciplina.

Marco Regulatorio utilizado se encuentran las Normas y Resoluciones Dictadas en el País, destacándose: Las Normas NC- ISO 3864-1 Símbolos Gráficos. Colores y Señales de seguridad. Parte 1: Principios de Diseño para las señales de seguridad en lugares de trabajo y Áreas Públicas, NC ISO 8995: 2002/ Iluminación de los puestos de trabajo, NC del Grupo 38, NC Grupo 91, Resolución No 60 de la Contraloría General de la República, Resolución No. 11/07 del Ministerio de Finanzas y Precio, Resolución No. 153/07 y No. 59/04 Ministerio del Comercio Interior, la NC 492: 2014 Almacenamiento de Alimentos, NC 568:2008 Cereales y Granos. Requisitos Sanitarios Generales, entre otras emitidas internacionalmente.

La lista de chequeo está formada por un conjunto de indicadores, tanto cualitativos como cuantitativos, que permiten evaluar el comportamiento de cada una de las actividades incluidas en los procesos claves. Como la misma es elaborada para los almacenes de alimentos, se encuentran actividades relacionada con el control de la trazabilidad, los certificados de conformidad, el control de pérdidas y sus causas, controles de calidad, estado y mantenimiento de la tecnología, características de las instalaciones, entre otros. En la Tabla No 1 se muestra la forma de presentación de la lista.

Número de Orden Numérico que Presenta cada Proceso Clave (No.), se señala numéricamente el proceso clave, así como, el orden consecutivo de cada uno de los elementos seleccionados y asociados al proceso de referencia para su análisis y valoración.
Denominación, se específica el nombre del proceso clave analizado y sirve además para identificar los elementos o actividades seleccionados en el proceso.
Cumple, este escaque es orientado para valorar el cumplimiento de la acción indicada.
Observación, es el escaque que permite indicar cualquier información de interés no contemplada.

Tabla 1. Ejemplo de un proceso clave dentro de la lista de chequeo. Fuente de elaboración propia

Lista de Chequeo
No. (1)	Denominaciones (2)	Cumple (3)		Observaciones (4)
No. (1)	Denominaciones (2)	Si	No	Observaciones (4)
Proceso Clave: Gestión Interna
	Se realiza el registro de control de la trazabilidad, para conocer de los productos almacenados cuales poseen la documentación exigida (Comportamiento de la trazabilidad) unido al control del modelo de expediente de trazabilidad, cuando los productos se reciben sin documentación.
	Se examina el expediente de trazabilidad (Modelo resumen de los aspectos que deben ser tratados para su control).
	Se registra y verifica el resumen del modelo de información que debe entregar el almacén.

A la lista se le asocia un Manual de Procedimiento, el cual brinda, para cada elemento de la lista, unas series de argumentaciones técnicas, con la finalidad de que se pueda medir con precisión los criterios de medidas establecidas, para de esta manera poder garantizar que las tomas de decisiones estén argumentadas técnicamente.

RESULTADOS

La metodología fue validada en el Grupo de Empresas Mayoristas de Alimentos y Otros Bienes de Consumo, subordinadas al Ministerio de Comercio Interior. Además de los Granos (Producto de mayor peso económico) comprenden una nomenclatura que abarca: Grasas y aceites comestibles, enlatados, café, tabaco, cigarros, fósforos, leche y sus derivados, harina de trigo, azúcar crudo y refino, cereales y otros, todo lo cual permite percibir la gran variedad de formas de almacenamiento que demandan los productos que se circulan.

Para la determinación de las provincias que serían objeto de estudio, se utilizó el método DEA (Análisis de Envoltura de Datos). El mismo es una técnica de programación lineal no paramétrica con la cual es posible precisar fronteras tecnológicas basadas en unidades productivas en relación a otras unidades. Permite estudiar conjuntamente las relaciones entre los recursos utilizados y las actividades o servicios realizados.

La Tabla No 2 muestra los resultados alcanzados y que dan como resultado las provincias seleccionadas.

Tabla 2. Resultados del método DEA. Fuente de elaboración propia

Provincias	Representatividad
Pinar del Rio	0.53319275
Artemisa	0.51947639
Mayabeque	0.26152126
Habana	0.35677847
Matanzas	0.20974009
Villa Clara	0.93682603
SS	0.74678449
Cienfuegos	0.62009454
Ciego de Ávila	0.34677847
Camagüey	0.82195850
Las Tunas	0.26167907
Granma	0.34687343
Holguín	0.34691148
Guantánamo	0.53319275
Isla de la Juventud	0.51947639
Santiago de Cuba	0.51842240

La metodología en su conjunto, se aplicó de manera satisfactoria, demostrando su viabilidad.

Conclusiones.

Una vez desarrollado esta investigación, se arriban a las conclusiones siguientes:

Los objetivos trazados en el presente trabajo fueron alcanzados en toda su dimensión, ya que se obtuvo una metodología para la evaluación de la gestión logística en almacenes de alimentos.
La metodología constituye una herramienta a través de la cual se puede conocer el comportamiento de los procesos logísticos asociados a la gestión en almacenes de alimentos y poder accionar sobre ellos en caso de existir alguna desviación. .
La validación del procedimiento demostró su viabilidad en las empresas comercializadoras de alimentos pertenecientes al Ministerio de Comercio Interior.

Recomendaciones

Después de haber enunciado las principales conclusiones derivadas del presente trabajo, se hace necesario señalar el cuerpo de recomendaciones que sostienen las mismas, las cuales se expresan a continuación:

Por las características de la metodología de evaluación es de vital importancia que las listas de chequeo y el manual de procedimiento se actualicen periódicamente, con el propósito de evitar su caducidad.
Generalizar la metodología de evaluación en otras entidades comercializadoras de alimentos del país.