Estableciendo los cimientos
Hay muchas cosas para hacer antes de que usted pueda abrir las puertas de su negocio. Primero, necesita desarrollar un plan de negocios, establecer la infraestructura del negocio, averiguar requerimientos de licencias, y establecer un registro contable. Todo el tiempo que usted invierta en este proceso inicial le evitará mayores problemas futuros.
Tal vez usted se sienta abrumado por todos los nuevos conceptos adquiridos y por todas las decisiones que debe tomar. Este es un buen momento para solicitar ayuda profesional de alguna de las entidades que ofrecen asistencia a bajo costo a pequeños negocios.
Todo comienza con el plan de negocios
El plan de negocios es su base para alcanzar el éxito. Establece sus propósitos para el negocio, analiza la viabilidad del nuevo negocio, explora la expansión de un negocio ya existente, define a los competidores y a los clientes, y señala sus puntos fuertes y débiles. También detalla sus planes futuros.
Desarrolle el plan de negocios usted mismo en lugar de contratar a alguien para que lo haga. Después de todo, es SU negocio. Tal vez necesite consultar con profesionales en ciertas áreas. Una vez que desarrolló el plan, refiérase al mismo con frecuencia. Actualícelo periódicamente; por lo menos una vez al año.
Utilice el siguiente esquema para organizar su propio plan de negocios. Cada área que usted desarrolla debería tener un párrafo y título propio. Debería ser conciso, veraz y fácil de leer. Estudie este plan de negocios como ejemplo.
Esquema de plan de negocios
1. Resumen
1.1. Descripción del negocio
1.1.1. Nombre
1.1.2. Ubicación y descripción del plan
1.1.3. Producto / servicio
1.1.4. Mercado y competencia
1.1.5. Experiencia administrativa
1.2. Propósitos del negocio
1.3. Resumen de necesidades financieras y aplicación de fondos
1.4. Proyecciones de ganancias
2. Análisis de Mercado
2.1. Descripción del mercado total
2.2. Tendencias de la industria
2.3. Mercado meta
2.4. Competencia
3. Productos o servicio
3.1. Descripción de la línea de productos o servicio
3.2. Posicionamiento del producto
3.3. Comparación con productos o servicios de la competencia
4. Estrategia de mercado
4.1. Estrategia general
4.2. Política de precios
4.3. Método de venta, distribución y mantenimiento de productos o servicios
5. Plan de administración
5.1. Organización del negocio
5.2. Composición del panel de directores y/o consejeros
5.3. Funcionarios, tabla de organización y responsabilidades
5.4. Curriculum Vitae del personal principal
5.5. Plan / Número de empleados
5.6. Plan para las instalaciones / mejoras
5.7. Plan de operaciones / calendario de trabajo para los dos próximos años
6. Datos Financieros
6.1. Si se requiere un préstamo, estados contables personales de los dos últimos años
6.2. Proyecciones financieras para los dos próximos años
6.3. Declaración de Ingresos
6.4. Balance General
6.5. Flujo corriente de fondos
6.6. Gastos de inversión
6.7. Explicación de las proyecciones
6.8. Proporción de negocios claves
6.9. Explicación de uso y efecto de nuevos fondos (préstamos, etc.)
Existe un gran número de profesionales con quien todo empresario deberá establecer una relación.
Contador
Un contador puede ayudarle a establecer un buen sistema de contabilidad para su negocio. Un registro contable poco preciso es una de las razones principales por la cual muchos pequeños negocios fracasan. Asegúrese que usted comprende el sistema de contabilidad a utilizar y que usted reciba y analice los reportes financieros con regularidad.
Abogado
Los servicios de un abogado no son solamente necesarios durante las etapas iniciales de su negocio sino durante toda la vida del mismo. El abogado lo ayudará a escoger la estructura legal apropiada para su negocio, se encargará de redactar contratos y acuerdos, y le brindará información sobre sus derechos y obligaciones legales. Muchos centros "Online" ofrecen asistencia legal.
Banquero
Los requerimientos de capital de todo pequeño negocio demandan que usted establezca una buena relación con un banquero local. Los banqueros representan una buena fuente de información financiera y también son útiles para recibir ¡financiamiento!. Es recomendable que usted establezca una relación sólida con su banquero antes de solicitar un préstamo.
Agente de Seguros
Los dueños de negocios tienen diversas opciones en lo que se refiere a seguros. El agente de seguros puede aconsejarlo sobre el tipo y cantidad de cobertura que es mejor para su negocio. El agente puede diseñar un plan de seguros que satisfaga todas sus necesidades personales a precios razonables. Si usted está comenzando un nuevo negocio, el agente de seguros necesitará información precisa sobre su negocio para poder ayudarle en la elección de un buen plan de seguros. Muchas veces, los seguros para negocios nuevos pueden resultar caros.
Asesores
Todos poseemos ciertos talentos en distintas áreas pero nadie es sabio en todas las cosas. Los asesores están disponibles para ayudarlo en aquellas áreas en las cuales usted requiere la ayuda de expertos. Existen asesores de negocios, de administración, de mercadotecnia, expertos de promoción, planificadores financieros, y una gran cantidad de otros especialistas que pueden ayudarlo a usted a tener éxito en su negocio.
Escoja la mejor estructuras legales para su negocio
La mayoría de los pequeños negocios comienzan como una propiedad única o como una sociedad colectiva y eventualmente se transforman en otro tipo de entidad. Comuníquese con un abogado o con un contador para conocer las ventajas y los requerimientos legales de cada tipo de estructura, para decidir cuál es la mejor para usted.
Propietario único
Esta es la organización legal más simple, la menos regulada, y la única que requiere mínimos costos legales de iniciación. Una sola persona es la dueña y operadora del negocio y es responsable por conseguir financiamiento. El propietario único tiene control total del negocio, recibe todas las ganancias, y la oficina de impuestos considera sus ingresos de negocio como ingresos personales. Las mayores desventajas incluyen responsabilidad personal ilimitada para el dueño y probable disolución del negocio si el dueño fallece.
Sociedad Colectiva ó Sociedad Privada
Una sociedad colectiva es fácil de formar y puede brindar recursos financieros adicionales. Cada socio es un "agente" de la sociedad y puede contratar empleados, pedir préstamos y operar el negocio. La oficina de impuestos considera los ingresos de la sociedad como ingresos personales y los socios son responsables por deudas e impuestos. Se puede trabar embargo sobre la propiedad personal de los socios en caso de que la sociedad no satisfaga los reclamos de los acreedores. Existe un arreglo especial llamado "Sociedad Limitada" que libra a los socios de responsabilidad personal. Las sociedades limitadas deben estar registradas y pagar una licencia. Al formar una sociedad, es imperativa la existencia de un acuerdo por escrito.
Compañía de responsabilidad limitada
Los dueños de una compañía de responsabilidad limitada se denominan
"miembros". Estos miembros son similares a los accionistas en una sociedad
limitada. Para crear una compañía de responsabilidad limitada, se deben presentar al
Secretario de Estado, los Artículos de Organización. Los miembros deben también
ejecutar un acuerdo de operación que defina la relación existente entre la Compañía y
sus miembros.
Sociedad Anomina
La Sociedad Anomina es la más compleja de todas las organizaciones de negocios. La
Sociedad Anomina actúa como una entidad legal que existe separadamente de sus dueños.
Aunque limita la responsabilidad legal de los dueños, crea un doble impuesto sobre las
ganancias(un impuesto de la Sociedad Anomina y un impuesto personal). La estructura
corporativa ofrece ciertas ventajas pues permite una fácil obtención de capital a
través de la venta de bonos o acciones, y puede continuar funcionando aún sin sus
miembros principales. También permite a los empleados tener acceso a distintos tipos de
seguros y a formar parte de un plan de participación en las ganancias.
Obtenga el seguro que necesita
¿Qué tipos de seguro necesita su negocio?. Hable con un agente de seguros. Algunos de los seguros que usted tal vez necesite son:
· Seguro contra incendios
· Cobertura extendida. Protege contra condiciones no cubiertas por el seguro contra incendios (tormentas, explosiones y otros desastres)
· Seguro por responsabilidad por daños y perjuicios. Cubre contra reclamos presentados contra el negocio por lesiones personales.
· Cobertura contra vandalismo y agravio malicioso.
· Cobertura contra robos. Protección contra robos.
· Seguro para automóviles. Para uso de vehículos del negocio.
· Cobertura contra responsabilidad por producto. Seguro contra responsabilidad sobre productos fabricados o vendidos.
· Seguro contra interrupción del negocio. Asegura el pago de ganancias del negocio en caso que el mismo cierre debido a una causa asegurada (ej.: incendios)
· Seguro profesional y/o seguro por mal desempeño de la profesión.
· Compensación al trabajador.
· Seguro de gastos médicos.
La importancia del nombre en su negocio
Considere cuidadosamente la elección del nombre de su negocio. Usted tendrá que vivir con el mismo por un largo tiempo. El nombre debería dar a la gente una idea de la naturaleza de su negocio y debería también proyectar la imagen que usted quiere tener. Los nombres pueden ser simples, sofisticados y hasta graciosos. Trate de escoger un nombre que crecerá con su negocio y que no lo limitará en el futuro.
Junto con el nombre, muchos negocios también diseñan un logo, o símbolo gráfico del negocio. Como el nombre, el logo debe ser diseñado cuidadosamente para que proyecte la imagen que usted quiere que su negocio proyecte.
Si el nombre de su negocio incluye su apellido, tal vez no sea necesario registrarlo. Sin embargo, si el nombre elegido no contiene los apellidos de todos los dueños, usted deberá registrar el nombre ficticio de su negocio. Esto será también necesario si el nombre del negocio implica la existencia de otros dueños, con palabras como, "y Compañía", "y Asociados" o "e Hijos".
Encuentre la ubicación adecuada
El lugar dónde usted establezca su negocio puede determinar el éxito o el fracaso del mismo. Por lo tanto, tómese su tiempo y considere todas las posibilidades existentes. Esta decisión no debe tomarse en forma apresurada.
En primer lugar, considere la naturaleza de su negocio. Para algunos negocios, por ejemplo tiendas minoristas, el lugar es sumamente importante. Para otros: fabricantes, algunos servicios, tiendas mayoristas, no lo es tanto. Tal vez usted pueda encontrar un "incubador" de pequeños negocios , o decida operar desde su casa.
Considere los siguientes factores antes de decidir dónde establecer su negocio:
· Necesidades específicas de su negocio - Espacio, instalaciones especiales, etc.
· Requerimientos de Zona (Chequee con su oficina local de planeamiento)
· Apariencia del área, seguridad.
· Base de clientes en el área, densidad y tipo de población.
· Tráfico, accesibilidad y estacionamiento.
· Naturaleza de la competencia.
· Costo.
· Términos del arrendamiento.
· Asistencia - asociación de comerciantes, propietario etc.
Negocios establecidos en la casa
Si su negocio lo permite, usted puede trabajar desde su propio hogar, como mucha gente está haciendo actualmente. Un negocio establecido en la casa tiene muchas ventajas. Es menos caro que un negocio a la calle, usted puede elegir sus propias horas de trabajo, no tiene que viajar todos los días a la oficina, le permite adaptar su trabajo a las necesidades de la familia ¡y no tiene usted que vestirse elegantemente!. También existen algunas ventajas en lo referente a pago de impuestos.
Por otra parte, estas mismas ventajas pueden convertirse en problemas.Usted necesitará mucha auto disciplina y fuerza de voluntad para trabajar un número determinado de horas sin interrupciones. Las necesidades de la familia pueden afectar su trabajo y a veces es difícil sentirse muy profesional si usted ésta vistiendo pijamas!. Trabajar en el hogar hace que algunas personas se sientan aisladas y pierdan la motivación. Y el ambiente hogareño puede afectar su imagen profesional.
Después de contemplar los pros y los contras tal vez usted decida instalar un negocio en su casa. Considere su personalidad y sus necesidades y trate de diseñar un sistema que le resulte beneficioso. Tal vez usted necesite vestirse como si fuera a trabajar fuera de su casa, o necesite imponerse horas de trabajo rígidas. Es vital que sepa administrar su tiempo.
Antes de establecer el negocio en la casa, asegúrese que el mismo está permitido en el vecindario donde usted vive. Algunas asociaciones, acuerdos de renta o restricciones de zona pueden prohibir esta opción, o imponer reglas sobre anuncios, ventas, entregas u otras prácticas. Según la clase de negocio, muchas leyes estatales o federales pueden limitar su actividad en el hogar.
Iniciar un negocio establecido en la casa es muy similar a iniciar cualquier otro negocio. Usted necesita desarrollar un plan de negocios y colocar los cimientos. También necesita promocionar su negocio, tener un buen sistema de contabilidad y pagar impuestos.
Sin embargo existen ciertas consideraciones que conciernen exclusivamente a los
negocios establecidos en la casa. Tal vez deba obtener un permiso de ocupación, aparte de
las licencias y permisos generales. Hable con su agente de seguros y asegúrese que usted
tendrá suficiente cobertura. Tal vez necesite establecer un cuarto exclusivo o un área
de la casa para su negocio. Con respecto a impuestos, si usted desea reclamar su oficina
en el hogar como un gasto de negocios, esa parte de su hogar debe ser utilizada en forma
regular y exclusiva para su negocio. Si planea recibir clientes, una buena idea sería
remodelar su vivienda y crear una entrada separada para su oficina. (Sin embargo, chequee
primero las ordenanzas locales para asegurarse que usted puede recibir clientes en su
hogar.)
Esta es la parte de toda empresa que mucha gente teme. Atravesar el laberinto burocrático del gobierno puede ser uno de los aspectos más confusos de todo el proceso en el inicio de un negocio. Pero aunque sea dificultoso, es importante hacerlo correctamente porque el incumplimiento de ciertas reglas puede resultar en multas y penalidades muy costosas.
Por más pequeño que sea, todo negocio tiene que cumplir con ciertos requerimientos. Es responsabilidad de usted cumplir con todas las reglas que se aplican a su negocio. Afortunadamente un gran número de personas se hallan disponibles para asistirlo a usted y responder sus preguntas. No tema solicitar asistencia.
¿Qué es lo que usted necesita? La respuesta varía según el tipo de negocio, la ciudad, el condado o el estado. Usted debe comenzar por hacer muchas preguntas. Diríjase al gobierno de su ciudad. Describa su negocio y un empleado lo ayudará a encontrar los formularios requeridos. Luego póngase en contacto con agencias federales y estatales relacionadas con su negocio. Algunos permisos comunes son:
· Licencia de negocios. Permite operar un negocio local.
· Permiso de ocupación de la casa para el negocio.
· Permisos locales varios.
· Permiso de policía. Algunos negocios requieren un permiso o despacho policial.
· Permiso de comidas. Para negocios que preparan o venden comida.
· Permiso de ventas. Requerido en los estados con impuesto a las ventas.
· Licencia para bebidas alcohólicas.
· Permisos de construcción, certificados de incendio, permisos de zona.
· Licencias estatales ocupacionales. Ciertas ocupaciones (doctores, abogados, contratistas generales, etc.) requieren una licencia especial.
· Licencias federales de exportación.
Existen algunas certificaciones opcionales que pueden ayudar en algunas situaciones. (Certificación: de pequeños negocios, de negocio cuyos propietarios pertenecen a un sector minoritario de la sociedad, negocio cuyo propietario en una mujer, empresa creada por veteranos de guerra, etc.)
No permita que todas estas regulaciones y trámites burocráticos lo desalienten. Su
propio negocio es la luz que brilla al final de este laberinto de formularios y papeles.
Es crucial para todo negocio el mantener registros contables completos y actualizados. Los registros son la herramienta administrativa más importante que usted posee y muchas veces resultan muy útiles en el momento de pagar impuestos. Un contador puede ayudarlo a establecer un sistema de contabilidad o usted puede leer libros para iniciarlo. Siempre trate de mantener sus registros tan simples como sea posible.
Antes de iniciar su negocio, abra una cuenta de cheques. Esto lo ayudará a mantener sus finanzas personales separadas de sus finanzas del negocio y le brindará un registro de depósitos y gastos. Trate de no utilizar la cuenta de negocios para gastos personales.
Aparte de los registros financieros, tal vez sea necesario mantener un registro de otra información que incluye:
· Inventario
· Listado de clientes
· Gastos menores de caja
· Proveedores
· Datos de los empleados
· Kilometraje
· Llamadas telefónicas
· Cuentas a pagar
· Planilla de pagos
Es realmente inestimable el tener acceso a esta información cuando se la necesita.
Mantenga esta información en forma manual o utilice uno de los tantos programas de
contabilidad para computadora disponibles en el mercado.
La contabilidad es uno de los temas que pone nerviosos a muchos. Mantener la contabilidad del negocio no necesita ser complicada, en efecto, la simplicidad es la clave de todo buen sistema de pequeños negocios. Sin embargo, sus registros deben ser completos para que usted posea la información necesaria para tomar decisiones y pagar impuestos.
Comuníquese con un contador que lo ayudará a establecer su sistema de contabilidad. Aunque cuente con la ayuda de un profesional, asegúrese que usted entiende perfectamente el sistema que va a utilizar.
Es importante que usted entienda la situación financiera de su negocio, para tener idea de lo que está sucediendo con el mismo y el por qué, para predecir lo que va a suceder y para tomar buenas decisiones en el futuro. La información incluida lo ayudará a diseñar e interpretar sus estados contables.
Si tiene dudas, estudie un esquema de un plan de negocios. Este le ofrece abundantes ejemplos de estados contables.
Balance
La hoja de balance indica el valor del negocio. Generalmente, los activos del negocio se colocan en el lado izquierdo de la hoja y los pasivos y el patrimonio, en el lado derecho.
Activos = Pasivos + Patrimonio
Existen dos categorías principales de activos: los activos corrientes (aquellos que pueden ser convertidos en efectivo dentro del periodo de un año) y los bienes de uso (edificios, instalaciones). Los pasivos se dividen en: pasivo corriente (facturas a corto plazo: inventarios, sueldos) y obligaciones a largo plazo (hipotecas, etc.)
La diferencia entre los activos y los pasivos es igual al patrimonio.
Estados de pérdidas y ganancias
Controle el dinero que entra y sale de su negocio con un estado de pérdidas y ganancias. La hoja de balance debe tener una columna para cada mes. Mantenga un registro completo de lo siguiente:
Proyecciones de flujo de caja "efectivo"
Las proyecciones de flujo de caja le indican dónde va su dinero y si usted tendrá
suficiente efectivo cada mes para operar el negocio. Compre o cree una hoja de balance con
una columna para cada mes. Complete la siguiente información:
Entrada de efectivo
Salida de efectivo
Balance final (efectivo inicial + entrada de efectivo - salida de efectivo)
Relaciones financieras
Los estados contables lo ayudan a mantener control y analizar información financiera. Las relaciones financieras se usan en el momento de tomar decisiones.
Algunas relaciones financieras comunes:
Aunque usted entienda su funcionamiento, muchas veces los estados contables y las relaciones financieras pueden resultar complejos. Tal vez quiera consultar con un profesional que lo ayude a crear los estados contables, y a interpretarlos y a tomar decisiones acordes a los mismos.
Tener capital suficiente para la iniciación y continuación de un negocio es de vital importancia. En efecto, la falta de financiamiento adecuado es una de las principales causas por las cuales los nuevos negocios fracasan. Con el objeto de evitar fracasos, usted no sólo debe poseer dinero suficiente, sino también debe saber cómo administrarlo. También necesita poseer suficiente dinero para mantener el negocio en funcionamiento hasta que el mismo comience a rendir ganancias. En lo posible, es recomendable tener suficiente dinero para cubrir los gastos de los primeros doce meses de vida de su negocio.
Por lo general, los negocios se financian en tres formas:
Auto financiamiento. Usted invierte su propio dinero.
Financiamiento por deuda. Usted pide dinero prestado.
Financiamiento por subscripción de capital mediante la emisión de acciones. Usted recibe dinero de una persona que adquiere un interés parcial en el negocio a cambio de ese dinero.
Si usted decide pedir dinero prestado, deberá encontrar un prestamista. Este prestamista puede ser un amigo, un pariente, un conocido, un banco o cualquier otra entidad que desea correr el riesgo de prestarle dinero a usted.
En la mayoría de los casos, todo préstamo requerirá un plan de negocios convincente que contenga proyecciones a corto y a largo plazo (2-3 años).
Los prestamistas generalmente requerirán estados de resultado, información de impuestos y el balance actualizado. Es muy probable que usted tenga que presentar ciertas garantías colaterales. Estudie el valor neto de su hogar (Valor neto: Valor comercial menos la hipoteca), y/o pólizas de seguros de vida u otros recursos financieros que usted posea. Esté preparado para demostrar su habilidad para saldar la deuda y su capacidad para administrar sus fondos. Pida préstamos prudentes. No se sobrepase.
Existen muchas fuentes de capital posibles. Sin embargo tenga en cuenta que muchos prestamistas consideran a los pequeños negocios como inversiones riesgosas.
Fuentes de capital:
Cómo administrar su inventario en forma satisfactoria
Muchos negocios tienen una porción considerable de su capital inmovilizado en el inventario. Al final del año, al pagar los impuestos, sólo se puede deducir como gastos de negocio el costo de aquellos productos que fueron vendidos. Todo producto no vendido se considera parte del activo de la compañía. En cierto modo, ¡su inventario es su flujo corriente de fondos!
Con el objeto de lograr una ganancia razonable, usted debe administrar su inventario en forma correcta para poder contar con suficiente producto para cubrir las demandas del cliente, pero cuidando no causar problemas financieros. Hay distintas formas de lograr este buen equilibrio. Todas requieren buenas aptitudes administrativas y capacidad para tomar decisiones.
En primer lugar, es imprescindible llevar una contabilidad exacta. Los registros de inventario pueden llevarse a mano o por computadora. Al final de cada año se debe chequear el inventario en forma física.
Para tener éxito en la administración del inventario, es importante que exista un equilibrio entre los costos y los beneficios del mismo. Los costos incluyen el dinero inmovilizado en el inventario y los gastos de almacenaje, seguros, impuestos etc. Los beneficios del inventario incluyen tener productos disponibles, variedad de los mismos, compras voluminosas a bajo costo, etc. No es fácil mantener este equilibrio pero es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Muchas industrias confían en una razón que mide la tasa de salida comercial del inventario. La tasa de salida comercial del inventario puede calcularse de diversas formas y la misma ofrece ciertos patrones que los administradores utilizan para medir el desempeño y establecer objetivos.
Básicamente, los precios deben cubrir los costos y brindar ganancia. Esto suena fácil pero desafortunadamente no existe una regla fija para determinar con precisión el precio de los productos o servicios. Al fijar los precios se debe tener en cuenta lo siguiente:
La primera tarea es establecer cuánto dinero usted necesita para no ganar ni perder. Esto se llama análisis del punto de equilibrio, donde no hay ganancia ni perdida, y es una herramienta financiera muy importante. Asegúrese de incluir todos los costos, incluyendo el costo de los productos (materiales más mano de obra), costos de venta (costos variables como publicidad, entrega, comisiones, etc.), gastos fijos (costos fijos de oficina y administrativos), intereses sobre los préstamos, impuestos, etc.
Divida estos costos en dos categorías: costos variables y costos fijos. Los costos variables cambian según suban o bajen las ventas, mientras que los costos fijos se mantienen constantes y no se ven afectados por cuánto usted venda. La siguiente ecuación le permite calcular el punto de equilibrio:
Punto de equilibrio = costos fijos divididos por la ganancia bruta.
(costos fijos = ventas - costos variables)
(ventas = ventas proyectadas por un período de tiempo)
(costos variables = suma de todos los costos variables / período)
Con esta fórmula usted puede determinar el nivel de ventas necesario para obtener ganancias, los resultados de subir o bajar los precios, y los resultados del aumento o disminución de las ventas). Utilice el análisis del punto de equilibrio para tomar decisiones con respecto a su negocio.
Aunque no existe un número mágico, existen muchas estrategias para decidir cuál es el precio razonable.
Impuestos
Ser empresario no lo libera a usted de la obligación de pagar impuestos. Las leyes fiscales pueden ser complicadas y confusas, pero usted es responsable por aquellas que se aplican a su negocio.
La oficina de impuestos del gobierno, le permite a usted restar del pago de impuestos todos los gastos legítimos del negocio.Familiarícese con los gastos que pueden deducirse. La oficina de impuestos ofrece publicaciones gratis que pueden responder muchas de sus preguntas.
Usted necesita poseer documentación de estos gastos en caso de que le hagan una auditoría. Las leyes de impuestos cambian cada año. Un contador podrá ayudarle a informarse sobre aquellos cambios que puedan afectar su negocio.
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