Manual de Access

Capítulo 6 – FORMULARIOS: PROYECTO Y DESENVOLVIMIENTO.

Los formularios pueden ser generados por los asistentes y/o desarrollados por el usuario.

Existen algunos recursos para auxiliar esta tarea en la ventana de proyecto:

• La lista de propiedades del control seleccionado

• La lista de campos de la tabla o consulta

• Las barras de herramientas

• El cuadro de herramientas.

La lista de propiedades permite ajustar características específicas de cada control. Para exhibirla se debe seleccionar el objeto, el menú Ver y opción Propiedades o accionar el botón de propiedades en la barra de herramientas. El mismo efecto también es obtenido picando dos veces el objeto al seleccionarlo. Al digitar el valor de una propiedad puede ser que el área sea insuficiente, utilice SHIFT + F2 para mostrar el cuadro de zoom de la propiedad.

Para exhibir la lista de campos se debe accionar el menú Ver y opción Lista de campos. También se puede accionar el botón de la lista de campos en la barra de herramientas.

Existen paletas de colores par el fondo / relleno, para el primer plano / fuente y para líneas / bordes. La utilización de esas paletas es realizada a través de la barra de herramienta formato que, en caso de no estar activa, debe ser accionada vía menú Ver opción Barra de herramientas y Formato.

El cuadro de herramientas en general ya viene exhibida cuando alternamos para la ventana de estructura. En caso de ser necesario forzar la exhibición del cuadro de herramientas, se debe usar el menú Ver opción Cuadro de herramientas,

FIGURA 6.1 Recursos del cuadro de herramientas.

En el formulario creamos y manipulamos controles que pueden ser de tres tipos:

• Control asociado a algún campo de tabla o consulta y que exhibirá automáticamente el contenido de este campo.

• Control sin asociación como es el caso de rectas, rectángulos, encabezados y cuadros de texto para la entrada de datos que no van para la tabla.

• Control calculado que quedará ligado a una expresión.

6.1. – Creación de controles asociados a campos.

Se generan controles de este tipo a partir de la lista de campos (Ver opción lista de campos o su botón correspondiente). Basta seleccionar los campos y arrastrarlos para la posición deseada del formulario. En principio el Access siempre crea una cuadro de texto y su rótulo para cada campo seleccionado. En caso de que se desee crear otro tipo de control, se debe seleccionar su botón en el cuadro de herramientas antes de seleccionar los campos en la lista de campos.

Eventualmente si desea asociar un campo a un control que fue creado en el formulario sin asociación. En este caso es necesario abrir la ventana de propiedades del control y atribuir el nombre del campo a la propiedad Origen del Control.

6.2. – Creación de controles no asociados o calculados.

En este caso la generación es a partir del cuadro de herramientas. Se selecciona el botón del control deseado y enseguida se debe picar el lugar del formulario donde el control debe quedar.

Después de picar ya es posible digitar la expresión de cálculo o texto deseado par el campo. Si el objetivo fuera apenas diseñar el control entonces se debe, después de picar en el formulario, arrastrar el Mouse hasta obtener el formato deseado.

Controles del tipo rótulo pueden almacenar varias líneas de texto. Se debe observar que el cambio de línea se efectúa insertando un carácter de cambio de línea en el texto a través del accionamiento simultáneo de las teclas CTRL y ENTER.

Para almacenar una expresión en un cuadro de texto calculada se debe iniciar la expresión con el signo igual (=). Por ejemplo, para mostrar la fecha corriente en la pantalla se puede utilizar =Date(). También conviene recordar que nombres de campos de tablas en expresiones deben ir entre corchetes. Estas recomendaciones también valen para cuadros de combinaciones y cuadros de lista.

6.3. – Definición de propiedades de controles.

Podemos definir y redefinir propiedades del control seleccionado a través de la ventana de la lista de propiedades. Basta seleccionar el control, abrir la ventana y efectuar las definiciones deseadas. Las propiedades que usualmente se alteran son:

Formato: permite especificar un formato para la presentación de valores en los cuadros.

Lugares decimales: cuantos decimales serán presentados.

Texto de la barra de estado: texto a ser exhibido en la barra de estado en la parte inferior de la pantalla cuando el control sea activado en el formulario.

Valor predeterminado: valor predeterminado que toma inicialmente el control.

Regla de validación: test de la consistencia sobre el dato alimentado, por ejemplo 0 y < 100.

Bloqueado: indica que este control no puede recibir cualquier entrada de datos.

6.4. – Cuadros con listas de selección.

Cuando alimentamos datos tales como la sigla de un departamento o el código de un cargo estamos, en principio, obligados a recordar de la lista los posibles valores. Una forma de facilitar la tarea del usuario es presentarle a la lista junto con el formulario. Hay dos alternativas para eso: cuadros de combinaciones y cuadros de listas.

Para mostrar su sistemática de uso, vamos a tomar el formulario PADRÓN DE EMPLEADOS creado por el asistente y reconfigurarlo con un cuadro de combinación para el Código de cargo y con un cuadro de lista para el campo Sigla del departamento (figura 6.2.)

FIGURA 6.2 Estructura del formulario con listas de selección.

a) CUADRO COMBINADO PARA CÓDIGO DEL CARGO

Inicialmente se debe seleccionar y remover el rótulo y el cuadro de texto correspondiente al código del cargo pues vamos a substituirlos por el cuadro de combinación. Proceder conforme indicado:

• Elegir cuadro de combinación en el cuadro de herramientas

• Diseñar el área de Detalle

• En el rótulo asociado digitar "código"

• Seleccionar el cuadro combinado y abrir la ventana de propiedades definido:

Tipo de origen de la fila como siendo Tabla/Consulta, pues iremos a obtener los códigos de los cargos de la tabla PADRÓN DE CARGOS Y SALARIOS, solamente los códigos allá empadronados podrán ser elegidos por el usuario.

Origen de la fila como siendo PADRÓN DE CARGOS Y SALARIOS, pues es la tabla donde están los códigos válidos.

Número de columnas como siendo 3, pues queremos presentar los tres primeros campos que constituyen la tabla PADRÓN DE CARGOS Y SALARIOS.

Encabezado de columnas como si, pues deseamos identificar por lo menos dos campos de la tabla origen a las columnas del cuadro de combinación.

Ancho de las columnas como siendo 1cm;2,71cm;2cm, pues deseamos evitar que el cuadro de combinación venga con barras de desplazamiento horizontal.

Columna dependiente como siendo 1 pues es el primer campo de la tabla PADRÓN DE CARGOS Y SALARIOS que contiene el código del cargo que puede ser elegido por el usuario.

Limitar a la lista como si, pues queremos impedir que el usuario digite un valor para el Código del cargo, él apenas puede elegir entre los datos de la lista.

Finalmente, y esto debe ser entendido claramente, es necesario indicar de donde viene el valor presentado en el cuadro de combinación (o para donde va el valor elegido de la lista que se abre debajo del cuadro de combinación). Para eso es necesario definir la propiedad Origen del control como siendo: Código del cargo. Ese Código del cargo es el campo de la tabla PADRÓN DE EMPLEADOS para el cual estamos proyectando este formulario.

b)CUADRO DE LISTA PARA LAS SIGLAS DEL DEPARTAMENTO

Los cuadros de listas quedan permanentemente abiertos en el formulario contrariamente a los cuadros de combinaciones que el usuario "abre" picando el botón asociado. Por lo tanto los cuadro de lista precisan de un área libre en el formulario, a pesar de contar con sus barras de desplazamiento.

En este ejemplo no iremos a remover el cuadro de texto para la sigla del departamento. El objetivo es mostrar una lista de posibles siglas entre las cuales el usuario elige una.

Además de eso, no iremos a crear esta lista a partir de la tabla PADRÓN DE DEPARTAMENTOS (lo que sería más correcto) pues el ejemplo busca mostrar la posibilidad de definir a la lista de valores en la ventana de propiedades. Procedimiento :

• Elija el cuadro de lista en el cuadro de herramientas

• Diséñelo en el área de detalle

• Mover el rótulo que vino junto para arriba del cuadro de lista y alterar su texto par: "Relación de siglas"

• Seleccionar el cuadro de lista y abrir la ventana de propiedades definiendo:

Tipo de origen de la fila como siendo Lista de valores, pues deseamos listar los valores manualmente a seguir.

Origen de la línea como fin;mkt;pro.(debemos tipear estos valores).

Origen del control como siendo Sigla del departamento. Ese es otro campo de la tabla PADRÓN DE EMPLEADOS que es la base del formulario que está siendo desarrollado.

FIGURA 6.3 Ventana del formulario con el cuadro de combinación abierto.

6.5 – Subformularios.

Es posible crear formularios contenidos dentro de formularios. Por ejemplo, podemos listar para cada departamento los empleados que allí trabajan. A nivel de departamento se crea un formulario de columna simple al cual incorporamos un subformulario a nivel de empleado en forma tabular.

El procedimiento para la creación del ejemplo consiste de tres partes:

1. La creación de una consulta, para el subformulario,

2. La creación del subformulario, a partir de esta consulta y

3. Finalmente la creación del formulario principal e incorporación del subformulario. En todos los procesos comprendiendo la creación de formularios se utilizó el asistente realizándose los ajustes necesarios al final.

1) Creación de la consulta salarios y descuentos por func. Por depto.

Esta consulta envuelve dos tablas pues la Sigla del departamento y el Nombre del empleado constan en una tabla (PADRÓN DE EMPLEADOS), mientras que el Salario de él consta en otra tabla (PADRÓN DE CARGOS Y SALARIOS). La relación entre ellas precisa ser establecida a través del atributo Código del cargo. Se elige una relación con la propiedad de asociación indicando que deben ser incluidos todos los registros del PADRÓN DE EMPLEADOS. Para activar la ventana de propiedad de la relación se debe seleccionar la relación y activar el menú Ver opción Propiedades de la combinación. Este tipo re relación fuerza la entrada de todos los empleados inclusive aquellos que momentáneamente estén sin cargo. La ventana del proyecto correspondiente es presentada en la figura 6.4.

El descuento fue computado a través de la fórmula
Cmoneda(IIf(Esnulo([salario del cargo]);0;[salario del cargo]*0,08)).

A la consulta se le asigna el nombre de:

Consulta salarios y descuentos por func por depto .

FIGURA 6.4 Consulta salarios y descuentos por func por depto.

2) Creación del formulario salarios y descuentos por func Por depto (sub).

Se utiliza el asistente generador de formularios a partir de la consulta creada anteriormente: salarios y descuentos por func por depto. Utilizar un asistente para el formato Tabular incluidos todos los campos, estilo Estándar y título "salarios y descuentos por func Por depto (sub).

En el formulario generado son necesarios varios ajustes:

• Ajustar los títulos de las columnas en los cuadros del rótulo del encabezado.

• Ajustar el tamaño de los cuadros de texto en línea detalle

• Reposicionar las columnas.

• Incluir en el pié de página una línea de totalización de los salarios y descuentos a través de la formula =Suma([salario del cargo]) y =Suma([Descuento])

FIGURA 6.5. Formulario salarios y descuentos por func. Por depto.(sub)

3) Creación del formulario salarios y descuentos por func Por depto (prin)

Este formulario también es creado por el asistente a partir de la tabla PADRÓN DE DEPARTAMENTOS. Emplear formato de En Columnas y atribuir el título "salarios y descuentos por func Por depto (prin)". Al final son necesarios algunos ajustes en el área de detalle:

• Ajustar la posición de los controles que permanecen.

• Incluir un control de subformulario a partir del cuadro de herramientas, en la sección detalles.

Al alinear el área para el subformulario es accionando el asistente para la creación del subformulario- Este asistente hace tres preguntas:

1. Si desea usar un formulario, ya creado anteriormente, como subformulario. Elija la opción formulario y especifique el nombre a partir de la lista presentada (salarios y descuentos por func Por depto (sub)). Cuidando la elección porque el texto es truncado por el Access. A posteriori de la elección activar el zoom vía SHIFT/F2 para ver si el nombre correcto fue elegido.

2. Si desea definir los campos de vinculación entre los 2 formularios o se desea elegir de la lista. Elija de la lista la opción " exhibir salarios y descuentos por func. Por depto. Para cada registro...".

3. Cual es el nombre que desea dar al subformulario. Especifique el nombre salarios y descuentos por func por depto (sub) igual al formulario que lo originó.

Finalizado el asistente podemos quitar el rótulo que vino acompañado al área diseñada para el subformulario pues el no será usado. Basta abrir el formulario principal para visualizar el conjunto creado.

Finalmente, en caso que se desee impedir la alteración y entrada de datos en el subformulario, basta ligar la propiedad bloqueado para todos los campos que lo constituyen

FIGURA 6.6 Formulario salarios y descuentos por func. Por depto. (prin).

FIGURA 6.7 Presentación final del formulario y su subformulario.